Contractsecretaris PTZ Noordtunnel

Dit ga je doen

Opdrachtomschrijving

Als contractsecretaris en -documentalist ben je werkzaam in het team Contractmanagement van het project PTZ-Noordtunnel en heb je interactie met de marktpartij Ballast Nedam voor de uitvoering en met de interne RWS projectorganisatie.

Je zorgt voor orde en structuur in de documentenstroom tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer. Je bent hiertoe in staat doordat je bekend bent met de GWW sector, UAV-GC contracten en realisatieprojecten. Daarnaast is het wenselijk dat je kennis en ervaring hebt met 2-fasen contracten Daarbij beoordeel je wie op de hoogte moeten worden gesteld van ingekomen documenten, controleert of de documenten aan de contractuele kwaliteitseisen voldoen, of zet dit uit ter toetsing, en bewaakt of reactietermijnen en deadlines worden gehaald. In samenwerking met het contractteam zorg je dat de afgesproken termijnen worden behaald en spreekt, indien nodig, de projectteamleden hier tijdig op aan. Daarnaast fungeer je als secretaris van de Project- en Contract overleggen. Er zal vierwekelijks een Project overleg plaatsvinden met IPM-rolhouders van Opdrachtgever (OG) en Opdrachtnemer (ON). Dat overleg notuleer je en je zorgt dat de door partijen geaccepteerd worden (notulen en actie & besluitenlijst). Daarnaast is er tweewekelijks Contractoverleg met de Contractmanagers en contractadviseurs van OG en ON. Voor die overleggen verzorg je agenda’s en verslaglegging (actie en besluitenlijst).

Binnen het project is een documentalist voor het hele project aanwezig die verantwoordelijk is voor de werking van het Document Management Systeem (Connect – SharePoint 2013 omgeving). De documentalist ondersteunt alle projectteamleden bij het gebruik van Connect. Deze taken behoren nadrukkelijk niet tot het werk van de contactsecretaris en –documentalist.

Tevens is een Adviseur Systems Engineering bij het project betrokken die verantwoordelijk is voor de inrichting en werking van GRIP (Relatics). Ook die werkzaamheden behoren niet tot het takenpakket van de gezochte functionaris.

Taken:

• Juist verwerken van gegevens/documenten in systemen van formele communicatie die door Opdrachtnemers worden aangeleverd.
• Zorgen voor juiste verspreiding van ontvangen documenten.
• Versturen en archiveren van formele communicatie door Opdrachtgever.
• Kanaliseren van formele communicatie richting Opdrachtgever, zoals formele brieven en toetsing, maar ook geaccordeerde wensen vanuit stakeholders en dergelijke.
• Contractteamleden coachen in het opslag van gegevens in de systemen.
• Bewaken van deadlines en reactietermijnen van verstuurde en ontvangen documenten in afstemming met onder andere de baseline manager en de toets coördinator.
• Opstellen agenda’s Project overleggen en Contract overleggen.
• Verslaglegging van Project overleggen en Contract overleggen.

Resultaat opdracht

Resultaat:

• Het contractmanagementteam van het project PTZ-Noordtunnel wordt hands-on en proactief ondersteunt.
• De documentenstroom tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer is gestructureerd en geordend.