Functioneel/ Technisch Specialist Zaaksysteem

Dit ga je doen

Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt en de gemeente Vlaardingen mag géén arbeidsrelatie of dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de gemeente Vlaardingen. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). Gemeente Vlaardingen merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een zzp’er is, ongeacht of dit een eenmanszaak of een bv is.

Werken voor Vlaardingen
Bij de gemeente Vlaardingen staan de ramen en deuren open. Samen met inwoners, ondernemers en organisaties in onze stad werken we aan de ontwikkeling van Vlaardingen. Onze werkomgeving verandert en onze organisatie verandert mee. Dat doen we professioneel, vanuit gelijkwaardigheid en met lef.

We zijn op zoek naar talenten om dit samen met ons verder vorm te geven. Eigen initiatief waarderen we, en we zien je het liefst zo veel mogelijk samen met Vlaardingers actief voor onze stad. We zijn allemaal verschillend, en daardoor vullen we elkaar aan. Samen werken we aan beloofde resultaten, met ruimte om te leren, én een gevoel van trots.

Opdracht
De gemeente Vlaardingen is op zoek naar een ervaren Functioneel/ Technisch Specialist Zaaksysteem die tijdelijk het team functioneel beheer komt versterken bij het beheren, optimaliseren en doorontwikkelen van het zaaksysteem. De specialist wordt ingezet binnen een team van twee ervaren functioneel beheerders en ondersteunt bij het oppakken en oplossen van meldingen en wijzigingsverzoeken vanuit de gebruikersorganisatie.

De werkzaamheden zijn divers en raken zowel de functionele als technische kant van het zaaksysteem. Daarbij gaat het onder meer om het aanpassen van autorisaties en rechten, het corrigeren en optimaliseren van zaaktypen en zaakprocessen, het geven van korte instructies en uitleg aan gebruikers en het analyseren van processen om bestaande inrichting te verbeteren of nieuwe zaaktypen efficiënt en compliant in te richten.

Van de professional wordt verwacht dat deze beschikt over aantoonbare ervaring met Zaaksysteem.nl van XXLLNC of een vergelijkbaar zaaksysteem en de gemeentelijke context van zaakgericht werken goed begrijpt. De specialist is in staat om processen te vertalen naar een stabiele, toekomstbestendige en gebruiksvriendelijke inrichting van het zaaksysteem, met oog voor relevante wet- en regelgeving zoals AVG, Archiefwet en Woo.

De opdracht richt zich op de volgende resultaatgebieden.

Inrichting en configuratie
Het inrichten en optimaliseren van zaaktypen, workflows en statussen, het configureren van formulieren, sjablonen en beslisregels en het inrichten van rollen en autorisaties binnen het zaaksysteem.

Testen en acceptatie
Het opstellen en uitvoeren van testscenario’s, zowel functioneel als in de keten, het begeleiden van gebruikersacceptatietesten en het signaleren en oplossen van bevindingen bij wijzigingen en releases.

Beheer en doorontwikkeling
Het functioneel beheren van het zaaksysteem, het analyseren van gebruikersvragen en incidenten, het doorvoeren van wijzigingen en optimalisaties en het adviseren over verbeteringen in processen en inrichting.

Ketenintegraties en data
Het ondersteunen bij en beheren van koppelingen met relevante voorzieningen en systemen, zoals bijvoorbeeld BRP, BAG, DSO, DigiD, eHerkenning en documentmanagementsystemen, en het bewaken van datakwaliteit en consistentie.

Governance en compliance
Het werken conform relevante wet- en regelgeving, bijdragen aan BIO- en ENSIA-compliance en het zorgvuldig documenteren van inrichting, processen en wijzigingen.