HR Procesoptimalisatie & AFAS Specialist

Dit ga je doen

Wie zijn wij
Gemeente Maassluis, een stad met ruim 37.000 inwoners waar geschiedenis en scheepvaart samenkomen met nieuwe ideeën. Je komt terecht in een organisatie vol met trotse mensen, een plek waar we samen het verschil maken. Met bijna 300 medewerkers werken wij onder het motto: “Samen zijn wij Maassluis: Investeren in een duurzame toekomst”.

Voor het cluster Bedrijfsvoering, team HR, wordt tijdelijk externe expertise gezocht voor een afgebakende opdracht op het gebied van HR-procesoptimalisatie en AFAS. 

Doel van de opdracht:
Het realiseren van
– Structurele reductie en beheersing van de HR-werkvoorraad;  
– Geoptimaliseerde en toekomstbestendige HR-processen;  
– Verbeterde inrichting en benutting van AFAS (incl. ESS en EMS);  
– Duurzame borging van verbeteringen binnen de HR-backoffice.  

Scope van de opdracht:
Analyse en structurele stabilisatie 
– Uitvoeren van een analyse van de bestaande werkvoorraad en procesknelpunten;  
– Opstellen en implementeren van een plan van aanpak gericht op structurele reductie van achterstanden;  
– Tijdelijke ondersteuning waar noodzakelijk om stabilisatie te realiseren;  
– Adviseren over structurele verbetermaatregelen ter voorkoming van nieuwe achterstanden.  
(Eventuele uitvoerende werkzaamheden vinden uitsluitend plaats voor zover noodzakelijk om het beoogde verbeterresultaat te realiseren en hebben een tijdelijk karakter.) 

 Procesoptimalisatie en AFAS:
– In kaart brengen, analyseren en herontwerpen van HR-processen;  
– Adviseren over procesaanpassingen voortvloeiend uit beleidswijzigingen;  
– Optimaliseren van de inrichting van HR-processen binnen AFAS;  
– Verbeteren van de toepassing en effectiviteit van ESS en EMS;  
– Verminderen van handmatige handelingen en foutgevoelige processtappen;  
– Vastleggen van gestandaardiseerde werkwijzen en procesbeschrijvingen.  

Kennisoverdracht en borging 
– Overdragen van kennis aan de HR-backoffice over nieuwe werkwijzen en systeeminrichting;  
– Opleveren van overdraagbare documentatie en werkinstructies;  
– Adviseren over versterking van proces-eigenaarschap;  
– Borgen van continuïteit na afronding van de opdracht.  

Op te leveren resultaten 
Na afloop van de inzet zijn de volgende resultaten bereikt: 

1. Werkvoorraad
   Structurele en meetbare vermindering van achterstanden; 
   Ingericht beheer mechanisme voor duurzame stabiliteit.  

1. Procesverbetering
   Geoptimaliseerde, eenduidig beschreven HR-processen; 
   Verbeterde aansluiting tussen beleid, uitvoering en systeeminrichting.  

1. AFAS /ESS & EMS
   Geoptimaliseerde inrichting van AFAS-processen; 
   Aantoonbaar verhoogd en correct gebruik van ESS en EMS; 
   Vermindering van handmatige correcties en controles.  

1. Borging
   Overdraagbare procesdocumentatie; 
   Vergrote zelfredzaamheid van de HR-backoffice.