Coördinator opvanglocaties

Vanuit deze functie wordt binnen de door de gemeente vastgestelde beleidsmatige, financiële en organisatorische kaders uitvoering gegeven aan een veilige, leefbare en doelmatig georganiseerde opvang. De functionaris vormt daarbij de operationele schakel tussen de opvanglocaties, het management en de betrokken gemeentelijke vakdisciplines en externe samenwerkingspartners.

De werkzaamheden worden verricht als onderdeel van de gemeentelijke uitvoeringsorganisatie. Daarbij vindt structureel afstemming plaats met de managers opvanglocaties en met gemeentelijke disciplines zoals Inburgering, BRP, Vastgoed, Veiligheid en Financiën. Vraagstukken die de eigen operationele verantwoordelijkheid overstijgen, worden afgestemd en waar nodig opgeschaald binnen deze gemeentelijke structuur.

Kerntaken

1. Coördinatie en dagelijkse organisatie

Je bent binnen de gemeentelijke organisatie belast met de dagelijkse coördinatie van de opvanglocaties. Vanuit deze verantwoordelijkheid:

• coördineer je de dagelijkse gang van zaken op de gemeentelijke opvanglocaties;
• ben je het operationele aanspreekpunt voor betrokken gemeentelijke medewerkers, vrijwilligers en door de gemeente gecontracteerde partijen;
• stem je werkzaamheden en bijzonderheden structureel af met de managers opvanglocaties en betrokken gemeentelijke vakdisciplines;
• onderhoud je het operationele contact met medewerkers van het door de gemeente ingehuurde beveiligingsbedrijf;
• ontvang en begeleid je onderhoudspartijen die door de gemeente onder regie van Vastgoed worden ingezet;
• stuur je binnen de gemaakte contractuele afspraken de door de gemeente gecontracteerde partij voor kleine onderhoudswerkzaamheden aan;
• zie je voor opvanglocatie Carlton toe op de naleving van de afspraken tussen de gemeente en de exploitant van de opvanglocatie;
• informeer je bewoners en andere betrokkenen over zaken die betrekking hebben op de opvanglocatie.

2. Leefbaarheid, veiligheid en bewonersbegeleiding

Binnen de gemeentelijke kaders ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse leefbaarheid en veiligheid op de locaties. Je:

• draagt zorg voor een veilige en leefbare verblijfsomgeving binnen de grenzen van de opvanglocaties;
• ondersteunt vluchtelingen en statushouders bij praktische vraagstukken rondom hun verblijf in Westland en verwijst hen door naar het daarvoor verantwoordelijke gemeentelijke loket of de juiste samenwerkingspartner;
• stuurt op een optimale bezetting van de gemeentelijke opvanglocaties, waarbij zowel de beschikbare capaciteit als de sociale samenstelling wordt meegewogen;
• coördineert de in- en uitstroom van bewoners;
• ziet toe op de naleving van de geldende huisregels en spreekt bewoners hierop aan;
• draagt bij aan bewustwording bij ouders, volwassenen en kinderen over gewenst en vereist gedrag binnen de opvanglocatie;
• voert, waar nodig samen met betrokken gemeentelijke consulenten, gesprekken met bewoners over ingrijpende besluiten rondom hun opvang;
• signaleert misstanden en veiligheidsvraagstukken en bespreekt deze met de managers opvanglocaties voordat verdere interne of externe opvolging plaatsvindt.

3. Financiële en administratieve uitvoering

Als onderdeel van de gemeentelijke bedrijfsvoering:

• ga je binnen de aan jou toevertrouwde verantwoordelijkheden zorgvuldig en doelmatig om met gemeentelijke middelen;
• zie je toe op een sobere en doelmatige uitvoering van activiteiten binnen de opvanglocaties;
• beoordeel je facturen voor geleverde diensten vanuit de inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de geleverde prestatie;
• lever en registreer je de benodigde informatie in het regionale registratiesysteem voor opvang;
• bewaak je binnen de afgesproken gemeentelijke werkwijze de betaling van de eigen bijdrage door bewoners;
• lever je informatie aan de verantwoordelijke gemeentelijke collega's ten behoeve van financiële monitoring en verantwoording.

4. Calamiteiten en escalatie

Vanuit de verantwoordelijkheid voor de continuïteit van de opvang:

• ben je binnen de binnen de gemeente gemaakte afspraken inzetbaar bij calamiteiten buiten reguliere kantoortijden;
• stem je incidenten en urgente operationele vraagstukken af met de verantwoordelijke managers en gemeentelijke disciplines;
• zorg je ervoor dat relevante signalen tijdig binnen de gemeentelijke organisatie worden gedeeld en via de daarvoor geldende lijnen worden opgepakt.

Beleidsvoorbereiding en advisering

Vanuit de dagelijkse uitvoering lever je inhoudelijke input voor gemeentelijke beleidsvorming en besluitvorming. Je:

• signaleert structurele knelpunten en ontwikkelingen binnen de opvanglocaties en brengt deze in bij het verantwoordelijke management;
• denkt vanuit de uitvoeringspraktijk mee over mogelijke oplossingen voor opvangvraagstukken;
• genereert en levert informatie aan voor beleidsontwikkeling, monitoring en gemeentelijke financiële processen;
• stelt onder andere bezettings- en capaciteitsinformatie over de opvanglocaties beschikbaar;
• levert vanuit de eigen inhoudelijke verantwoordelijkheid input voor de beantwoording van college- en raadsvragen over het product Opvang Vluchtelingen en Statushouders;
• vertaalt ontwikkelingen vanuit de dagelijkse praktijk naar aandachtspunten voor beleid en uitvoering.

Samenwerking en netwerk

De functie kent een sterke interne en externe samenwerkingscomponent. Je werkt vanuit de gemeentelijke organisatie samen met onder andere SKT, Vitis, RCVS, IND-ketenpartners, VluchtelingenWerk en COA.

Binnen de gemeente vindt structurele afstemming plaats met onder andere BRP, Inburgering, Vastgoed en Veiligheid. Daarnaast:

• draag je vanuit de opvang bij aan de aanpak van sociale casuïstiek, in samenwerking met de daarvoor verantwoordelijke professionals;
• neem je namens de gemeentelijke opvang deel aan het regionale overleg van locatiecoördinatoren Oekraïne;
• fungeer je vanuit je gemeentelijke rol als aanspreekpunt voor omwonenden en omliggende bedrijven;
• onderhoud je contact met de directe omgeving van de opvanglocaties;
• zorg je ervoor dat signalen vanuit bewoners, omgeving en samenwerkingspartners op de juiste plek binnen de gemeentelijke organisatie terechtkomen.