Administratief secretariële ondersteuning

Dit ga je doen

Over de VNG

Wil jij werken op een plek waar beleid en praktijk samenkomen?

De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) is het collectieve hart van alle gemeenten in Nederland. Ruim 500 professionals werken hier samen aan maatschappelijke thema’s die er écht toe doen: van energietransitie en woningbouw tot digitalisering en zorg.

De VNG werkt vanuit een modern kantoor in Den Haag, waar beleid, uitvoering en kennisontwikkeling elkaar versterken. De sfeer is open, professioneel en collegiaal. Of je nu werkt aan beleid, ondersteuning of uitvoering iedereen draagt bij aan hetzelfde doel: sterke gemeenten voor een sterker Nederland.

De organisatie bestaat sinds 1912 en vertegenwoordigt inmiddels 342 gemeenten in Nederland. De agenda van de VNG beweegt mee met maatschappelijke ontwikkelingen, maar het uitgangspunt blijft altijd hetzelfde: het belang van gemeenten en hun inwoners.

Binnen de VNG werk je in hechte teams met korte lijnen en veel ruimte voor initiatief. Je draagt bij aan projecten en programma’s die direct impact hebben op de samenleving denk aan het Programma Energie, Ondersteuning Jeugd (OZJ), het Directiesecretariaat of de implementatie van de Omgevingswet.

Bij de VNG werk je aan maatschappelijke opgaven met echte betekenis, in een omgeving waar professionaliteit hand in hand gaat met toegankelijkheid en collegialiteit.

TenMonks is de vaste partner van de VNG voor secretariële- en projectondersteuning. We ontvangen regelmatig nieuwe opdrachten binnen dit domein en zoeken daarom continu professionals die zich herkennen in deze rollen.

Over de functie

In deze rol ben jij de spil in het team. Je ondersteunt beleidsmedewerkers, projectleiders en directieleden in hun dagelijkse werk en zorgt dat alles op rolletjes loopt.

De ene dag bereid je een bestuurlijk overleg voor, de volgende dag help je bij rapportages of organiseer je een bijeenkomst. Dankzij jouw overzicht en oog voor detail verlopen processen soepel en zijn collega’s goed geïnformeerd.

Je plant afspraken, notuleert overleggen en stroomlijnt administratieve processen. Je bewaakt voortgang, communiceert helder en denkt actief mee over verbeteringen.

Bij TenMonks zien we binnen dit werkveld uiteenlopende functies bij de VNG van uitvoerend tot coördinerend niveau. De inhoud verschilt, maar wat ze gemeen hebben: een dynamische werkomgeving, betrokken collega’s en veel ruimte om te groeien.

De functies variëren van MBO tot HBO-niveau (schaal 6 t/m 8). Afhankelijk van je kennis en ervaring stroom je in op een passend niveau. Je werkt via detachering bij de VNG onderdeel van het team daar, met de zekerheid en begeleiding van TenMonks aan je zijde.

Instapniveaus:

• Ondersteuning A (schaal 6): je biedt niet-standaard administratieve en secretariële ondersteuning en leert de organisatie van binnenuit kennen.
• Ondersteuning B (schaal 7): je beheert administraties, coördineert vergaderingen en denkt mee over procesverbeteringen.
• Ondersteuning C (schaal 8): je werkt op tactisch niveau, adviseert over administratieve inrichting en brengt samenhang aan tussen processen.

Zo kun je doorgroeien van een uitvoerende naar een meer coördinerende of adviserende rol allemaal binnen een organisatie die ontwikkeling stimuleert.

Welke werkzaamheden kun je verwachten?

• Beheren, verwerken en bewaken van administratieve informatie.
• Vergaderingen voorbereiden, plannen, notuleren en opvolgen.
• Rapportages en overzichten opstellen.
• Contact onderhouden met interne en externe stakeholders.
• Knelpunten signaleren en verbeteringen voorstellen.
• Bijeenkomsten en events organiseren.
• Adviseren over het efficiënter inrichten van administratieve processen.

Leuk detail: sommige teams bij de VNG organiseren wekelijks een kennislunch. Iedereen deelt dan iets wat hij of zij heeft geleerd van slimme Excel-tips tot handige vergadertools. Kleine initiatieven met groot effect.