Bestuursecretaresse GS

Provincie Flevoland

Uitzenden
26-03-2026

€3.707 — €4.237 / maand

6 maanden

MBO

Nog 2 dagen

Dit ga je doen

Opdrachtomschrijving
Als bestuurssecretaresse van Gedeputeerde Staten heb je veelzijdig werk. Je helpt met het organiseren van in- en externe bijeenkomsten. Je regelt alles tot in de puntjes. De catering staat op tijd klaar, de ruimtes zijn gereserveerd en gasten zijn hartelijk ontvangen.

De afspraken en de benodigde informatie documenteer je in ons systeem (iBabs). Wanneer de bestuurder naar het buitenland reist, boek jij zijn reis en verblijf. En zorg je ook dat de bestuurder op afstand goed wordt ondersteund.

Je houdt agenda's nauwlettend in de gaten. Alle afspraken plan jij tijdig en zorgvuldig in. Komt er een last minute afspraak? Geen probleem, jij haakt de juiste partijen aan om ervoor te zorgen dat de afspraak doorgaat. Dit betekent ook dat jij de verbinding zoekt met externen en dat 'nee' geen antwoord is waar jij je bij neerlegt. Collega's en externen weten je te vinden; jij bent namelijk de vraagbaak voor de afdelingen.

Wanneer je opmerkt dat zaken niet efficiënt verlopen, benoem je deze en zet je de juiste lijnen uit zodat zaken weer efficiënt verlopen. Daarbij ben je gestructureerd, jij gaat voor vernieuwing en geeft dit ook aan in het team. Jij verzorgt de notulen bij sommige vergaderingen. Het is een plus wanneer jij goed bent in notuleren.

Benodigd aantal professionals
1

Duur opdracht
De opdracht wordt vervuld op de volgende dagen: maandag, dinsdag, woensdag, donderdag en vrijdag.

De opdracht wordt vervuld gedurende 26 weken. Rekening wordt gehouden met een periode voor verlof – waarin de Opdracht dus niet wordt uitgevoerd door Opdrachtnemer – van 2 weken en 2 weken voor de verlengoptie.

Dit ben jij

Bij uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking
gesteld, Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop en toebehoren. Indien
nodig stelt de opdrachtgever een token ter beschikking
Minimaal een afgeronde opleiding op MBO niveau 4

Een afgeronde opleiding op MBO- niveau 4 niveau bij voorkeur in de richting
van secretarieel/office management
Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse in een
bestuurlijke omgeving, bijvoorbeeld als ondersteuning van een College van
B&W, Gedeputeerde Staten of vergelijkbaar
Maandag, dinsdag, woensdag, vrijdag aanwezig op het provinciehuis in
Lelystad
Vijf dagen aanwezig op het provinciehuis
Goede aantoonbare communicatieve vaardigheden in woord en geschrift. Je
kunt overleggen notuleren, vermeld dit duidelijk in het cv)
Aantoonbare werkervaring met het werken in Microsoft Office, bijvoorbeeld
met ondersteunende administratieve werkzaamheden zoals agenda- en
mailbeheer (Outlook), verslaglegging en opstellen zakelijke brieven
Aantoonbare werkervaring met iBabs is een pré evenals ervaring met het
archiveringssysteem eDocs

Team TenMonks

Het proces

Dit verhaal gaat over jou

De zoektocht – waar begin je?

Elke maand ontvangen we honderden vacatures. Die publiceren we op onze website, maar we blijven niet achteroverleunen. Ons team gaat actief op zoek naar de juiste match. Misschien vind jij ons, of wij jou – hoe dan ook: we maken snel contact.

De kennismaking – een goed gesprek, geen kruisverhoor

Jij ziet een interessante opdracht of wij denken dat er een goed bij je past. We bellen om je beter te leren kennen en de opdracht door te nemen. Wat vind jij belangrijk? Wat zijn je ambities? We houden het persoonlijk én to the point. Zo verkennen we samen wat de juiste match voor je is en wat daarmee ook het beste voor de klant is.

Afspraken maken – helder en zonder kleine lettertjes

Past de opdracht bij jouw expertise? Top. We bespreken de voorwaarden, je gewenste salaris en hoe de opdracht eruitziet. Omdat het om overheidsvacatures gaat, kunnen de eisen complex zijn en het proces tijdrovend – maar daar helpen wij je soepel doorheen.

Introductie – wij regelen de papierwinkel

Je levert een bijgewerkt cv, motivatie en eventuele referenties aan. Wij stellen de introductie samen, volledig afgestemd op de wensen van de opdrachtgever. Alles wat we bespreken komt daarin terug – eerlijk, transparant en geen verrassingen.

Even geduld – maar we houden je op de hoogte

Overheidsprocessen kunnen soms traag zijn. Wij geven je vooraf een realistische tijdlijn en houden je tussendoor op de hoogte. Geen radiostilte, maar duidelijke updates.

Op gesprek – goed voorbereid op pad

Word je uitgenodigd? Mooi! We plannen samen het gesprek en bereiden het grondig voor. We geven je tips & tricks en duiken in de inhoud van de opdracht. Het doel: jouw kansen maximaliseren.

Go of No-Go – samen evalueren

Na het gesprek evalueren we hoe het ging. Wil jij door en ziet de opdrachtgever het ook zitten? Dan koppelen we je aan één van onze uitzendpartners. Zij regelen het uitzendcontract. Is het toch geen match? Dan halen we feedback op en zoeken we verder.

Aan de slag – alles geregeld, jij kunt starten

Bij een succesvolle bemiddeling leggen we alle afspraken vast in een overeenkomst. Je uitzendpartner regelt het contract, de administratie en zorgt ervoor dat je netjes en op tijd betaald wordt. Jij hoeft alleen maar te focussen op je werk (en een taart sturen mag altijd 😉).

Service – ook ná de start zijn we er voor je

Zolang je aan de opdracht werkt, blijven wij je aanspreekpunt. Ook kan je regelmatig uitnodigingen van ons verwachten voor kleine events en borrels bij ons op kantoor. Heb je vragen over je opdracht, verlenging of indexaties? Eén belletje en we helpen je verder. Is de opdracht afgerond? Dan zoeken we met plezier naar een volgende uitdaging voor je.

Iets voor jou?

Laat het ons weten!

Reageer op deze vacature via TenMonks en ons recruitment team neemt contact met je op om de match te verkennen.