Secretaris

Dit ga je doen

Team 
Je komt te werken binnen het team Juridische Zaken, cluster bezwaar. Dit cluster bestaat uit meerdere secretarissen en een administratieve ondersteuner die nauw met elkaar samenwerken om te zogen voor een goede en efficiënte afhandeling van de ingekomen bezwaarschriften.

Opdracht 
Als secretaris van de bezwaarschriftencommissie ondersteun je vanuit de gemeente Woerden en Oudewater de onafhankelijke, externe adviescommissies van de gemeente Oudewater. Woerden en Oudewater hebben ieder een eigen bezwaarschriftencommissie. De bezwaarschriftencommissie van de gemeente Oudewater behandelt per jaar gemiddeld tussen de 20 á 25 bezwaarschriften. De commissie voorziet daarbij het college, de burgemeester en de gemeenteraad van Oudewater (het bestuursorgaan) van advies over ingekomen bezwaarschriften.

Inwoners die het niet eens zijn met een besluit van een bestuursorgaan kunnen hiertegen bezwaar maken. Bij de ontvangst van het bezwaarschrift wordt beoordeeld of pre-mediation toegepast zou kunnen worden. Als secretaris leidt je het pre-mediationgesprek als onafhankelijke gesprekspartner. Als het gesprek er niet toe leidt dat een bezwaarschrift wordt ingetrokken, volgt de formele bezwaarprocedure met een hoorzitting door de bezwaarschriftencommissie. Als secretaris bewaak je het proces, je bent aanwezig bij de hoorzitting en stelt het (concept)advies op, dat je vervolgens voorlegt aan de voorzitter en de commissieleden. De hoorzittingen van de commissie Oudewater vinden gemiddeld 1 keer in de 5 á 6 weken plaats op woensdagavond.

De werkzaamheden:

• Inhoudelijk voorbereiden van de hoorzitting;
• Optreden als secretaris tijdens de zitting van de commissie bezwaarschriften;
• Opstellen van een (concept)-advies en dit in verdere afstemming tot een definitief advies maken;
• Opstellen van een verslag van de hoorzitting; 
• Als onafhankelijke gespreksleider pre-mediationgesprekken voeren met bezwaarmaker(s),  belanghebbenden en vertegenwoordiger(s) van het bestuursorgaan;
• Zorgdragen voor een correcte en tijdige afhandeling van bezwaarprocedures;
• In overleg opstellen van beslissing op bezwaar (alleen wanneer het ongegrond of niet-ontvankelijk advies van de commissie overgenomen wordt);
• Jaarlijks een jaarverslag opstellen en dit door middel van een voorstel aanbieden aan de diverse bestuursorganen;
• Als secretaris voor de commissie Oudewater ben je tevens verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van de commissie. Je verstuurt ontvangstbevestigingen, vraagt stukken op en bent verantwoordelijk voor het organiseren van de hoorzittingen. 
• Je onderhoudt contact met commissieleden over agenda’s, dossiers, planning en besluitvorming;
• Je fungeert als aanspreekpunt voor bezwaarmakers, hun gemachtigden en andere belanghebbenden; beantwoorden van vragen over procedures en voortgang. 
• je stemt af met collega’s binnen de organisatie over lopende bezwaardossiers.

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.