Adviseur Ondernemerscontacten

Dit ga je doen

We vormen samen met 300 professionals onze organisatie
Bij ons staan de kernwaarden vertrouwen, samen en leren centraal. Werken aan een toekomstbestendig Soest doe je samen met je collega’s, bestuur, de samenleving en partners. Dit alles met vertrouwen in elkaar. Daarbij leer je van de dingen die je doet en van je omgeving.
Als gemeentelijke organisatie werken we voor een diverse samenleving. Daarom vinden we het belangrijk dat onze organisatie net zo divers is. 

Opdracht
De gemeente Soest streeft ernaar haar dienstverlening aan ondernemers in Soest continu te verbeteren. Recent is het Omgevingsprogramma Werken vastgesteld met ambitieuze doelen en acties. Voorwaarde voor het slagen van deze acties is het aanscherpen van rolneming, organisatie inrichting en procesverloop bij contacten van ondernemers met de gemeente. We willen deze contacten slimmer, effectiever en eenduidiger organiseren, zodat ondernemers weten waar ze terecht kunnen, wat ze van de gemeente mogen verwachten en dit ook in de praktijk zo ervaren.

De ondernemerscontacten lopen via meerdere teams van de gemeente, ieder met een eigen focus (bijvoorbeeld Economische Zaken, Vergunningen Toezicht Handhaving, Cultuur, Sport, Klantcontactcentrum, Realisatie, Communicatie). Dat vraagt om een goede onderlinge afstemming, een heldere taakverdeling en duidelijke processen.

Insteek van de opdracht is: hoe organiseren we de ondernemerscontacten slim en effectief binnen de gemeente Soest. Het gaat om een antwoorden op vragen als:

1. Wat is onze rolneming als gemeente? Wat is aan ons? En wat is aan ondernemers zelf?
2. Wie doet wat binnen de gemeente voor de gewenste rolneming? Wat is de taakverdeling tussen de betrokken teams? Wat doen we als gemeente zelf en wat besteden we uit? Welke samenwerkingsverbanden hebben we en wat is hun rol?
3. Hoe stemmen we zaken af met de ondernemers? Wat organiseren we binnen de samenwerkingsverbanden en wat doen we daarbuiten? Wat organiseren we generiek en wat als een individuele casus?
4. Hoe zorgen we dat het contact in de dagelijkse praktijk ook soepel loopt zoals we bedoelen? Waar kunnen ondernemers terecht binnen de gemeente? Hoe lopen deze processen? Wie heeft welke rol in dit proces (voortgangsbewaking, budgetbewaking, inhoudelijke advisering, terugkoppeling aan de ondernemer, etc.)?
5. Welke kosten zijn er met onze dienstverlening gemoeid? Wie betaalt welke kosten? Hoe zorgen we daarvoor?

Deze vragen beantwoorden we graag voor:

1. Dienstverlening voor ondernemers in het algemeen;
2. Dienstverlening in het bijzonder voor:

• Ondernemers in de retail (de winkelgebieden, markten, standplaatsen);
• Ondernemers van bedrijven en kantoren;
• Ondernemers in recreatie en toerisme;

1. Dienstverlening voor organisatoren van evenementen (deze doelgroep is breder dan ondernemers).

Om bovenstaande opdracht te realiseren, zoeken we tijdelijk een collega die helpt om in samenwerking met de betrokken collega’s en in participatie met ondernemers te komen tot 1 of meerdere heldere en gedragen voorstellen voor rolneming, inrichting en procesverloop waar het gaat om ondernemerscontacten en deze voorstellen te borgen in de besluitvorming. De opdracht is ontstaan vanuit de behoefte aan doelmatigheid, helderheid en samenhang in de manier waarop gemeente Soest met ondernemers communiceert en samenwerkt.

Belangrijke werkzaamheden zijn:

• In kaart brengen van de huidige rollen, taken, werkwijzen en processen rondom ondernemerscontacten;
• Signaleren van overlap, hiaten en verbeterkansen;
• Formuleren van voorstellen voor een samenhangende, effectieve en kosten efficiënte organisatie van ondernemerscontacten;
• Afstemmen met betrokken collega’s (Economische Zaken, Cultuur, Sport, Vergunningen Toezicht Handhaving, Realisatie, Klantcontactcentrum);
• Vertalen van de gewenste werkwijze in heldere rolneming, organisatie inrichting en procesbeschrijvingen en afspraken;
• Opstellen van één of meer conceptdocumenten die ter besluitvorming aan MT, wethouders en/of het college worden voorgelegd;
• Zorgen voor een duidelijke onderbouwing van de gekozen aanpak en aandacht voor de praktische uitvoerbaarheid in de dagelijkse praktijk.