Projectleider aanbestedingstraject website Jongeren

Dit ga je doen

Opdracht
De gemeente Zutphen zoekt een ervaren projectleider voor het volledige aanbestedingstraject van een nieuwe website gericht op jeugd en jongeren. De opdracht heeft als doelstelling dat er een gebruiksvriendelijke, zichtbaar toegankelijke en doelgroepgerichte website wordt gerealiseerd die aansluit op behoeften van jongeren (circa 16 tot 27 jaar) en het bestaande netwerk van scholen, jongerenwerkers, maatschappelijke partners en zorginstellingen ondersteunt. De projectleider neemt de taak op zich vanaf de voorbereidingsfase tot en met de gunning en overdracht naar de realisatiefase.

De werkzaamheden omvatten onder meer:

• Het opstellen van een uitgebreid plan van aanpak en projectplan, inclusief doelstellingen, governance, planning, risicomanagement en communicatieaanpak;
• Het vormen en leiden van een werkgroep met relevante interne professionals en stakeholders, het organiseren van werksessies en het vastleggen van beslispunten en verantwoordelijkheden;
• Het opstellen van een functioneel programma van eisen en een heldere aanbestedingsleidraad die expliciet beschrijft wat van marktpartijen wordt verlangd voor de ontwikkeling van een jongerenwebsite, inclusief eisen op het gebied van doelgroepgericht ontwerp, gebruiksvriendelijkheid, toegankelijkheid, privacy en hosting;
• Het coördineren van de aanbestedingsprocedure: openstellen van de aanbesteding, beantwoorden van vragen van inschrijvers, organiseren van selectiemomenten en aanvragen van demonstraties of referentiepresentaties indien van toepassing;
• Het analyseren van inschrijvingen, opstellen van beoordelingsmatrixen en gunningsadvies en begeleiden van de juridische en bestuurlijke besluitvorming tot en met contractvorming en gunning;
• Het waarborgen van overdracht naar de realisatiepartij en de interne organisatie, inclusief een governance- en acceptatieplan zodat de gemeente na gunning snel en doelgericht met de gekozen leverancier kan starten.

Samenwerking en rapportage:
De projectleider werkt nauw samen met de interne afdelingen Communicatie, Jeugd/Participatie, Inkoop en ICT, en onderhoudt het externe contact met potentiële marktpartijen en adviseurs. De beoogde resultaten zijn een definitief projectplan, een compleet en juridisch correct aanbestedingsdossier, een gefaseerde beoordelingsproces met toetsbare criteria en een onderbouwd gunningsadvies met bijbehorende contractvoorwaarden. De projectleider rapporteert periodiek aan de opdrachtgever en het relevante managementteam over voortgang, risico’s en besluitmomenten.

Verwachte opleveringen:

• Plan van aanpak / projectplan;
• Functioneel programma van eisen en aanbestedingsleidraad;
• Communicatie- en stakeholderplan;
• Beoordelingsmatrixen en gunningsadvies;
• Contract- en overdrachtsdocumentatie richting de realiserende partij.