Documentalist WNZ B Bruggen

Dit ga je doen

Opdrachtomschrijving

Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie. Daarnaast: het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen.

Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.:

> het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix;

> het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem;

> het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het documentmanagement systeem naar behoefte van de medewerkers;

> Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking totdocumentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.

> het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnende ordeningsstructuur;

> het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.

> het verplaatsen van documenten en /of (sub)dossiers;

>Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conformkaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routerenvan post- en e-mailstukken).

> het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdelingInformatievoorziening en beheer (IV-B);

> het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm vanfunctionele wensen conform het proces van LFB.

> het opstellen en onderhouden van werkinstructies en afspraken mbt documentenbeheer

Standplaats

Rotterdam

Programma’s, Projecten en Onderhoud (PPO)

PPO is een organisatie die programma’s en projecten realiseert, en daarbij intensief samenwerkt met anderen en zijn resultaten elke dag verbetert. Het publiek, de politiek en onze interne en externe partners merken dat en waarderen ons als effectieve en efficiënte projectmanager, intern opdrachtnemer en extern opdrachtgever met hoogwaardige kennis en ervaring. PPO voert de productieopgave van RWS uit in opdracht van de regio’s. PPO werkt nauw samen met het organisatieonderdeel Grote projecten en onderhoud (GPO). Beiden zijn verantwoordelijk voor het realiseren van de productie binnen het aanleg- en onderhoudsproces.

De afdeling – Inkoop- en contractmanagement

Je bent onderdeel van de directie Inkoop- en contractmanagement.

Bijzonderheden

Je bent onderdeel van het PPO cluster WNZ B Bruggen. Het cluster B Bruggen renoveert de Spijkenissebrug, Brug over de Noord en Verkeersbrug Dordrecht. Voor de Spijkenisserbrug en Brug over de Noord bevindt het cluster zich in realisatiefase. De Verkeersbrug Dordrecht zit in de voorbereidingsfase van het realisatiefase. Je werkzaamheden vinden in Rotterdam plaats. Hierbij geldt de indicatie dat 50% van de inzet op kantoor plaatsvindt.

Formele voorwaarden ten aanzien van aanbieding in het DAS

Toelichting bijlagen (CV / eisen & wensen)

Bijlage 1:

In bijlage 1 staan de standaard voorwaarden en eisen (toetsingscriteria) ten aanzien van dezeofferteaanvraag omschreven. Deze toetsingscriteria gelden voor iedere offerteaanvraag die via hetDAS gedaan wordt. Indien de inschrijving niet of niet geheel voldoet aan de toetsingscriteria in deofferteaanvraag, dan wordt de inschrijving in beginsel afgewezen, terzijde gelegd en niet meer bijde verdere beoordeling betrokken. Voor een nadere toelichting verwijzen wij u naar Bijlage 1, punt

B waarin de voorwaarden waaraan het cv en aanbieding dienen te voldoen, staan omschreven.

Bijlage 2:

In bijlage 2 staan de voor deze opdracht specifiek inhoudelijk gevraagde criteria; deze zijn onder te verdelen in eisen en wensen. De gevraagde eisen zijn knock-out, waarbij het niet voldoen aan één (onderdeel van een) eis afdoende is om de inschrijving ter zijde te leggen. De inschrijving wordt dan afgewezen. De wensen zijn criteria waarbij aangegeven wordt of en in welke mate een kandidaat voldoet aan hetgeen wordt uitgevraagd. In tegenstelling tot de eisen, is het niet voldoen aan een wens geen grond om de inschrijving terzijde te leggen. Het kan echter wel leiden tot puntenaftrek.

Vul uw antwoord ten aanzien van de gevraagde criteria (eisen en wensen) in op het aanbiedingsformat (bijlage 2) en voeg dit bij het cv. Gebruik voor de beantwoording van alle criteria tezamen maximaal 7 A4. Voor het cv geldt tevens een maximum van 7 A4

Inschrijvingen dienen vergezeld te gaan van een cv en een ingevulde bijlage 2 waarmee de kandidaat aantoont te voldoen aan de in deze aanvraag gestelde criteria (eisen en wensen).

Beoordelingswijze

De opdracht wordt gegund aan de inschrijver die op basis van de criteria de aanbieding heeft gedaan met de meest gunstige prijs-kwaliteitsverhouding. De prijs-kwaliteitsverhouding wordt bepaald door de prijsscore op te tellen bij de kwaliteitsscore. De maximumscore voor prijs en kwaliteit tezamen is altijd 100 punten, de verhouding tussen de prijs-kwaliteitscore kan per aanvraag verschillen. Hieronder een korte toelichting op de totstandkoming van deze twee type scores:

– Prijsscore: (laagste tarief/ aangeboden tarief) * maximale prijsscore

-Kwaliteitsscore: Per wens kent de aanbieder de voorgestelde kandidaat een score toe. In bijlage 2 dient de kandidaat de score eenduidig aan te tonen. Wordt een wens niet beschreven, beantwoord noch onderbouwd, dan leidt dit tot een nul score op deze specifieke wens. Wordt een wens met bijbehorende aspecten niet eenduidig beschreven, kan dit leiden tot puntenaftrek van deze specifieke wens.

Het aanbieden van kandidaten kan uitsluitend via de applicatie Nétive JOB voor de gestelde deadline. Aanbiedingen die de UBR|Inhuurdesk via een andere weg of op een ander tijdstip bereiken, zullen niet in behandeling worden genomen. Opdrachtnemers zijn zelf verantwoordelijk voor hun account in de applicatie en het tijdig/correct voorstellen van kandidaten. Bij vragen over de applicatie Netive Job is de helpdesk bereikbaar via 070-7000590 of jobsupport@rijksoverheid.nl.

Resultaat opdracht

1. Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata);

2. Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur);

Leiding en toezicht

De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats op basis van resultaatverplichting / De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder aansturing van de opdrachtgever. Of: De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder regievoering van de MPBer