Bestuurssecretaresse

Gemeente Opsterland

Uitzenden
03-11-2025
Friesland
32 uur

5 maanden

MBO

Laatste dag

Dit ga je doen

Aanleiding

De afgelopen tien jaar bleek keer op keer dat het bestuurssecretariaat bij een gemeente een pittige werkplek kan zijn. Collega’s vielen uit of bleken onvoldoende in staat om de taken en verantwoordelijkheden naar wens op te pakken. Het komende half jaar komt er, door de gemeenteraadsverkiezingen en de verwachte wisseling van wethouders, weer extra veel op ons bestuurssecretariaat af. Daar is praktische ondersteuning in nodig en daar ligt ook de focus van deze opdracht. We zoeken echter wel iemand die naast de dagelijkse ondersteuning ook een extra opdracht kan uitvoeren, namelijk om ‘boven’ het secretariaat te gaan hangen, een analyse te doen op de huidige inrichting en te adviseren over wat het bestuurssecretariaat in de toekomst nodig heeft. Met als doel om een fijne werkplek te bieden aan onze medewerkers en voor een stabiele ondersteuning van ons college te zorgen.

Coördineren en uitvoering geven aan het proces voor het toekennen van koninklijke onderscheidingen, erepredicaten en gemeentelijke onderscheidingen, inclusief locatiebeheer en logistiek.
Verzorgen van de administratieve afhandeling van het toekenningsproces, waaronder dossierbeheer, rapportage en naleving van protocollen.
Beheren en prioriteren van inkomende mails voor bestuursleden, waarbij urgente correspondentie wordt geïdentificeerd en tijdig wordt doorgegeven.
Het voorbereiden van conceptreacties op veelvoorkomende vragen of verzoeken en het afhandelen van eenvoudige verzoeken namens de bestuursleden.
Organiseren en coördineren van officiële bezoeken waaronder ontvangsten en recepties voor het onderhouden van bestuurlijke netwerken en politieke contacten op lokaal, regionaal en nationaal niveau.
Bewaken en verbeteren van de administratieve organisatie binnen het secretariaat.
Inzicht in de structuur van en kennis over de werking de gemeentelijke organisatie, inclusief de rollen en verantwoordelijkheden van de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de ambtelijke organisatie.
Kennis van het lokale netwerk van samenwerkingspartners, bedrijven en maatschappelijke organisaties.
Verzorgen van relatiegeschenken.
Gastheerschap.
Agendabeheer van het bestuur; bewaken van de voortgang van de planning.
Voorbereiden en faciliteren van vergaderingen.

Dit ben jij

Ervaring in een soortgelijke functie bij meerdere gemeentelijke
organisaties
Minimaal afgeronde MBO 4 opleiding

Ervaring in een adviserende rol
Minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie
Ervaring met het coördineren van Koninklijke onderscheidingen

Coördineren en uitvoering geven aan het proces voor het toekennen van koninklijke onderscheidingen, erepredicaten en gemeentelijke onderscheidingen, inclusief locatiebeheer en logistiek.
Verzorgen van de administratieve afhandeling van het toekenningsproces, waaronder dossierbeheer, rapportage en naleving van protocollen.
Beheren en prioriteren van inkomende mails voor bestuursleden, waarbij urgente correspondentie wordt geïdentificeerd en tijdig wordt doorgegeven.
Het voorbereiden van conceptreacties op veelvoorkomende vragen of verzoeken en het afhandelen van eenvoudige verzoeken namens de bestuursleden.
Organiseren en coördineren van officiële bezoeken waaronder ontvangsten en recepties voor het onderhouden van bestuurlijke netwerken en politieke contacten op lokaal, regionaal en nationaal niveau.
Bewaken en verbeteren van de administratieve organisatie binnen het secretariaat.
Inzicht in de structuur van en kennis over de werking de gemeentelijke organisatie, inclusief de rollen en verantwoordelijkheden van de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de ambtelijke organisatie.
Kennis van het lokale netwerk van samenwerkingspartners, bedrijven en maatschappelijke organisaties.
Verzorgen van relatiegeschenken.
Gastheerschap.
Agendabeheer van het bestuur; bewaken van de voortgang van de planning.
Voorbereiden en faciliteren van vergaderingen.

Team TenMonks

Het proces

Dit verhaal gaat over jou

De zoektocht – waar begin je?

Elke maand ontvangen we honderden vacatures. Die publiceren we op onze website, maar we blijven niet achteroverleunen. Ons team gaat actief op zoek naar de juiste match. Misschien vind jij ons, of wij jou – hoe dan ook: we maken snel contact.

De kennismaking – een goed gesprek, geen kruisverhoor

Jij ziet een interessante opdracht of wij denken dat er een goed bij je past. We bellen om je beter te leren kennen en de opdracht door te nemen. Wat vind jij belangrijk? Wat zijn je ambities? We houden het persoonlijk én to the point. Zo verkennen we samen wat de juiste match voor je is en wat daarmee ook het beste voor de klant is.

Afspraken maken – helder en zonder kleine lettertjes

Past de opdracht bij jouw expertise? Top. We bespreken de voorwaarden, je gewenste salaris en hoe de opdracht eruitziet. Omdat het om overheidsvacatures gaat, kunnen de eisen complex zijn en het proces tijdrovend – maar daar helpen wij je soepel doorheen.

Introductie – wij regelen de papierwinkel

Je levert een bijgewerkt cv, motivatie en eventuele referenties aan. Wij stellen de introductie samen, volledig afgestemd op de wensen van de opdrachtgever. Alles wat we bespreken komt daarin terug – eerlijk, transparant en geen verrassingen.

Even geduld – maar we houden je op de hoogte

Overheidsprocessen kunnen soms traag zijn. Wij geven je vooraf een realistische tijdlijn en houden je tussendoor op de hoogte. Geen radiostilte, maar duidelijke updates.

Op gesprek – goed voorbereid op pad

Word je uitgenodigd? Mooi! We plannen samen het gesprek en bereiden het grondig voor. We geven je tips & tricks en duiken in de inhoud van de opdracht. Het doel: jouw kansen maximaliseren.

Go of No-Go – samen evalueren

Na het gesprek evalueren we hoe het ging. Wil jij door en ziet de opdrachtgever het ook zitten? Dan koppelen we je aan één van onze uitzendpartners. Zij regelen het uitzendcontract. Is het toch geen match? Dan halen we feedback op en zoeken we verder.

Aan de slag – alles geregeld, jij kunt starten

Bij een succesvolle bemiddeling leggen we alle afspraken vast in een overeenkomst. Je uitzendpartner regelt het contract, de administratie en zorgt ervoor dat je netjes en op tijd betaald wordt. Jij hoeft alleen maar te focussen op je werk (en een taart sturen mag altijd 😉).

Service – ook ná de start zijn we er voor je

Zolang je aan de opdracht werkt, blijven wij je aanspreekpunt. Ook kan je regelmatig uitnodigingen van ons verwachten voor kleine events en borrels bij ons op kantoor. Heb je vragen over je opdracht, verlenging of indexaties? Eén belletje en we helpen je verder. Is de opdracht afgerond? Dan zoeken we met plezier naar een volgende uitdaging voor je.

Iets voor jou?

Laat het ons weten!

Reageer op deze vacature via TenMonks en ons recruitment team neemt contact met je op om de match te verkennen.