Directiesecretaris

Dit ga je doen

Opdrachtomschrijving
Als directiesecretaris zorg jij namens de directie dat de besluitvormingsprocessen inhoudelijk goed, tijdig en efficiënt verlopen. Je fungeert als secretaris voor de directievergaderingen en het MT, en neemt in deze rol ook deel aan alle MT-vergaderingen. Op een prettige manier ben jij de aanjager van de besluitvorming.
Je verzorgt in dit kader de organisatie en voorbereiding van de MT-vergaderingen, de vastlegging daarvan, monitort besluiten en acties, en signaleert knelpunten en risico’s. Je fungeert als adviserend lid van het MT en als de rechterhand van de directeur Data. Je bent de steun en toeverlaat van de directie. Als spin in het web onderhoud je contact met medewerkers uit de hele directie. Daarnaast draag je als directiesecretaris bij aan de organisatieontwikkeling van de directie van het meedenken over visie, missie en strategie tot een gestructureerde aanpak van concrete vraagstukken en projecten.

Werkzaamheden
MT Dataoverleg: agenda opstellen, stukken verzamelen, notuleren, termijnagenda beheren. Publiceren van de besluiten, zorgen dat daar een structuur voor is in MS Teams.  

Obeya-master: weekstarts MT Data voorzitten en vastleggen, chasen van acties.  

Organisatie van kwartaal-events voor Directie Data: zorgdragen dat de medewerkers verbonden zijn met de doelen, weten wat de status is en zich ook verbonden voelen met elkaar. Concreet betekent dit afstemming met het MT, medewerkers, teamcoach, secretariaat en communicatie. Daarvoor moet werkgroep worden samengesteld en aangestuurd zodat alles geregeld wordt.
De Directiesecretaris geeft sturing en uitvoering aan specifieke opdrachten/projecten vanuit het MT, bijvoorbeeld:  

– Je bent verantwoordelijk voor het inrichten van MS Teams kanalen voor de hele directie Data, aansluitend bij de communicatiebehoefte van alle teams, afdelingen, community (directie-overstijgend). De uitvoering kan bij het secretariaat worden belegd, dit coördineert de Directiesecretaris;
– Je bent verantwoordelijk voor de inrichting van het MT Data Teams-kanaal, waarbij je ervoor zorgt dat de stukken en agenda’s van het MT-overleg via Teams gedeeld kunnen worden en de notulen beschikbaar zijn in een publieke pagina of map;
– Je helpt mee in de werkgroep "fijne werkplek" (huisvesting). Je kunt dit uitvoeren vanuit de rol van trekker of uitvoerder binnen de werkgroep;
– Je helpt mee met het vraagstuk hoe we de doelen beter in samenhang met de teams kunnen opstellen (tweewegverkeer), en draagt bij aan het vormgeven van het strategie- en doelenproces. Dit met als doel om de juiste prioriteiten te stellen én het commitment en eigenaarschap ten aanzien van de doelen te vergroten;
– Je helpt mee met de interne communicatie. Je kunt dit uitvoeren vanuit de rol van trekker of uitvoerder.