Financieel Adviseur EU-subsidies

Dit ga je doen

Werken aan Utrecht
Als vierde stad van Nederland groeit Utrecht gestaag door naar 400.000 inwoners. De Utrechtse bevolking is zeer divers. Veel studenten, nieuwe gezinnen die zich in Leidsche Rijn vestigen en Utrechters die al vele generaties in de stad wonen. Utrecht wil een stad zijn waar we samen met burgers en partners in de stad werken aan oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken en werken aan een Inclusieve Stad en Gezonde verstedelijking van Utrecht. Waar innovatie leidt tot beter werk, betere dienstverlening en we zo van toenemende meerwaarde kunnen zijn voor de stad.

De huidige vacature ontstaat met het vertrek van de huidige ‘controller EU programma’s en subsidies’. De gemeente Utrecht heeft de afgelopen jaren veel geïnvesteerd in het opbouwen van expertise op het gebied van Europese gefinancierde projecten ten behoeve van innovatieve projecten in de stad. Hieruit zijn tal van EU gefinancierde projecten voortgekomen die ook financieel gemanaged moeten worden. Daarnaast zijn tal van projecten in ontwikkeling. Wij zoeken een tijdelijke collega die het financiële deel van deze projecten voor zijn of haar rekening wil nemen.

Korte beschrijving speelveld
De afdeling Grondzaken, Investeren en Exploiteren (GI&E) is op zoek naar versterking voor de rol van financieel controller bij het team Externe Subsidies en Fondsen & Innovatie. Wegens vertrek van de huidige medewerker zoeken wij op tijdelijke basis een financieel adviseur die bij voorkeur per 15-12-2025 voor circa 16 – 20 uur per week beschikbaar is.

De functie maakt onderdeel uit van het EU Subsidie en Innovatie Team, dat een gemeentebrede opdracht heeft in het ontwikkelen van Europese innovatie projecten voor de Utrechtse opgaven inclusief het creëren van internationaal podium, het ontwikkelen van netwerken, de noodzakelijke internationale lobby en beleidsbeïnvloeding; en EU subsidiewerving en subsidiemanagement.

Opdrachtbeschrijving:
Je bent financieel manager van projecten waarvoor de gemeente Utrecht een bijdrage heeft ontvangen uit het Asiel,Migratie en Integratie Fonds. De gemeente Utrecht voert twee eerder toegekende AMIF-projecten uit (Vesta en U-match), en het ESF&I team is verantwoordelijk voor een goede uitvoering.
• Het eerste aanspreekpunt voor financial management van het project
• Het inrichten van projectadministratie in SAP
• Het voeren van de financiële toetsing op partners claims
• Coördineert en bewaakt het verantwoordingproces van het project
• Het zorgdragen dat partners zich aan Europese en Nationale regelgeving, aan de UIA vereisten voldoen
• Onderhoudt, samen met de projectcoördinator contant met het AMIF-secretariaat met betrekking tot de bewaking van een goede samenwerking, rapportages en verantwoording financial management
• Het beheren van projectbudget en uitgaven
• Het opstellen van halfjaarlijkse financieel rapportage ten behoeve van de check en balances voor alle partners
• Het voorbereiden van de jaarlijkse rapportages en verantwoordingsdocumenten voor de AMIF-projecten
In overleg wordt bezien of je ook bij andere projecten een rol gaat spelen.

Jij hebt:
• Een afgeronde relevante HBO/academische opleiding
• Kennis en ervaring met financiële audit en de bijbehorende processen/componenten.
• Ervaring met projectplanning.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden zowel gesproken als geschreven, bij voorkeur ook in het Engels.
• Uitstekende adviesvaardigheden, gevraagd en ongevraagd, richting de programmamanagers, projectpartners, en projectmedewerkers:
• Professionele kennis van werken in Excel
• Professionele kennis van SAP -> boekingsgang in financiële- en projectadministratie
• Ervaring met het onderhouden van een internationaal netwerk van project partners.

Verder beschik je over de volgende competenties/vaardigheden:
• Gericht op samenwerking, verbinding, enthousiasmeren en communicatief sterk
• Accuraat en proactief
• Kan goed onderscheid maken tussen hoofd- en bijzaak
• In staat is om onder druk te werken met deadlines

Resultaat van de opdracht:
De opdrachtnemer levert volledig, juist en tijdig financieel beheer voor de AMIF-projecten Vesta en U-match, inclusief een ingerichte en controleerbare projectadministratie in SAP, toetsing van partnerclaims, halfjaarlijkse financiële rapportages en jaarlijkse verantwoordingsdocumenten. Hij/zij bewaakt budgetten en uitgaven, signaleert risico’s, zorgt voor naleving van Europese en nationale regelgeving en onderhoudt afstemming met projectcoördinator, partners en het AMIF-secretariaat. Het werk wordt zorgvuldig vastgelegd en overdraagbaar opgeleverd bij afronding van de opdracht.