Projectleider HR-systemen & HR Key User Team – AFAS

Dit ga je doen

Opdracht
VGGM heeft AFAS geïmplementeerd en is live met onder andere de HR-processen. De komende periode staat in het teken van verdere optimalisatie, adoptie, borging en eigenaarschap. Daarbij ligt de nadruk niet alleen op de doorontwikkeling van AFAS, maar ook op het versterken van de HR-organisatie als eigenaar van de dienstverlening.

Om deze volgende fase te realiseren zoeken wij een ervaren projectleider die regie voert op zowel de verdere AFAS HR (door)ontwikkeling als op de inrichting en ontwikkeling van een HR Key User-team.

De opdracht richt zich op het verbinden van HR-processen, gebruikerswensen, systeemontwikkeling en beheer. De projectleider zorgt voor duidelijke prioritering & analyse, een effectieve samenwerking tussen HR, functioneel beheer, Informatievoorziening en Product Owner AFAS. En draagt bij aan een duurzame inrichting van eigenaarschap binnen de organisatie.

Resultaatgebied 1. Doorontwikkeling AFAS

• De HR-processen binnen AFAS zijn verder geoptimaliseerd en gestandaardiseerd, waarbij de belangrijkste verbeterinitiatieven zijn gerealiseerd en de samenhang tussen HR-processen, financiële processen en ondersteunende systemen is versterkt.
•       De projectleider:ert wijzigingsverzoeken, verbeterinitiatieven en nieuwe functionaliteiten;
•         Richt een werkwijze in voor analyse, beheer, ontwikkeling en besluitvorming;
•         Bewaakt de samenhang tussen HR-processen, financiële processen en systemen;
•         Coördineert de samenwerking met andere teams waar nodig;
•         Zorgt voor een gedragen roadmap voor de verdere ontwikkeling van AFAS HR & payroll.

Resultaatgebied 2. Inrichting en borging HR Key User-team

Binnen zes maanden is een HR Key User-team ingericht, operationeel en geborgd binnen de HR-organisatie. Het team beschikt over heldere rollen, verantwoordelijkheden en werkwijzen en kan onder leiding van de Teamleider HR Service & Beheer zelfstandig sturing geven aan gebruikersvragen, systeemverbeteringen, acceptatietesten en kennisdeling rondom AFAS HR & Payroll.

De projectleider:

•         Ontwikkelt het HR Key User-team naar een hoger niveau;
•         Definieert rollen, verantwoordelijkheden en taakverdeling;
•         Ontwikkelt werkwijzen voor wijzigingsbeheer, testen, gebruikersondersteuning en kennisdeling;
•         Coacht en begeleidt HR key users in hun rol;
•         Versterkt kennis, eigenaarschap en zelfredzaamheid binnen de HR-organisatie;
•        Borgt de continuïteit van het team binnen de lijnorganisatie.

Resultaatgebied 3. Beheersbaar ontwikkelportfolio en governance

De bestaande ontwikkelachterstand en verbeterportefeuille zijn geanalyseerd, geprioriteerd en teruggebracht tot een beheersbare omvang. Er is een werkende governancestructuur ingericht waarin besluitvorming, prioritering en eigenaarschap eenduidig zijn belegd.

De projectleider:

•         Analyseert alle openstaande verbeter-, wijzigings- en ontwikkelverzoeken;
•         Brengt structuur aan in de bestaande ontwikkelportefeuille;
•         Stelt een gedragen prioriteringsmethodiek op;
•         Realiseert quick wins en helpt achterstanden terug te dringen;
•         Richt besluitvorming en overlegstructuren in;
•         Ontwikkelt een roadmap voor de resterende ontwikkelopgaven;
•         Zorgt ervoor dat nieuwe ontwikkelverzoeken structureel worden beoordeeld en gepland.

Resultaatgebied 4. Verander- en adoptiebegeleiding

De HR-organisatie is voorbereid op de volgende fase van eigenaarschap en ontwikkeling van AFAS HR & Payroll.

De projectleider:

•         Ondersteunt HR-medewerkers bij de verdere adoptie van AFAS;
•         Bevordert kennisdeling en samenwerking tussen betrokken stakeholders;
•         Zorgt voor heldere communicatie over wijzigingen en ontwikkelingen;
•         Draagt bij aan een cultuur van continu verbeteren binnen HR;
•         Versterkt de samenwerking tussen HR, functioneel beheer, Informatievoorzieining en Product Owner AFAS.

Opdrachtsucces

• De opdracht is succesvol afgerond wanneer de volgende resultaten zijn gerealiseerd:
•         Er staat een duurzaam ingericht en operationeel HR Key User-team dat zelfstandig functioneert onder leiding van de Teamleider HR Service & Beheer;
•         Rollen, verantwoordelijkheden, werkwijzen en overlegstructuren van het HR Key User-team zijn beschreven, geïmplementeerd en geborgd binnen de HR-organisatie;
•         Key users beschikken over voldoende kennis en vaardigheden om hun rol zelfstandig uit te voeren en fungeren als eerste aanspreekpunt voor gebruikersvragen, verbeterinitiatieven en systeemontwikkelingen binnen het HR-domein;
•         De huidige ontwikkelachterstand binnen AFAS is geïnventariseerd, geprioriteerd en substantieel teruggebracht;
•         Het resterende portfolio van ontwikkelverzoeken, wijzigingsverzoeken en optimalisaties is teruggebracht tot een beheersbare omvang die past binnen de reguliere beheer- en ontwikkelcapaciteit van de organisatie;
•         Er is een gedragen prioriteringsmethodiek ingericht waarmee nieuwe wensen en ontwikkelingen structureel kunnen worden afgewogen en gepland;
•         Er ligt een roadmap voor de verdere ontwikkeling van AFAS en de digitale HR-dienstverlening, inclusief eigenaarschap, besluitvorming en planning.
•         De governance rondom HR-systeemontwikkeling, waaronder de samenwerking tussen HR, functioneel beheer, IV, productowner AFSA en proceseigenaren, is ingericht en wordt actief toegepast.