Projectleider rapportages

Dit ga je doen

Binnen het rationalisatieprogramma van het CAK worden verschillende onderdelen van het applicatielandschap aangepast, vervangen en vernieuwd. Deze veranderingen hebben ook impact op de rapportages die binnen het CAK worden gebruikt voor operationele, tactische en strategische sturing.

De veranderingen vinden gelijktijdig plaats binnen verschillende projecten en applicatiedomeinen en kennen onderlinge afhankelijkheden. Daarnaast verandert de onderliggende data- en rapportagevoorziening, waarbij onder andere gebruik wordt gemaakt van Oracle Fusion Data Intelligence (FDI) en Oracle Analytics Cloud (OAC).

Om deze veranderingen in samenhang te organiseren en te borgen dat de noodzakelijke rapportages tijdig beschikbaar blijven, zoekt het CAK een ervaren externe projectleider.

Doel van de opdracht

Het doel van de opdracht is het realiseren van een beheerste overgang van de huidige naar de toekomstige rapportagevoorziening voor de onderdelen die door het rationalisatieprogramma worden geraakt.

Een belangrijk onderdeel van de opdracht is het bij elkaar brengen van een groot aantal gelijktijdige veranderingen en het creëren van overzicht en grip op de effecten daarvan op data, rapportages, processen en de organisatie.

De projectleider brengt de impact in kaart, organiseert de samenhang, stelt een integrale aanpak en planning op en stuurt op tijdige realisatie, migratie en ingebruikname van de benodigde rapportagevoorzieningen.

Opdracht

De projectleider krijgt de opdracht om:

inzichtelijk te maken welke bestaande rapportages worden geraakt door de wijzigingen binnen het rationalisatieprogramma;
de verschillende veranderingen en initiatieven bij elkaar te brengen en de onderlinge samenhang zichtbaar te maken;
inzicht te creëren in de effecten van deze veranderingen op rapportages, databronnen, processen en gebruikers;
samen met de betrokken stakeholders de noodzakelijke aanpassingen, vervangingen en eventuele nieuwe rapportages te bepalen;
afhankelijkheden tussen applicaties, databronnen, data-integraties en rapportagevoorzieningen inzichtelijk te maken;
een integrale aanpak en planning op te stellen, aansluitend op de mijlpalen van het rationalisatieprogramma;
duidelijke werkpakketten, mijlpalen en op te leveren resultaten te definiëren;
de realisatie van de benodigde aanpassingen te coördineren en de voortgang te bewaken;
risico's, knelpunten en ongewenste effecten vroegtijdig zichtbaar te maken en voorstellen te doen voor beheersmaatregelen;
afstemming te organiseren tussen de betrokken business-, data- en ICT-partijen en externe leveranciers;
te zorgen dat besluitvorming tijdig plaatsvindt wanneer afhankelijkheden, prioriteiten of knelpunten daarom vragen;
te borgen dat de aangepaste rapportages worden getest, geaccepteerd en tijdig beschikbaar zijn;
zorg te dragen voor een beheerste overdracht van de gerealiseerde oplossingen naar de reguliere beheerorganisatie.

Beoogde resultaten

De opdracht resulteert minimaal in:

1. een gevalideerd overzicht van de door rationalisatie geraakte rapportages;
2. een integrale impact- en afhankelijkhedenanalyse;
3. een gedragen aanpak en integrale planning;
4. een overzicht van werkpakketten, mijlpalen, verantwoordelijkheden en benodigde capaciteit;
5. inzicht in de effecten van wijzigingen en de belangrijkste risico's en beheersmaatregelen;
6. periodieke voortgangs- en risicorapportage ten behoeve van de relevante besluitvorming;
7. tijdige oplevering en acceptatie van de noodzakelijke rapportageaanpassingen;
8. een aantoonbare en geaccepteerde overdracht naar de beheerorganisatie.

Afbakening en verantwoordelijkheden

De projectleider is verantwoordelijk voor de projectmatige regie en het realiseren van de overeengekomen resultaten.

De inhoudelijke verantwoordelijkheid voor requirements, architectuur, data, rapportagedefinities en acceptatie blijft belegd bij de daarvoor verantwoordelijke onderdelen en functionarissen binnen het CAK.

De projectleider bepaalt binnen de overeengekomen kaders zelfstandig de wijze waarop de opdracht wordt uitgevoerd en adviseert het CAK over benodigde interventies, prioriteiten en besluitvorming. Besluiten over scope, budget, architectuur en bedrijfsvoering blijven de verantwoordelijkheid van het CAK.

De verwachte doorlooptijd van de opdracht bedraagt 6 tot 9 maanden. De exacte doorlooptijd is mede afhankelijk van de voortgang van het rationalisatieprogramma, de afhankelijkheden met andere verandertrajecten en het moment waarop de overeengekomen resultaten zijn gerealiseerd

• inzichtelijk maken welke bestaande rapportages worden geraakt door de wijzigingen binnen het rationalisatieprogramma
• de verschillende veranderingen en initiatieven bij elkaar brengen en de onderlinge samenhang zichtbaar maken
• inzicht creëren in de effecten van deze veranderingen op rapportages, databronnen, processen en gebruikers
• samen met de betrokken stakeholders de noodzakelijke aanpassingen, vervangingen en eventuele nieuwe rapportages bepalen
• afhankelijkheden tussen applicaties, databronnen, data-integraties en rapportagevoorzieningen inzichtelijk maken
• een integrale aanpak en planning opstellen, aansluitend op de mijlpalen van het rationalisatieprogramma
• duidelijke werkpakketten, mijlpalen en op te leveren resultaten definiëren
• de realisatie van de benodigde aanpassingen coördineren en de voortgang bewaken
• risico's, knelpunten en ongewenste effecten vroegtijdig zichtbaar maken en voorstellen doen voor beheersmaatregelen
• afstemming organiseren tussen de betrokken business-, data- en ICT-partijen en externe leveranciers
• zorgen dat besluitvorming tijdig plaatsvindt wanneer afhankelijkheden, prioriteiten of knelpunten daarom vragen
• borgen dat de aangepaste rapportages worden getest, geaccepteerd en tijdig beschikbaar zijn
• zorg dragen voor een beheerste overdracht van de gerealiseerde oplossingen naar de reguliere beheerorganisatie