Inzet MVOI-Team voor Provincie Zuid-Holland

Dit ga je doen

Doel van de opdracht
De provincie Zuid-Holland heeft momenteel niet de capaciteit en de kennis om zelf de
open vragen* die voortvloeien uit het MVOI-Actieplan-B: de invulling te beantwoorden
en de antwoorden op die vragen werkend te borgen in de eigen organisatie. De
provincie is daarom op zoek naar een externe partner die gedurende een jaar tijd een
flexibel hands-on-MVOI-team kan leveren. Doel van de opdracht van het externe MVOI-
team is derhalve het beantwoorden van de hieronder beschreven tien vragen* en het
werkend borgen van de uitkomsten in de organisatie. De opdracht dient uiterlijk binnen
één jaar naar startdatum afgerond te zijn. Expliciet geldt hierbij dat de uiteindelijke
vraagstellingen voor het externe MVOI-team na gunning in gezamenlijk overleg
bijgesteld kunnen worden op basis van de visie en de voorgestelde aanpak van de
winnende inschrijver.

*De te beantwoorden vragen zijn:
1. Welke kennis en expliciete doelen zijn er (al) bij PZH-opgaveteams en
duurzaamheidsfuncties op het gebied van de zes MVOI-thema’s?
2. Hoe kunnen die kennis en doelen van de opgaveteams en duurzaamheidsuncties
structureel worden gedeeld met het MVOI-team en vice versa?
3. Hoe vertalen we die kennis en doelen (dynamisch) naar de provinciale
aanbestedingen via eisen, gunningscritera en contractbepalingen, aangevuld met
andere bruikbare eisen, gunningscritera en contractbepalingen die reeds bij andere
organisaties succesvol worden toegepast? Kunnen we deze vertaling direct al
toepassen in de advisering van lopende en geplande aanbestedingen?
4. Hoe borgen we de eisen, gunningscritera en contractbepalingen in een (digitaal)
systeem en hoe delen we die kennis actief met inkopers en andere relevante
betrokkenen zoals Team Duurzame Infrastructuur en (eventueel) externe partijen?
5. Is het toepassen van planetaire en sociale duurzaamheid formeel voldoende
geborgd in relevante documenten en werkprocessen? Waar moet dit eventueel
worden aangevuld?
6. Wie beslist er binnen PZH feitelijk over het al dan niet toepassen van duurzaamheid
bij de aankopen in projecten/aanbestedingen?

5/14
Uitvraag DOS-2024-0003651
7. Wat zijn de belemmeringen of oorzaken voor het (soms) niet-toepassen van
duurzame en sociale maatregelen (m.a.w. waarom leidt duurzaam beleid niet per
definitie tot duurzaam inkopen)?
8. Wat kost het om duurzame en sociale maatregelen toe te passen en wat levert het
op (in financiele en maatschappelijke zin)?
9. Hoe monitoren we de voortgang rondom het toepassen van planetaire en sociale
duurzaamheid in aanbestedingen? Hoe kunnen we de koppeling maken met effect-
monitoring (w.o. CO2-, circulariteitsmonitor). Zitten we nog op schema met onze
provinciale doelen en hoe communiceren we hierover richting de organisatie?
10. Is er nog een rol voor een MVOI-team na de voltooing van onderhavige opdracht en
zo ja welke, of kunnen eventueel noodzakelijke taken in de bestaande
organsiatiestructuur worden ondergebracht?

Uitgangspunt voor de opdracht is het MVOI-Actieplan-B: de invulling. Hieraan staat
verwoord welke duurzame ambities en doelen er zijn en wat (nog meer) kunnen doen
om deze ambities en doelen te verwezenlijken. De focus in de werkzaamheden ligt op
het verbeteren, vastleggen en uitvoeren van de afspraken die we hebben gemaakt en op
het verfijnen van onze inkoopstrategie, een proces dat grotendeel gekoppeld is aan de
bovenbeschreven tien vragen. Een inschatting van de concrete werkzaamheden die
hierbij horen staat beknopt beschreven in de tabel bijlage 1.

Visie op de opdracht op basis van kennis en ervaring
Wij hechten veel waarde aan de visie van de aanbieder op inrichting van de
samenwerking en ondersteuning en hoe hij denkt de gestelde vragen te kunnen
beantwoorden. De wijze waarop de aanbieder dit organiseert en de motivering hiervan,
wordt meegewogen bij de beoordeling van de inschrijvingen onder het subcriterium
'Visie op de opdracht en aanpak'.

Samenstelling van het externe MVOI-Team
Provincie Zuid-Holland denkt dat gezien de vragen en taken het externe MVOI-team zou
kunnen bestaan uit een procesbegeleider, een technisch inkoopspecialist en een
dataspecialist. De aanbieder heeft echter de vrijheid om de samenstelling van het team
naar eigen inzicht vorm te geven, zolang het team voldoet aan de behoeften van de
opdracht. Hierbij wordt van de aanbieder verwacht dat hij de teamsamenstelling
koppelt aan de visie en het plan van aanpak. Uiteraard wordt ook verwacht dat de in te
zetten medewerkers aantoonbaar beschikken over de benodigde kennis en ervaring op
het gebied van het implementeren van MVOI/planetaire en sociale duurzaamheid
binnen een publieke organisatie.

Interne organisatie en verantwoording
De opdracht MVOI valt onder de opdracht Inkoop. De Ambtelijk Opdrachtgever (hierna:
AON) van de opdracht MVOI fungeert als opdrachtgever voor het externe MVOI-team.
Het externe MVOI-team moet zelfstandig en proactief kunnen functioneren, maar zal
ook nauw gaan samenwerken met de collega’s uit het bestaande interne MVOI-team
(momenteel bestaand uit 2 parttime collega’s waaronder de AON MVOI) en betrokken

6/14
Uitvraag DOS-2024-0003651
(opgave)teams zoals Team Inkoop, Team Duurzame Infrastructuur, Team Circulair Zuid-
Holland en een nog aan te stellen SROI-kwartiermaker.
De provincie is zich ervan bewust dat er enkel een globale inschatting gemaakt kan
worden van het exacte aantal uren inzet voor de contracttermijn. Dit vraagt om een
grote mate van flexibiliteit van de externe opdrachtnemer. De provincie vraagt
ondersteuning van de opdrachtnemer door het wekelijks aanleveren van een actuele
planning en uren-verantwoording. Op maandelijkse basis vindt er overleg plaats waar de
voortgang besproken wordt. De opdrachtnemer dient hier in zijn plan van aanpak
rekening mee te houden.

2.2