Functionaris Gegevensbescherming (FG)

Dit ga je doen

Team

• SamenTwente opereert in een complexe governance structuur met gedelegeerde verantwoordelijkheden via een Gemeenschappelijke Regeling. SamenTwente is actief op het gebied van publieke gezondheid, jeugdhulp en crisisinterventie en verwerkt daarbij op grote schaal bijzondere persoonsgegevens van inwoners. 

•  
• Kennispunt Twente verzamelt en analyseert persoonsgegevens voor beleidsontwikkeling, onderzoek en monitoring binnen het sociaal domein, domein van economie & leefomgeving. Ook beheert Kennispunt Twente diverse inwonerpanels waarbij inwoners geregeld om hun mening worden gevraagd. Kennispunt Twente wordt bestuurd door de gemeenten Enschede, Almelo, Hengelo en SamenTwente. Activiteiten om de bedrijfsvoering van Kennispunt Twente te ondersteunen worden middels een DVO afgenomen bij SamenTwente. Kennispunt Twente wordt als gastorganisatie aangemerkt in de GR SamenTwente.
•  
• SamenTwente heeft net als de gemeenten een eigen Functionaris Gegevensbescherming (FG) maar dient via de DVO ook een onafhankelijke FG voor Kennispunt te faciliteren. Deze FG zal zich in grote lijnen conformeren aan het beleid van SamenTwente.
• Dit maakt dat de inzet van een FG ondersteund door een privacy-team in deze omvang (2 – 4 uur per week) gerechtvaardigd is. Vanuit Kennispunt Twente is er behoefte aan een FG die toezicht houdt op de naleving van de privacywetgeving en actief bijdraagt aan de verdere ontwikkeling van privacy-processen en –compliance. Samenwerking met de verschillende FG’s bij de opdrachtgevers is dan ook van belang, met SamenTwente in het bijzonder.

Opdracht

• Complexiteit van de verwerking en type gegevens
• Er worden bijzondere persoonsgegevens verwerkt, zoals gezondheidsgegevens, die extra waarborgen vereisen.
• Toezicht op AI-systemen wordt relevant voor de FG met de komst van de AI Act.
• Er zijn veel verschillende verwerkingen en de (proces)documentatie van de organisatie is nog onvolwassen, wat de invulling en het toezicht extra belastend maakt.
• Juridische complexiteit speelt een rol, met name binnen het gezondheidsrecht, waar ook sectorale regelgeving van toepassing is. Dit vergt regelmatig extra tijd en aandacht van de FG.
• Rollen en verantwoordelijkheden van de FG
• De FG heeft een actieve rol in meerdere fases van het privacy-proces, waaronder:
• Voorfase DPIA: meedenken over scope, aanpak en betrokkenen.
• Eindfase DPIA: adviseren, oordelen documenteren en becommentariëren.
• Advisering van de PO’s tijdens het DPIA-proces.
• Structurele betrokkenheid bij datalekken, het risicoregister, verwerkingsregister en AI-register.
• Opstellen en aanleveren van periodieke rapportages.
• Aantal DPIA’s en toezichttaken
• Jaarlijks meerdere DPIA’s voorzien, grotendeels onder verantwoordelijkheid van verwerkingsverantwoordelijke (opdrachtgever).
• Bij elke DPIA is advies en betrokkenheid van de FG gewenst.
• Bij het (in ontwikkeling zijnde) Twentepanel is Kennispunt Twente zelf verwerkingsverantwoordelijk. Hier is een actieve rol van de FG gewenst bij DPIA.
• Per DPIA wordt een tijdsinvestering van gemiddeld 2 uur ingeschat, ook hier wederom afhankelijk van de volwassenheid van processen en beschikbare informatie.
• Naarmate processen verbeteren, zal ook de tijdsinvestering per DPIA vermoedelijk dalen voor de FG.