Executive Assistant

Dit ga je doen

Maak het verschil als Executive Assistant bij het Havenbedrijf Rotterdam!
Ben jij een organisatorisch talent dat energie krijgt van regelen, plannen en vooruitdenken? Houd je ervan om in een dynamische omgeving te werken met passie om continue te verbeteren, dan pas jij perfect bij onze afdeling Port Development. Voor onze Executive Manager Port Development zijn wij op zoek naar een ervaren, representatieve Assistant met een positieve en proactieve mindset.

Beschrijving afdeling

Port Development ontwikkelt de haven van vandaag en morgen op een dusdanige manier dat het Rotterdamse haven-en-industriecomplex efficiënt, veilig, flexibel en toekomstvast blijft.  Zij doen dit door passend binnen de omgeving nieuwe infrastructuur en vastgoed te bouwen, bedrijven te vestigen in de haven en de beschikbare ruimte in de haven zo optimaal mogelijk te benutten. Zij doen dit samen met klanten en stakeholders, waardoor er gemiddeld altijd zo’n 300 projecten actief zijn.

Als Executive Assistant maak je deel uit van het team dat direct aangestuurd wordt door de Executive Manager Port Development en ben je tevens betrokken bij de andere management Assistants die de andere managers in de afdeling ondersteunen. Er heerst een informele sfeer en hechten waarde aan samenwerking en betrokkenheid.

Als Executive Assistant ben jij de drijvende kracht achter de Executive Manager en zijn afdeling. Je beheert de agenda en mailbox van de Executive Manager, waardoor deze in goede verbinding is met de medewerkers en stakeholders in de haven en zijn werk zo effectief mogelijk kan doen. Ook zorg je voor een geoliede agendaplanning waardoor deadlines en doelstellingen op tijd worden behaald, en de Executive Manager zich kan focussen op de onderwerpen die aandacht nodig hebben. In die rol ben je een verbindende schakel met de mensen binnen het bedrijf en in de haven. Je krijgt je werkzaamheden voor elkaar met "een glimlach op het gezicht"

Je hebt een afwisselend takenpakket waarbij je veel schakelt tussen verschillende werkzaamheden en continue de juiste prioriteiten weet te stellen. Je maakt uitdagende afspraken met internen en externen, je reserveert vergaderruimten en verzorgt de aanmeldingen van bezoekers. Je beheert de mailbox en handelt correspondentie af. Je helpt bij de voorbereiding van vergaderingen en zorgt dat voorbereidende stukken op tijd beschikbaar zijn. Je plant reizen en bijeenkomsten. Daarnaast ben je ook verantwoordelijk voor verschillende financieel-administratieve werkzaamheden en coördineer je het overleg met de andere management assistentes binnen de afdeling.

Competenties:

• Teamplayer;
• Initiatiefrijke en pragmatische houding.
• Klantgericht
• Proactieve houding;
• Kwaliteits- en organisatiebewust;
• Sociaal en communicatief vaardig;