Secretaris -Bedrijfsvoering

Dit ga je doen

Ben jij een organisatorisch talent dat overzicht bewaart, processen bewaakt en ervoor zorgt dat afspraken daadwerkelijk worden nagekomen? Heb je ervaring met managementondersteuning, bedrijfsvoering en administratieve processen binnen een complexe organisatie? Dan is Magnit voor de Gemeente Utrecht opzoek naar jou!

Over de rol
Voor de afdeling Bedrijfsvoering van de Ontwikkelorganisatie Ruimte zoeken wij een tijdelijke Secretaris die een belangrijke bijdrage levert aan de verdere ontwikkeling van de bedrijfsvoering en de voorbereiding op toekomstige centralisatie.

In deze veelzijdige functie ondersteun je managementprocessen, coördineer je overleggen, bewaak je acties en afspraken en ondersteun je financiële en administratieve processen. Je bent de verbindende schakel tussen verschillende disciplines en zorgt ervoor dat processen soepel verlopen en resultaten worden behaald.

Wat ga je doen?
Als Secretaris ben je verantwoordelijk voor het organiseren, coördineren en bewaken van diverse bedrijfsvoeringsprocessen binnen de afdeling. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
• Voorbereiden, organiseren en bewaken van managementoverleggen en andere afdelingsbrede overleggen.
• Monitoren van voortgang, acties, besluiten en afspraken.
• Signaleren van knelpunten en zorgen voor tijdige opvolging.
• Ondersteunen van budgethouders bij budgetbewaking, urenverantwoording en financiële beheersing.
• Vervullen van de rol van matchingcoördinator, waarbij je uren alloceert naar verschillende teams en medewerkers.
• Verzamelen van managementinformatie en opstellen, bewerken en redigeren van rapportages.
• Ondersteunen bij het optimaliseren van bedrijfsvoeringsprocessen.
• Fungeren als centraal aanspreekpunt voor vragen over afdelingsbrede bedrijfsvoeringsprocessen.
• Bijdragen aan een zorgvuldige overdracht van informatie, processen en werkzaamheden richting de toekomstige inrichting van de bedrijfsvoering.

Met wie werk je samen?
Je werkt nauw samen met:
• Het afdelingshoofd Ruimte
• Het PMO hoofd
• Het managementteam (MT)
• De strategisch adviseur van het MT
• Diverse adviseurs en ondersteunende functies binnen de organisatie

Wat breng je mee?
Wij zoeken een kandidaat die stevig in zijn of haar schoenen staat, overzicht behoudt en zaken daadwerkelijk geregeld krijgt.
Eisen
• HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring op HBO-niveau.
• Ervaring met managementondersteuning en bedrijfsvoeringsprocessen.
• Ervaring met financiële en administratieve processen.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden.
• Sterke communicatieve vaardigheden.
• Nauwkeurig en resultaatgericht.

Wensen
• Ervaring met Excel en PowerPoint.
• Kennis van of ervaring met SAP is een pré.
• Ervaring met FCC is een pré.
• Affiniteit met financiële administratie, bedrijfsvoering en procesmanagement.

Wie ben jij?
Een uitstekende kandidaat onderscheidt zich door:
• Sterk gevoel voor financiële en administratieve processen.
• Het vermogen om overzicht te houden in een dynamische omgeving.
• Proactief handelen en knelpunten tijdig signaleren.
• Het verbinden van verschillende informatiestromen, processen en stakeholders.
• Doorzettingsvermogen en overtuigingskracht om zaken voor elkaar te krijgen.
• Een praktische instelling: je zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen en deadlines worden gehaald.

Praktische informatie
Werkdagen en werktijden
• Beschikbaarheid op dinsdag en donderdag is een vereiste.
• De werkuren kunnen in overleg worden verdeeld over vier of vijf werkdagen.

Sollicitatieprocedure
De inhurende manager van de Gemeente Utrecht heeft op 12 november van 15.00 tot 17.00 uur tijd gereserveerd voor de kennismakingsgesprekken. Kandidaten dienen op dit tijdstip beschikbaar te zijn.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina (https://www.werkenbijutrecht.nl/over-ons/diversiteit-en-inclusiviteit/).
————————————————————————————————————————————————————————
Aanvullende informatie:
Het is niet toegestaan kandidaten voor te stellen als de kandidaat in de afgelopen twee jaar bij de gemeente Utrecht in loondienst is geweest. Als de kandidaat in de afgelopen 6 maanden als externe medewerker voor de gemeente Utrecht heeft gewerkt, dan vragen wij om vooraf duidelijk aan te geven voor welke opdracht en in welke periode dit is geweest.

• Gelieve CV aanleveren in PDF-format en in het Nederlands.
• Screening dient afgerond te zijn voordat een kandidaat mag starten.
• Leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de Gemeenten cao.
• Graag ontvangen we in de persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt.
• Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. Wij sturen u op dat moment de daarvoor benodigde documenten toe. Uw kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening inclusief de VOG.
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.
• Bij het aanbieden van kandidaat gaan wij ervan uit dat u akkoord bent met de voorwaarden van deze specifieke klant. Bent u niet bekend met deze voorwaarden kunt u die opvragen bij de verantwoordelijke recruiter.
• Bij voldoende aanmeldingen kan de aanvraag eerder gesloten worden.