Facilitair Proces coördinator

Dit ga je doen

Hogeschool Leiden

Hogeschool Leiden is een multisectoriële hogeschool in het hart van de Randstad. De hogeschool heeft ongeveer 12.500 studenten en 1.480 medewerkers. Het onderwijs wordt verzorgd binnen vijf faculteiten met een eigen identiteit, die samenhangt met het karakter van de opleidingen en de verschillende beroepen en werkvelden waarvoor de studenten worden opgeleid.

Onze maatschappelijke opdracht is goed beroepsonderwijs te verzorgen en gekwalificeerde professionals op te leiden die beschikken over een kritische houding en in staat zijn te functioneren in een veranderende beroepspraktijk. Naast kwalificatie voor de beroepspraktijk maken persoonsvorming, socialisatie, internationalisering en het ontwikkelen van maatschappelijke verantwoordelijkheid deel uit van onze opleidingen. Het leren van de student staat daarbij altijd centraal.

Dit alles komt samen op een toegankelijke en levendige campus waar ontmoeten en samen leren centraal staan en waar vijf beloftes de leidraad vormen voor ons handelen:

1. We kennen de student, de student kent ons.

2. We dagen al onze studenten uit actief te studeren en zich te ontwikkelen.

3. We zijn een waardevolle partner in de vernieuwing van de beroepspraktijk.

4. We leren met en van elkaar: iedereen doet ertoe en draagt bij.

5. We zijn een aantrekkelijke werkgever en zijn gericht op gezamenlijk resultaat.

We benaderen deze beloftes vanuit onze drie kernwaarden: betrokken, bevlogen en betekenisvol.

Facilitair Bedrijf & Huisvesting

Het Facilitair Bedrijf & Huisvesting van HL is gepositioneerd als ondersteunende dienst, die aansluit bij het primaire proces. De deelgebieden van het Facilitair Bedrijf zijn: Huisvesting, Inkoop, Schoonmaak, Catering, Evenementen, Technische Zaken, Beveiliging, Conciërge, Receptie, Repro, BHV, Veiligheid, Duurzaamheid & Milieu en de Servicedesk.

De Servicedesk is voor medewerkers, docenten en (toekomstige) studenten de centrale plek voor al hun vragen, verzoeken, bestellingen, klachten en storingsmeldingen die betrekking hebben op de producten en diensten van het Facilitair Bedrijf en eerste lijns vragen op het ICT gebied.

Ook zijn de collega's van de Servicedesk beschikbaar voor eerstelijns vragen omtrent studentinformatie, studentinschrijving, studenten voortgang administratie en internationalisering. De uitgifte, het beheer en het onderhoud van audiovisuele middelen is eveneens in handen van de Servicedesk.

De Servicedesk is op werkdagen geopend van 8 tot 19 uur en bereikbaar via de volgende kanalen: telefoon, balie, digitale Servicedesk, e-mail, whatsapp.

Doelstelling

Binnenkort start Hogeschool Leiden de implementatie van een Service Management Tool (Facilitair en ICT). Om een soepele overgang te waarborgen, wil het Facilitair Bedrijf & Huisvesting (FB&H) de huidige workflows zorgvuldig in kaart brengen. Dit proces is essentieel voor het effectief en efficiënt inrichten van de workflows. Deze functie is geen bestaande functie binnen HL en tijdelijk van aard en passend bij de implementatie van de Service Management Tool.

Door de bestaande processen te analyseren en te optimaliseren, kan de dienstverlening niet alleen gestroomlijnder, maar ook gebruiksvriendelijker worden, wat de algehele prestaties van de dienst FB&H ten goede zal komen..

De opdracht

De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de volgende activiteiten:

1.     PVA opstellen

2.     Werkpakket en standaardisatie

·       Ontwikkelen van een werkpakket (toolkit) met gestandaardiseerde sjablonen om de processen en/of workflows om de werkzaamheden binnen FB&H gestructureerd in kaart te brengen. Dit in samenwerking met de Hogeschool Leiden.

·       Opstellen van een uniforme werkwijze/ handleiding waarmee processen en/of workflows gestructureerd beschreven en vastgelegd kunnen worden.

·       Het geven van een workshop| werkinstructie aan de coördinatoren zodat zij op een juiste wijze de benodigde gegevens aanleveren zodat de processen en/of workflows uitgewerkt kunnen worden.

·       Het geven van een kennissessie aan interne medewerkers over het gebruik van dit werkpakket, zodat zij zelfstandig processen kunnen vastleggen in de toekomst.

3.     Inventarisatie en uitwerking|documentatie

·       Per workflow: inventariseren, uitwerken en beschrijven van het proces en/of workflow binnen het aandachtsgebied, op basis van de bestaande producten- en dienstengids.

·       De volgende aandachtsgebieden en hun werkprocessen worden meegenomen:

o  Catering

o  Schoonmaak

o  Conciërges

o  Evenementenorganisatie

o  Huisvesting

o  Beveiliging

o  Receptie

o  Servicedesk

o  Technisch beheer

o  Audio Visuele middelen

o  ICT – eerste lijns meldingen

o  BHV organisatie

o  HRM in- en uitdienst

·       Identificeren van knelpunten en verbeterkansen binnen de huidige processen.

4.     Workflow-analyse

·       Per workflow onder andere de volgende aspecten in kaart brengen:

o  Eigenaar – Wie is verantwoordelijk voor het proces? Wie beheert en onderhoudt de workflow?

o  Werkinstructies – Hoe wordt het proces uitgevoerd? Wat zijn de concrete stappen en handelingen?

o  Kennisitems – Zijn er kennisitems opgesteld, voor wie? Gebruiker of behandelaar?

o  Benodigde applicaties – Welke systemen en tools worden gebruikt om de workflow te ondersteunen?

o  Gebruikers en stakeholders – Welke teams of medewerkers maken gebruik van deze workflow? Wie zijn de belangrijkste belanghebbenden?

o  Frequente knelpunten en verbeterkansen – Waar lopen medewerkers tegenaan? Zijn er terugkerende problemen die opgelost kunnen worden?

5.     Advisering huidige data

·       Per proces en/of workflow adviseren/beoordelen of de huidige data overgezet moet worden naar de nieuwe inrichting. Dit omvat bijvoorbeeld het bepalen of lopende meldingen die nog niet zijn afgehandeld overzetten om de continuïteit van de processen te waarborgen.

6.     Advies en implementatiebegeleiding

·       Adviseren over de implementatie van de processen en/of workflows.

7.     Overdrachtsdocumentatie

·       Opstellen van een overdrachtsdocument.

Verwachte resultaten en opleverdocumenten;

·       Plan van aanpak incl. planning en verwachte tijdsbesteding.

·       Een werkpakket| toolkit met standaard sjablonen en methodieken voor procesbeschrijvingen.

·       Volledige documentatie van alle FB&H-workflows inclusief knelpunten en verbetermogelijkheden.

·       Een overzichtelijk rapport per aandachtsgebied met aanbevelingen voor de overgang naar de vernieuwde inrichting.

·       Een overdrachtsdocument voor FB&H, zodat zij zelfstandig verder kunnen werken na afronding van de opdracht.

De complexe en dynamische omgeving van de onderwijsinstelling vraagt van u als ervaringsdeskundige gedegen kennis en ervaring op gebied van procesmanagement binnen het facilitair werkveld.