Projectmedewerker Secretariaat – cluster MO

Dit ga je doen

Jouw functie

Als projectmedewerker maak je deel uit van het secretariaat van Clusterondersteuning Maatschappelijk Ontwikkeling. Je wordt hierbij in je dagelijkse werkzaamheden aangestuurd door een teammanager. Je werkt samen met een aantal collega’s om de ondersteuning van de veertien teams binnen de afdeling in goede banen te leiden. Je fungeert als vraagbaak voor de afdeling, waar het gaat om bedrijfsvoering en secretariaat gerelateerde zaken. Je pakt werkzaamheden op vanuit de secretariaatsmailbox en neemt hierop zelfstandig actie.

Je beheert de agenda van twee of meer teammanagers. Je ondersteunt de teams bijvoorbeeld door het opstellen van (jaar)planningen, het boeken van vergaderzalen en het verzorgen van inkooporders. Jij zorgt ervoor dat de verschillende, interne portefeuilles op rolletjes loopt. Ook ben jij verantwoordelijk voor het up-to-date houden van dossiers in ons digitaal archief en de nodige rapportages. Je vindt het leuk om te helpen bij de voorbereiding en uitvoering van trainingen en evenementen. Jij weet wat er nodig is om veel ballen tegelijkertijd in de lucht te houden in een dynamische en veranderende omgeving.

Jouw profiel

Je werkt voor de gemeente Rotterdam, dus met jouw proactieve instelling zit het wel goed! Bovendien ben je accuraat, zelfredzaam en omgevingsbewust. Uiteraard weet je het overzicht te bewaken en ga je moeilijke situaties niet uit de weg. Je bent stressbestendig. Je werkt planmatig, gestructureerd en klantgericht. Je steekt graag de handen uit de mouwen. Verder ben je resultaatgericht en bezit je een flexibele werkhouding. Samenwerken is voor jou geen probleem, maar juist de standaard. Samen bereik je immers meer dan alleen. Tot slot is jouw mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid uitstekend.

Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde MBO-niveau 4 opleiding;
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als projectmedewerker, opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met het beheren van 2 of meer agenda’s, opgedaan in de afgelopen 3 jaar;
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met het notuleren en voorbereiden van vergaderingen, opgedaan in de afgelopen 3 jaar.

Wensen

• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring binnen een gemeente met meer dan 160.000 inwoners;
• Je hebt werkervaring met Excel;
• Je hebt werkervaring met een digitaal archivering systeem;
• Je hebt werkervaring met projectmatig werken specifiek met de portefeuille HR;
• Je hebt werkervaring met Oracle.

De afdeling

De afdeling Clusterondersteuning MO (CMO) is een centrale, flexibele en deskundige afdeling die het cluster Maatschappelijke Ontwikkeling (MO) ondersteunt bij al haar kerntaken en programma’s die het cluster uitvoert voor de Rotterdammer. De kerntaken worden uitgevoerd door een viertal directies, te weten:

• Sport, Onderwijs en Cultuur (SOC)
• Maatschappelijke Ondersteuning in de Wijk (MOW),
• Maatschappelijk Zorg en Jeugdhulp (MZJ)
• GGD Rotterdam-Rijnmond en Preventie en Welzijn (GGD en P&W)

De afdeling bestaat uit ongeveer 350 medewerkers. Hier valt ook het managementteam (MT) onder met 2 afdelingshoofden, 1 afdelingssecretaris en 15 teammanagers. Om het MT goed te ondersteunen, is er een secretariaat dat bestaat uit meerdere managementassistentes en projectmedewerkers. De afdeling is volop in ontwikkeling.

Onze organisatie

Rotterdam in beweging. Daar zijn wij van.

Bij Maatschappelijke Ontwikkeling ben je altijd in de benen. Wij zitten nooit stil en stimuleren Rotterdammers hun talent te ontwikkelen en maatschappelijk actief te zijn. Daarbij gaan we uit van de kracht van de Rotterdammers, ook als zij niet op eigen benen kunnen staan. We bieden lichte ondersteuning als de omgeving die niet kan bieden of intensievere zorg waar dat nodig is. Zo helpen we om stappen vooruit te zetten. Alles gericht op een grotere zelfredzaamheid en betere gezondheid van Rotterdammers. Daarnaast doen we meer aan cultuur dan subsidies verstrekken. We willen graag dat meer publiek gebruik maakt van het culturele aanbod en stimuleren vernieuwende culturele activiteiten. Kortom, we zetten ons in voor alle Rotterdammers met betrekking tot welzijn, zorg, onderwijs, sport en cultuur.

Procedure

Weging

Op basis van de totaalscore op de subgunningscriteria wordt bepaald welke inschrijver de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan. De weging van de subgunningscriteria is:

• 30 % prijs
• 70 % kwaliteit

De weging van de afzonderlijke vragen is weergegeven in de vragenlijst.

Verificatiegesprek

De kandidaten die aangeboden zijn in de inschrijvingen die het hoogst eindigen in de ranking worden uitgenodigd voor een verificatiegesprek. Dit zijn maximaal 3 kandidaten.

Geschatte gespreksduur per gesprek: 30 – 60 minuten

Tijdens het verificatiegesprek wordt geverifieerd of de kandidaat voldoet aan de gestelde competenties, eisen en wensen.

Inschrijvingen

Inschrijver kan 1 kandidaat aanbieden.