Directiesecretaris

Dit ga je doen

Opdrachtomschrijving
In de functie van directiesecretaris ben je verantwoordelijk voor het voorbereiden van de agenda van het directieteam-overleg (DTO) en de daarmee samenhangende stukkenstroom, actielijst en verslaglegging. Met creativiteit en energie organiseer en stuur je op een goed overleg en je bewaakt de voortgang van de afspraken. Je adviseert het DT op inhoud,
proces, bedrijfsvoering en de verbinding tussen vraagstukken en je faciliteert het effectieve overleg.
Je fungeert als sparringpartner voor de directeur en adviseert vanuit jouw kennis op zowel het bestuurlijke als ambtelijke besluitvormingsproces.
Je zoekt daarbij de verbinding met collega’s van andere directies en partners in de stad. Je draagt bij aan een soepele besturing van de directie door een goede verbinding te leggen tussen afdelingen, directiestaf en de directieadviseurs, die aan bestuurlijke documenten werken vanuit de beleidsinhoud en door het uitvoeren van projecten voor het DT.
Samen met je collega’s in de directiestaf sta je aan de lat voor samenhang in de directiebrede aanpak van de strategische prioriteiten van de directie waaronder organisatieontwikkeling, communicatie en voor een uniforme benadering van vraagstukken rondom sturing en beheersing en de jaarcyclusproducten. Je draagt bij aan het team- en samengevoel
dat nodig is om complexe, meervoudige en unieke samenwerkingsvraagstukken op een prettige manier op te pakken.
Je beheert de voortgang en coördineert het Prestatiecontract dat de directeur JZD heeft afgesloten met de stedelijk directeur en stelt het concept jaarplan van de directie op.
Je ondersteunt de directeur in de relatie met de onderdeel commissie (OC) en bent namens de directie het aanspreekpunt voor de OC, voert namens de directie vooroverleg met de OC over de agendapunten en informatie die aan de OC zijn toegezegd, en hebt daarnaast een actieve rol bij het opstellen van formele adviesaanvragen en correspondentie tussen
bestuurder(s) en OC.
Je bent aanspreekpunt voor allerlei uiteenlopende en overkoepelende vraagstukken, die aan de directeur of aan de directie zijn gericht.
In aanvulling op de meer intern-gerichte taken heb je ook een coördinerende rol in de externe gerichtheid van de directie en directeur.
Je bent onderdeel van het lobby-netwerk (G4 en G40, VNG, Rijk) op de inhoudelijke beleidsterreinen van de directie. Je zorgt voor samenhang en integrale aanpak binnen de afdelingen en met de collega’s van het cluster
en Public affairs

Werkzaamheden
Je organiseert en monitort directie overleggen, inclusief agenda, verslaglegging en acties.
• Je adviseert en ondersteunt de directeur bij strategische en bestuurlijke vraagstukken.
• Je gaat proactief de organisatie in en onderhoudt contacten met stakeholders om beleid af te stemmen op bestuur en cluster.
• Je zorgt samen met stafadviseurs voor strategische agendavorming van directeur en directieteam.
• Je organiseert bijeenkomsten over leiderschap voor het directieteam en management.
• Je coördineert externe netwerkoverleggen op ambtelijk en bestuurlijk niveau.
• Je verbetert en coördineert de interne sturingscyclus met HR en financiën.