Documentalist GPO Bedrijfsvoering en projectbeheersing

Rijkswaterstaat

Uitzenden
02-03-2026
12 uur

€3.921 — €4.481 / maand

12 maanden

MBO

Laatste dag

Dit ga je doen

Opdrachtomschrijving

De opdracht omvat het uitvoeren van beheer op de archivering in het documentmanagementsysteem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens activiteiten zoals registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten en informatie. Daarnaast zorg je voor een actueel ordeningsplan, waarderen van dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen. Een belangrijke taak is het coachen van projectmedewerkers zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoeren, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

Taken

Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
Verlenen en intrekken van autorisaties tot het documentmanagementsysteem.
Maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het DMS.
Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers voor zelfstandig en adequaat uitvoeren van documentbeheer en archiefvorming.
Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
Actueel houden van alle documenten behorend bij het projectarchief.
Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
Toezien op juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders; tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie (routeren van post- en e-mailstukken).
Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. IV-B.
Inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.

Resultaat opdracht

Ingericht projectarchief volgens afspraken met opdrachtgever en kwaliteitseisen van RWS (ordening, waarderen, selecteren, toepassen van metadata).
Actuele middelen voor documentbeheer en archivering (autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).

Leiding en toezicht

De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats op basis van resultaatverplichting of onder aansturing van de opdrachtgever.

Dit ben jij

Schaal 8: Afgeronde MBO-opleiding in informatiemanagement of gelijkwaardig
Schaal 8: Aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem
(DMS) en digitaal archiveren
Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en
-dienstverlening, en gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
Schaal 8: Ervaring met het schrijven van handreikingen/werkinstructies

Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten
Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR,
Toepassingsmodel metadata)
Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie
Mate van voldoen aan de genoemde competenties

Team TenMonks

Het proces

Dit verhaal gaat over jou

De zoektocht – waar begin je?

Elke maand ontvangen we honderden vacatures. Die publiceren we op onze website, maar we blijven niet achteroverleunen. Ons team gaat actief op zoek naar de juiste match. Misschien vind jij ons, of wij jou – hoe dan ook: we maken snel contact.

De kennismaking – een goed gesprek, geen kruisverhoor

Jij ziet een interessante opdracht of wij denken dat er een goed bij je past. We bellen om je beter te leren kennen en de opdracht door te nemen. Wat vind jij belangrijk? Wat zijn je ambities? We houden het persoonlijk én to the point. Zo verkennen we samen wat de juiste match voor je is en wat daarmee ook het beste voor de klant is.

Afspraken maken – helder en zonder kleine lettertjes

Past de opdracht bij jouw expertise? Top. We bespreken de voorwaarden, je gewenste salaris en hoe de opdracht eruitziet. Omdat het om overheidsvacatures gaat, kunnen de eisen complex zijn en het proces tijdrovend – maar daar helpen wij je soepel doorheen.

Introductie – wij regelen de papierwinkel

Je levert een bijgewerkt cv, motivatie en eventuele referenties aan. Wij stellen de introductie samen, volledig afgestemd op de wensen van de opdrachtgever. Alles wat we bespreken komt daarin terug – eerlijk, transparant en geen verrassingen.

Even geduld – maar we houden je op de hoogte

Overheidsprocessen kunnen soms traag zijn. Wij geven je vooraf een realistische tijdlijn en houden je tussendoor op de hoogte. Geen radiostilte, maar duidelijke updates.

Op gesprek – goed voorbereid op pad

Word je uitgenodigd? Mooi! We plannen samen het gesprek en bereiden het grondig voor. We geven je tips & tricks en duiken in de inhoud van de opdracht. Het doel: jouw kansen maximaliseren.

Go of No-Go – samen evalueren

Na het gesprek evalueren we hoe het ging. Wil jij door en ziet de opdrachtgever het ook zitten? Dan koppelen we je aan één van onze uitzendpartners. Zij regelen het uitzendcontract. Is het toch geen match? Dan halen we feedback op en zoeken we verder.

Aan de slag – alles geregeld, jij kunt starten

Bij een succesvolle bemiddeling leggen we alle afspraken vast in een overeenkomst. Je uitzendpartner regelt het contract, de administratie en zorgt ervoor dat je netjes en op tijd betaald wordt. Jij hoeft alleen maar te focussen op je werk (en een taart sturen mag altijd 😉).

Service – ook ná de start zijn we er voor je

Zolang je aan de opdracht werkt, blijven wij je aanspreekpunt. Ook kan je regelmatig uitnodigingen van ons verwachten voor kleine events en borrels bij ons op kantoor. Heb je vragen over je opdracht, verlenging of indexaties? Eén belletje en we helpen je verder. Is de opdracht afgerond? Dan zoeken we met plezier naar een volgende uitdaging voor je.

Iets voor jou?

Laat het ons weten!

Reageer op deze vacature via TenMonks en ons recruitment team neemt contact met je op om de match te verkennen.