Document Beheer project ‘Haringvlietbrug vast’

Dit ga je doen

Opdrachtomschrijving

Bij het project ‘Haringvlietbrug vast’ is behoefte aan ondersteuning bij de documentatie van deze projecten. Er is dus behoefte aan een documentalist, die de reeds aanwezige documentatie kan controleren of het voldoet aan de eisen die vanaf nu structureel de controle van de documentatie en het aansporen van medewerkers om te documenteren op zich kan nemen. Opdracht dient te Versie 2025-01 worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie. Daarnaast: het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen. Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerkers zodat deze zich bewust zijn van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot Documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.:

• Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix;  het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem.
• Het functioneel beheer van het Document Management Systeem Connect.
• Het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document managementsysteem naar behoefte van de medewerkers.
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot Documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.
• Het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.
• Het verplaatsen van documenten en /of (sub)dossiers.
• Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken).
• Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B).
• Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.  het inrichten van werkomgevingen en het inhoudelijk migreren van de documenten en het updaten/invullen van de metadata.
• Samenwerken met de PO die documentalist taken Light uitvoert. Het samen met de MPB aansturen van de PO voor de documentalist taken.

Resultaat opdracht

• Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata).
• Actuele middelen voor het Documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).

Leiding en toezicht

De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder aansturing van de opdrachtgever.