Applicatiebeheerder LIAS / Financieel adviseur opvang ontheemden

Dit ga je doen

Werken in Voorschoten, de Parel aan de Vliet
Onze groene gemeente, gelegen in de Leidse regio, staat bekend om haar hechte gemeenschap, brede maatschappelijke betrokkenheid en sterk lokaal bestuur. We bieden onze ruim 26.000 inwoners efficiënte en persoonlijke dienstverlening met korte communicatielijnen en een mensgerichte aanpak. We zijn trots op onze organisatie en onze medewerkers die zich dagelijks inzetten voor het welzijn van onze inwoners en ondernemers.

Voorschoten, de Parel aan de Vliet, is sterk in ontwikkeling en de drijvende kracht is ons hechte team van mensen die onze gemeente en alle Voorschotenaren glans geven. Door onze compacte organisatiestructuur kunnen we de lijnen kort houden en snel mooie dingen voor elkaar krijgen. Dat vraagt zelfstandigheid en biedt tegelijk veel vrijheid.

We werken vanuit vier kernwaarden: Vertrouwen, Verantwoordelijkheid, Betrokkenheid en Plezier. Deze waarden helpen ons om goed samen te werken, zowel binnen de organisatie als met inwoners, ondernemers en andere partners. Vertrouwen vormt de basis van onze samenwerking. Verantwoordelijkheid betekent dat we de impact van ons werk serieus nemen. Betrokkenheid zorgt ervoor dat we actief bijdragen aan teamdoelen, en plezier stimuleert een positieve werkomgeving.

De organisatie is onderverdeeld in drie afdelingen: Dienstverlening, Bedrijfsvoering en Bestuur.

De afdeling Bedrijfsvoering speelt een essentiële rol in het ondersteunen en faciliteren van de interne organisatie bij de uitvoering van primaire processen en het realiseren van de organisatiedoelen. De afdeling is verantwoordelijk voor de strategische ontwikkeling van de organisatie op de korte, middellange en lange termijn. Dit omvat onder andere het optimaliseren van bedrijfsprocessen, het beheren van financiën, ICT en HR, en het bevorderen van een efficiënte en effectieve werkomgeving.
De afdeling Bedrijfsvoering richt zich op het creëren van een ondersteunende en stimulerende werkomgeving, waarin medewerkers optimaal kunnen presteren. De proactieve houding van de afdeling zorgt ervoor dat de organisatie wendbaar blijft en kan inspelen op interne en externe veranderingen.

De afdeling Bedrijfsvoering bestaat uit twee teams: Team Kernsupport en Team Werkbeleving. Juridische zaken maakt deel uit van het Team Kernsupport.

Het Team Kernsupport (Financiën, Juridische Zaken en Inkoop) biedt ondersteuning aan collega’s binnen de gemeente Voorschoten op het gebied van financiën, juridische zaken, inkoop en aanbesteding. Dit team fungeert als adviseur, levert deskundig advies en praktische oplossingen, en helpt de organisatie bij het nemen van weloverwogen beslissingen en het optimaliseren van processen. Financiën voert de financiële administratie en biedt financieel overzicht en ondersteunt de P&C-cyclus, terwijl de adviseur subsidies het subsidieproces coördineert. Juridische Zaken biedt advies en ondersteuning bij juridische vraagstukken. Inkoop en aanbesteding biedt ondersteuning bij inkoopadvies mede door Stichting Rijk, daarnaast voeren zij het contractmanagement op het gebied van ICT.

Het team Werkbeleving (HR, Facilitair en Vastgoed) richt zich op het optimaliseren van de werkbeleving van de medewerkers. Facilitaire Zaken zorgt ervoor dat je een fijne werkplek hebt. Dit omvat alles behorende bij een werkplek, ook de vergaderzalen, sociale ruimtes en de kantine, waar je elkaar kunt ontmoeten. HR houdt zich bezig met het verwerken van salarissen en het bijhouden van personeelsgegevens. Daarnaast speelt HR een grote rol in het functioneren van de organisatie en werkt aan onder andere: werving en selectie, arbeidsvoorwaarden, leren en ontwikkelen, beloning en waardering, begeleiding bij ziekte en het zorgen voor goede arbeidsomstandigheden. Vastgoed is verantwoordelijk voor het beheer & onderhoud en contractmanagement van alle gebouwen die in eigendom zijn van de gemeente. Kortom, team Werkbeleving adviseert, organiseert en voert taken uit om medewerkers en de organisatie te ondersteunen.

Opdracht/ Doel
De opdracht betreft een duo-functie. Als (functioneel) applicatiebeheerder van LIAS help je de organisatie bij het digitaal ondersteunen van de P&C cyclus en budgetbeheer. Je hebt daarbij al jarenlange ervaring met LIAS en het uitnutten van de mogelijkheden en helpt de organisatie daarin mee te nemen. Daarnaast ben je de financiele man of vrouw bij de opvang van ontheemden Oekraine en stastushouders en je bent zelfstandig verantwoordelijk voor de berekening en betaling van leefgelden, de financiele verantwoordingen aan het Rijk (SiSa), budgetbewaking, financiele advisering en sparringpartner voor de beleidsmedewerkers. 

Voor de afdeling Bedrijfsvoering van de gemeente Voorschoten zijn wij op zoek naar een ervaren functioneel applicatiebeheerder LIAS / financieel adviseur voor gemiddeld 24 uur per week.

Vanwege de behoefte aan tijdelijke specialistische ondersteuning op het gebied van functioneel applicatiebeheer en gemeentelijke financiën, zoeken wij een professional die een bijdrage levert aan zowel de ondersteuning van de planning- en controlcyclus als de financiële processen rondom de opvang van ontheemden Oekraïne en statushouders.

De opdracht betreft een combinatie van functioneel applicatiebeheer en financiële advisering. De professional ondersteunt de organisatie bij het optimaal inzetten en benutten van LIAS ter ondersteuning van de planning- en controlcyclus, budgetbeheer en financiële rapportages. Daarnaast levert de professional een belangrijke bijdrage aan de uitvoering, beheersing en verantwoording van financiële regelingen rondom de opvang van ontheemden Oekraïne en statushouders.

Werkzaamheden LIAS
Als functioneel applicatiebeheerder ondersteunt de professional de organisatie bij het beheer en optimaal gebruik van LIAS. Hierbij wordt nauw samengewerkt met collega's van Financiën, Control en andere betrokken afdelingen.

De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Ondersteunen van gebruikers bij het gebruik van LIAS;
• Adviseren over de mogelijkheden en verdere benutting van LIAS;
• Ondersteunen van de digitale inrichting van de planning- en controlcyclus;
• Signaleren van verbeter- en optimalisatiemogelijkheden binnen processen en rapportages;
• Ondersteunen bij begrotings-, bestuursrapportage- en jaarrekeningprocessen;
• Adviseren over de inrichting en toepassing van financiële processen binnen LIAS;
• Fungeren als aanspreekpunt voor functionele vraagstukken rondom LIAS.

Werkzaamheden Oekraïne-opvang en statushouders
Naast het functioneel applicatiebeheer ondersteunt de professional de organisatie bij de financiële processen rondom de opvang van ontheemden Oekraïne en statushouders.

De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Berekenen en verwerken van leefgelden;
• Bewaken van beschikbare budgetten en financiële regelingen;
• Uitvoeren en ondersteunen van financieel-administratieve werkzaamheden;
• Opstellen en aanleveren van financiële verantwoordingen;
• Ondersteunen bij de voorbereiding en totstandkoming van SiSa-verantwoordingen;
• Adviseren van beleidsmedewerkers en management over financiële vraagstukken;
• Signaleren van financiële risico's, afwijkingen en verbetermogelijkheden;
• Bijdragen aan een rechtmatige en doelmatige uitvoering van financiële regelingen.

Resultaat van de opdracht
De professional draagt gedurende de opdrachtperiode bij aan een optimaal functionerende LIAS-omgeving ter ondersteuning van de planning- en controlcyclus en zorgt voor een correcte, tijdige en rechtmatige uitvoering van de financiële werkzaamheden en verantwoordingen rondom de opvang van ontheemden Oekraïne en statushouders. Daarnaast levert de professional een bijdrage aan het verder optimaliseren van de financiële processen en de informatievoorziening binnen de organisatie.

Samenwerking
De professional werkt nauw samen met collega's van Financiën, Control, beleidsmedewerkers, management en overige betrokken interne en externe stakeholders die betrokken zijn bij de uitvoering van de financiële regelingen, de planning- en controlcyclus en de financiële verantwoordingen.

• Als functioneel applicatiebeheerder ondersteunt de professional de organisatie bij het beheer en optimaal gebruik van LIAS. Hierbij wordt nauw samengewerkt met collega's van Financiën, Control en andere betrokken afdelingen.
  De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

  Ondersteunen van gebruikers bij het gebruik van LIAS;

• Adviseren over de mogelijkheden en verdere benutting van LIAS;
• Ondersteunen van de digitale inrichting van de planning- en controlcyclus;
• Signaleren van verbeter- en optimalisatiemogelijkheden binnen processen en rapportages;
• Ondersteunen bij begrotings-, bestuursrapportage- en jaarrekeningprocessen;
• Adviseren over de inrichting en toepassing van financiële processen binnen LIAS;
• Fungeren als aanspreekpunt voor functionele vraagstukken rondom LIAS.