Secretarieel medewerker

Dit ga je doen

Voor Gemeente Oss zijn wij op zoek naar een secretarieel medewerker

Waar kom je te werken?
Gemeente Oss werkt aan een aantrekkelijke, duurzame en toekomstbestendige leefomgeving voor bijna 100.000 inwoners. Samen met inwoners, ondernemers, maatschappelijke partners en collega's werken we aan opgaven die zichtbaar bijdragen aan de kwaliteit van leven in Oss. We geloven in de kracht van samenwerken, eigenaarschap en vakmanschap. Zo bouwen we iedere dag aan een gemeente waar het prettig wonen, werken en leven is. Voor deze opdracht zoeken wij een professional die met inhoudelijke kennis en ervaring een bijdrage levert aan het realiseren van onze ambities en doelstellingen. Je werkt aan vraagstukken die ertoe doen en levert een concrete bijdrage aan maatschappelijke opgaven binnen onze gemeente. De opdracht maakt onderdeel uit van een team, afdeling of projectomgeving waarin samenwerking, kwaliteit en maatschappelijke impact centraal staan.

Wat ga je doen?
Je takenpakket bestaat uit het zelfstandig beheren van de agenda van de leidinggevenden van het MT Bestuur en Advies (1 afdelingshoofd en 2 teamleiders), het verzorgen van representatie en heb je een rol in het onboardingsproces van nieuwe medewerkers.
Je reserveert ruimtes, organiseert teamdagen en bewaakt afspraken. Wekelijks verzorg je de codering van de factuurstromen binnen de afdeling Bestuur en Advies. Daarnaast beheer je gegevens-/informatiebestanden en verzorg je managementinformatie. Je beantwoordt de telefoon, ontvangt bezoekers en verzorgt intern en externe correspondentie. Ook vervang je een van de andere secretarieel medewerkers bij afwezigheid.

Wat breng je mee?
Bij gemeente Oss waarderen we professionals die kennis combineren met eigenaarschap, samenwerking en een praktische aanpak. Je zet jouw expertise effectief in binnen een omgeving waarin bestuurlijke, maatschappelijke en organisatorische belangen samenkomen.

De ideale kandidaat heeft minimaal MBO 4 werk- en denkniveau en heeft bij voorkeur de opleiding managementassistente of officemanagement gevolgd.

Daarnaast:
• ben jij stressbestendig en communicatief vaardig;
• houd je van afwisselend werk;
• kun je organiseren en ben jij in staat bij veel taken het overzicht te bewaken;
• ben je discreet en nauwkeurig in je werk;
• kun je zowel zelfstandig als in teamverband werken;
• beb je kennis en ervaring met digitale systemen, bijvoorbeeld Outlook, Word, DMS, Social Media en IBabs.

De aanvraag is voor 24 uur per week, waarbij de voorkeur uitgaat naar iemand die 4 dagen per week beschikbaar is. Dit kan bijv. 4 x 6 uur per dag, of 2 x 8 uur en 2 x 4 uur per dag. Maandag en vrijdag zijn verplichte werkdagen.

Aanvullende informatie:
• Graag het cv in het NL aanleveren;
• Leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de Gemeenten cao;
• Graag ontvangen we in de persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt;
• De looptijd van de aanvraag is 5 werkdagen, waarna de shortlist wordt verstuurd naar Gemeente Oss;
• Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. Wij sturen u op dat moment de daarvoor benodigde documenten toe via de Portal. Uw kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening;
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd;
• Bij het aanbieden van kandidaat gaan wij ervan uit dat u akkoord bent met de voorwaarden van de gemeente Oss;
• Het tarief is afhankelijk van de kennis en kunde van de kandidaat.