Verandermanager WISedocs

Dit ga je doen

Algemeen:
Team PIV (Projecten Informatie Voorziening) bestaat uit zo’n 12 Projectmanagers en 4
Projectondersteuners. Zij worden functioneel aangestuurd door de Project Portfolio
Manager (PPM). De teammanager PIV is hun hiërarchisch leidinggevende. Samen zorgen
de PPM, Projectmanagers en Projectondersteuners ervoor dat alle IV-projecten in de
Leidse regio succesvol worden uitgevoerd.

Specifiek deze opdracht:

Aanleiding voor de aanbesteding
Binnen het reeds lopende IV-project WISedocs wordt de huidige maatwerkapplicatie
Polydoc vervangen door WISedocs. De implementatie heeft niet alleen gevolgen voor de
technische en functionele ondersteuning van de werkzaamheden, maar vraagt ook om
veranderingen in de manier waarop medewerkers van de afdeling Werk & Inkomen
binnen het Sociaal Domein hun werkzaamheden uitvoeren.
Om de implementatie succesvol te laten verlopen, is daarom naast de technische en
functionele implementatie een gerichte veranderkundige aanpak nodig. Het gaat daarbij
om het analyseren van de veranderopgave, het ontwikkelen van een passende
veranderaanpak en het begeleiden van de organisatie bij de toepassing en borging
daarvan.

Waarom externe expertise nodig is
Het team Projecten Informatievoorziening (PIV) is verantwoordelijk voor de
projectmatige realisatie en begeleiding van IV-projecten. Binnen PIV is geen functie
ingericht voor specialistische veranderkundige begeleiding. De voor WISedocs
benodigde veranderkundige expertise op het Sociaal Domein maakt daarmee geen
onderdeel uit van de reguliere functies en beschikbare expertise binnen het team.
De behoefte betreft geen structurele uitbreiding van PIV en evenmin de tijdelijke
invulling van een bestaande functie. Het betreft een tijdelijke en afgebakende
veranderkundige opgave die rechtstreeks samenhangt met de implementatie van
WISedocs.
Voor deze specifieke veranderopgave wordt daarom externe specialistische expertise
ingekocht. Deze inzet is gericht op het realiseren van vooraf bepaalde veranderkundige
resultaten en het overdragen en borgen van de benodigde kennis en aanpak binnen de
organisatie.

Doel van de opdracht
De gemeente Leiden verstrekt een tijdelijke, afgebakende veranderkundige opdracht ten
behoeve van de implementatie van WISedocs binnen de afdeling Werk & Inkomen van
het Sociaal Domein.
De implementatie van WISedocs betekent meer dan de vervanging van Polydoc. De
nieuwe applicatie ondersteunt werkzaamheden op een andere wijze en heeft daarmee
gevolgen voor werkprocessen, werkwijzen en de manier waarop medewerkers hun
werkzaamheden uitvoeren.
Het doel van de opdracht is om deze organisatorische verandering vanuit het project
met veranderkundige expertise te ondersteunen, zodat medewerkers en andere
betrokkenen de overgang naar WISedocs en de daarmee samenhangende werkwijze
kunnen maken en de verandering duurzaam binnen de organisatie kan worden
geborgd.

De opdracht
De opdracht is gericht op het analyseren van de veranderopgave en het ontwikkelen,
toepassen en waar nodig bijstellen van een passende veranderaanpak.
De opdrachtnemer beschikt hiervoor over veranderkundige expertise, brengt eigen
methodiek in en adviseert over de interventies die nodig zijn om de gewenste
verandering te realiseren. De opdrachtnemer werkt daarbij samen met het projectteam,
de gebruikersgroep, key-users, de communicatieadviseur en andere relevante
betrokkenen.
Deze samenwerking is noodzakelijk voor het realiseren van de opdracht en betekent dat
de opdrachtnemer niet een reguliere functie binnen PIV, het projectteam of de afdeling
Werk & Inkomen vervult.
De veranderkundige aanpak dient aan te sluiten op de doelstellingen, kaders en
implementatieplanning van WISedocs. Binnen deze kaders wordt van de opdrachtnemer
verwacht dat deze vanuit de eigen professionele deskundigheid adviseert over de
inrichting en uitvoering van de veranderkundige aanpak. Gedegen kennis van het
werkterrein W&I binnen het Sociaal Domein van een gemeentelijke organisatie is
hiervoor essentieel.

Scope van de opdracht
De veranderkundige opdracht richt zich op de organisatorische verandering die
rechtstreeks voortvloeit uit de implementatie van WISedocs binnen Werk & Inkomen.
De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het vanuit veranderkundig perspectief
analyseren van deze verandering, het adviseren over een passende aanpak en het
begeleiden van de toepassing daarvan. Daarbij wordt nadrukkelijk aangesloten bij de
kennis en ervaring van medewerkers, key-users, gebruikersgroep en het projectteam.

Binnen de opdracht worden in ieder geval de volgende activiteiten door opdrachtnemer
uitgevoerd:
• uitvoeren van een veranderkundige analyse in samenwerking met relevante
betrokkenen;
• opstellen van een veranderaanpak die aansluit bij de aard, omvang en impact van
de verandering;
• opleveren van veranderkundige adviezen aan het projectteam en, waar relevant,
de stuurgroep over de in de opdracht beschreven veranderkundige vraagstukken;
• adviseren over en faciliteren van passende workshops, trainingen en andere
veranderinterventies voor eindgebruikers en andere relevante doelgroepen;
• delen van veranderkundige kennis en inzichten met het projectteam, de
gebruikersgroep, key-users en andere relevante betrokkenen, zodat zij hun eigen
rol binnen de verandering effectief kunnen vervullen;
• verzamelen en analyseren van signalen en feedback vanuit de organisatie en op
basis daarvan adviseren over eventuele aanpassing van de veranderaanpak;
• opleveren en verzorgen van een passende begeleiding/kennisoverdracht voor key-
users, gericht op het zelfstandig kunnen vervullen van hun rol binnen de
verandering;
• opleveren van een overdrachts- en borgingsadvies en faciliteren van de
overeengekomen kennisoverdracht. De opdrachtnemer vertaalt deze activiteiten
vanuit de eigen professionele expertise naar een passende werkwijze en concrete
veranderinterventies.

Beoogd eindresultaat
Aan het einde van de opdracht:
• is inzichtelijk welke veranderkundige impact de implementatie van WISedocs heeft
op de betrokken medewerkers, werkwijzen en organisatie;
• is een onderbouwde veranderaanpak opgeleverd, inclusief concrete interventies
en een advies voor toepassing en eventuele bijstelling;
• zijn passende veranderinterventies uitgevoerd die medewerkers ondersteunen bij
de overgang naar WISedocs en de bijbehorende werkwijze;
• zijn key-users en andere relevante betrokkenen toegerust om vanuit hun eigen rol
bij te dragen aan de verandering;
• zijn relevante signalen, ervaringen en feedback vanuit de organisatie betrokken bij
de uitvoering en eventuele bijstelling van de veranderaanpak;
• zijn de relevante veranderkundige kennis, aanpak en resultaten overgedragen aan
de organisatie, zodat deze na afronding van de externe opdracht kunnen worden
voortgezet en geborgd.

De opdracht is afgerond wanneer de veranderkundige resultaten zijn opgeleverd en de
benodigde kennis en aanpak zijn overgedragen aan de daarvoor verantwoordelijken
binnen de organisatie.

Op te leveren resultaten
De opdrachtnemer levert minimaal op:
• Veranderkundige analyse
Een analyse waarin de impact van WISedocs op medewerkers, werkwijzen,
processen en relevante organisatieonderdelen inzichtelijk wordt gemaakt. De
analyse bevat tevens de belangrijkste veranderkundige aandachtspunten, risico's
en relevante doelgroepen.
• Veranderaanpak
Een onderbouwde en uitvoerbare aanpak waarin wordt beschreven welke
veranderkundige interventies worden ingezet, voor welke doelgroepen, op welke
momenten en met welk beoogd effect. De aanpak sluit aan op de project- en
implementatieplanning van WISedocs.
• Uitgevoerde veranderinterventies
De voor de opdracht relevante workshops, trainingen, begeleiding en andere
overeengekomen interventies zijn voorbereid en uitgevoerd.
• Evaluatie en bijstelling
Signalen en feedback uit de organisatie worden gedurende de uitvoering benut om
de effectiviteit van de aanpak te beoordelen. Waar nodig wordt de
veranderaanpak gemotiveerd aangepast.
• Kennisoverdracht en borging
De relevante veranderkundige kennis, werkwijzen en hulpmiddelen worden
overgedragen aan de daarvoor verantwoordelijke medewerkers en
organisatieonderdelen, zodat de verandering na afronding van de opdracht verder
binnen de organisatie kan worden geborgd.

Samenwerking en verantwoordelijkheden
De opdracht wordt uitgevoerd in samenhang met het IV-project WISedocs. Dit vraagt om
nauwe afstemming met onder andere de projectmanager, communicatieadviseur,
gebruikersgroep, key-users en vertegenwoordigers van Werk & Inkomen.
De gemeente bepaalt de projectdoelstellingen, inhoudelijke en organisatorische kaders,
planning en besluitvorming rondom WISedocs. De opdrachtnemer is binnen deze
kaders verantwoordelijk voor de professionele invulling van de veranderkundige
opdracht en adviseert vanuit de eigen expertise over de wijze waarop de resultaten het
beste kunnen worden bereikt.

Besluitvorming over het project, de implementatie van WISedocs en organisatorische
keuzes blijft bij de daarvoor verantwoordelijke functionarissen en gremia binnen de
gemeente Leiden.

Afbakening van de opdracht
De opdracht betreft geen reguliere functie binnen team PIV, het projectteam of de
afdeling Werk & Inkomen. De opdrachtnemer neemt geen structurele taken,
lijnverantwoordelijkheden of personele verantwoordelijkheden van gemeentelijke
medewerkers over.
Tot de opdracht behoren in ieder geval niet:
• de algemene projectleiding of projectbeheersing van WISedocs;
• lijnmanagement of personele aansturing van medewerkers;
• formele besluitvorming namens de gemeente Leiden;
• het structureel overnemen van werkzaamheden van team PIV, de afdeling Werk &
Inkomen of andere gemeentelijke functies;
• reguliere communicatieactiviteiten die tot de verantwoordelijkheid van de
communicatieadviseur of het project behoren, anders dan de veranderkundige
advisering en inhoudelijke bijdrage die voor de veranderaanpak noodzakelijk is.
Aanvullende activiteiten kunnen alleen onderdeel worden van de opdracht wanneer
deze aantoonbaar samenhangen met de veranderkundige doelstelling van WISedocs en
passen binnen de overeengekomen scope en resultaten.