Documentalist -Haringvlietbrug

Dit ga je doen

Voor Rijkswaterstaat in Utrecht zijn wij op zoek naar een Documentalist;

LET OP: lees onderstaande punten zorgvuldig door voordat een kandidaat wordt aangeboden:
• Deze opdracht is niet geschikt voor ZZP; Optie tot verlenging: 3×12 maanden (t/m 28‐02‐2030)
• Bij voldoende aanbod zullen wij de rol eerder sluiten dan de aangegeven deadline in de portal. Biedt dus zsm een geschikte kandidaat aan;
• Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op eisen en wensen. Voldoet een kandidaat niet aan een eis, dan komt hij/zij niet in aanmerking voor de opdracht. In het CV dienen zowel de eisen als de wensen, inclusief de mate waarin hieraan wordt voldaan, expliciet te worden vermeld;
• Fee only constructie wordt niet geaccepteerd vanuit RWS;
• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen;
• Vul alle gegevens van de kandidaat correct in. Bij het voorstellen van een kandidaat dient het CV in PDF-formaat te worden aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam. Daarnaast dient bij 'woonplaats' de actuele woonplaats van de kandidaat te worden ingevuld. Deze gegevens worden door de klant ontvangen bij de aanbieding;
• AVG: geen foto’s of persoonsgegevens, geen leveranciersgegevens; alleen bedrijfsnaam en logo toegestaan;
• Vermeld het e-mailadres van de kandidaat in de motivatie. Dit is noodzakelijk om de kandidaat bij de klant aan te kunnen bieden; zonder e-mailadres kunnen wij de aanbieding niet verwerken

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Opdrachtomschrijving
Bij het project ‘Haringvlietbrug vast’ is behoefte aan ondersteuning bij de documentatie van deze projecten. Er is dus behoefte aan een documentalist, die de reeds aanwezige documentatie kan controleren of het voldoet aan de eisen die vanaf nu structureel de controle van de documentatie en het aansporen van medewerkers om te documenteren op zich kan nemen.

Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie.
Daarnaast: het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen.
Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerkers zodat deze zich bewust zijn van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot Documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.:
het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix;
het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem;
het functioneel beheer van het Document Management Systeem Connect
het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document managementsysteem naar behoefte van de medewerkers;
instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot Documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.
het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;
het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.
het verplaatsen van documenten en /of (sub)dossiers;
toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken).
het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B);
het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.
het inrichten van werkomgevingen en het inhoudelijk migreren van de documenten en het updaten/invullen van de metadata.
Samenwerken met de PO die documentalist taken Light uitvoert. Het samen met de MPB aansturen van de PO voor de documentalist taken.

Resultaat opdracht
1. Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata);
2. Actuele middelen voor het Documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur);

Leiding en toezicht
De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder aansturing van de opdrachtgever.

Meest essentiële competenties:
Analyseren/ analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen)
Dienstverlenende en klantgerichte instelling
Kennisdeling en samenwerkingsgericht
Hands-om mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen)
Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:
Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
Nauwkeurigheid
Omgevingsbewustzijn (Je weet wat er binnen de organisatie speelt)
Proactieve instelling
Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werken indelen en je deadlines zonder stress halen)
Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit toe op je werk)
Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig hebt)

Eisen
1. Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde mbo-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
2. Meer dan 3 jaar aantoonbare werkervaring met werken met het Document Management Systeem( Connect )en het vakgebied van digitaal archiveren.
3. Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
4 Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.

Wensen
1. Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
2. Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
3. Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie. (bij RWS:Connect)
4. De mate van het voldoen aan de genoemde competenties