Afdelingsmanager

Dit ga je doen

Opdrachtomschrijving (Zowel zzp als detachering mogelijk)

Het betreft hier een resultaatgerichte opdracht waarbij de inhuurprofessional zelfstandig werkt aan een duidelijk afgebakende opdracht met een meetbaar resultaat.

Het doel van de opdracht is het begeleiden en realiseren van de organisatorische overgang van het Data Office naar de afdeling DTI, het vormgeven van de toekomstige inrichting van de gecombineerde afdeling DTI & Data Office en het borgen van een succesvolle overdracht naar een structurele manager.

De opdracht bestaat uit een combinatie van onderstaande werkzaamheden en resultaten die opgeleverd moeten worden:

Het opstellen van een transitieplan voor de organisatorische verplaatsing van het Data Office naar de afdeling DTI.
Het voorbereiden, coördineren en uitvoeren van de transitie van het Data Office naar DTI.
Het begeleiden van de onboarding en integratie van het Data Office binnen de afdeling DTI.
Het begeleiden van de onboarding van het nieuwe gecombineerde team DTI & Data Office binnen het CIO Office.
Het ontwikkelen van een afdelingsplan en toekomstbestendige strategie voor de geïntegreerde afdeling DTI & Data Office.
Het adviseren over de inrichting, positionering en aansturing van de nieuwe organisatieonderdelen binnen de kaders van de 1ProRail Manier van Werken, het Ontwerp Domein ICT en het geldende HR-beleid.
Het opstellen van een vacatureprofiel en vacaturetekst voor de structurele manager van de afdeling DTI & Data Office.
Het ondersteunen van het wervings- en selectieproces voor de vaste manager.
Het verzorgen van een zorgvuldige overdracht en inwerkperiode van de geselecteerde manager.
Het periodiek rapporteren over voortgang, risico's, afhankelijkheden en resultaten aan de domeinmanager ICT.

De verwachte einddatum van de opdracht is 30 juni 2027. De inhuurprofessional werkt zelfstandig aan deze opdracht in samenwerking met collega’s binnen ProRail.

Resultaten

De opdracht is afgerond wanneer de organisatiewijziging van het Data Office naar DTI succesvol is gerealiseerd en de afdeling DTI & Data Office beschikt over een structurele managementinrichting, een vastgesteld toekomstplan en een succesvolle overdracht aan een vaste manager.

De opdracht is klaar en naar tevredenheid afgerond als:

Het transitieplan is opgeleverd en goedgekeurd door de opdrachtgever.
De organisatorische overgang van het Data Office naar DTI per 1 januari 2027 is gerealiseerd.
De onboarding van medewerkers en teams is uitgevoerd zonder significante daling van de medewerkerstevredenheid ten opzichte van de uitgangssituatie.
Het afdelingsplan en de strategie voor DTI & Data Office zijn vastgesteld en goedgekeurd door de verantwoordelijke binnen CIO Office.
Het vacatureproces en de werving van een vaste manager succesvol is afgerond.
De geselecteerde manager uiterlijk 30 juni 2027 volledig is ingewerkt en de verantwoordelijkheden zijn overgedragen.
De opdracht uiterlijk eind Q2 2027 is afgerond en gedocumenteerd overgedragen aan de opdrachtgever.

Over de klant:
Het CIO Office binnen ProRail ICT is verantwoordelijke voor o.a. de architectuurkaders, beleidsontwikkeling inclusief implementatie, werkwijzen, processen, advies, programma- en projectmanagement, allemaal cluster ICT-breed, en voor enkele onderwerpen ProRail-breed. Vanaf 1 januari zal de afdeling Duurzaam Toegankelijke Informatie (DTI) en het Data Office onderdeel gaan uitmaken van het CIO Office.

De afdeling Duurzaam Toegankelijke Informatie (DTI) is verantwoordelijk voor het opstellen van beleid ten behoeve van informatiebeheer (volgend uit Archiefwet en archiefregeling), advisering over uitvoer van informatiebeheer, advies en hulp bij archivering van informatie en rapporteren over informatiebeheer. Aan DTI wordt per 1 januari 2027 het Data Office toegevoegd. Het Data Office fungeert als een expertisecentrum en heeft de verantwoordelijkheid om datagovernance richtlijnen, -beleid, en -procedures op te stellen en te implementeren.

Eisen:
Functie-eisen

WO werk- en denkniveau met minimaal afgeronde HBO-opleiding, bij voorkeur op het gebied van informatie- of verandermanagement
Minimaal 10 jaar ervaring binnen ICT, op gebied van hiërarchisch of functioneel leidinggevende rol
Kennis van:
Archiefwet en gerelateerde wetgeving (zoals WOO, AVG).
de huidige en toekomstige wereld van documentaire informatievoorziening, en weten wat de digitale transformatie van een organisatie t.a.v. informatiebeheer vraagt.
maken en implementeren van beleid vanuit een tweedelijns rol.

Competenties:
Competenties:

Sterke communicatieve en verbindende skills
Bewezen verandervermogen vanwege op te zetten transitie en onboarding
Pro-activiteit en daadkracht

• Het opstellen van een transitieplan voor de organisatorische verplaatsing van het Data Office naar de afdeling DTI.
• Het voorbereiden, coördineren en uitvoeren van de transitie van het Data Office naar DTI.
• Het begeleiden van de onboarding en integratie van het Data Office binnen de afdeling DTI.
• Het begeleiden van de onboarding van het nieuwe gecombineerde team DTI & Data Office binnen het CIO Office.
• Het ontwikkelen van een afdelingsplan en toekomstbestendige strategie voor de geïntegreerde afdeling DTI & Data Office.
• Het adviseren over de inrichting, positionering en aansturing van de nieuwe organisatieonderdelen binnen de kaders van de 1ProRail Manier van Werken, het Ontwerp Domein ICT en het geldende HR-beleid.
• Het opstellen van een vacatureprofiel en vacaturetekst voor de structurele manager van de afdeling DTI & Data Office.
• Het ondersteunen van het wervings- en selectieproces voor de vaste manager.
• Het verzorgen van een zorgvuldige overdracht en inwerkperiode van de geselecteerde manager.
• Het periodiek rapporteren over voortgang, risico's, afhankelijkheden en resultaten aan de domeinmanager ICT.