Kwaliteitsadviseur archief en informatiebeheer

Dit ga je doen

Opdracht
Voor het team Informatievoorziening van het domein Bedrijfsvoering, Informatievoorziening en Organisatie zoekt de provincie Utrecht een:

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Het domein Bedrijfsvoering, Informatie en Organisatie (BIO) verzorgt alle uitvoerende bedrijfsvoeringstaken van de organisatie, zodat onze collega’s zich kunnen concentreren op de realisatie van de primaire doelstellingen. Wij richten ons op een integrale bedrijfsvoering, die past in de huidige tijd. Wij blijven onze producten en diensten ontwikkelen en verbeteren. Zo leveren wij een optimale ondersteuning en een dienstverlening met toegevoegde waarde voor de (interne) klanten.

Het team Informatievoorziening (IV) van waaruit jij gaat opereren, verzorgt zowel concernbreed als organisatiespecifiek de informatievoorziening en ICT-dienstverlening. Samen streven we ernaar om de medewerkers van de provincie Utrecht te voorzien van betrouwbare ICT diensten en oplossingen.

De provincie Utrecht kent een decentraal beleid, waarbij het domein zelf hun eigen specifieke informatievoorzieningen beheren en door ontwikkelen. IV verzorgt alleen de generieke informatievoorzieningen en de specifieke informatievoorzieningen van het domein BIO. Essentiele aspecten hierbij zijn:

• Business informatiemanagement
• Procesanalyse en -ontwerp
• Business – en informatie analyse
• Architectuur
• Informatiebeveiliging & privacy
• Informatiebeheer en archivering
• Portfolio-, programma en projectmanagement
• Functioneel- en applicatiebeheer
• ICT infrastructuur en werkplekbeheer
• Data- en gegevensmanagement
• Innovatiemanagement

Informatiebeheer en archivering
Eén van de pijlers onder onze ambitie is een goede informatiebeheer en archivering. Informatiebeheer is voor ons binnen het kader van duurzame toegankelijkheid de inrichting en uitvoering van het opslaan, het bewaren en beheren, het ontsluiten of (actief) leveren, en waar nodig, het overdragen, verplaatsen, verwijderen of vernietigen van informatie. Dossiervorming en archivering vinden momenteel plaats in onder meer Teams (dms) en Corsa (afgesloten dossiers). Het proces en de kwaliteit van dossiervorming en archivering behoeft verbetering.

Wat ga je doen
Als kwaliteitsadviseur informatiebeheer ben je onderdeel van het cluster informatiebeheer en archivering en lever je een bijdrage aan de optimalisatie van dossiervorming en archivering. Je bewaakt dat de informatie van de provincie Utrecht op de juiste wijze in het document management- en archiefsysteem wordt opgeslagen en beheerd.

Je richt je hierbij op de volgende werkzaamheden:

• Kwaliteitstoetsen informatiebeheer o.a. op dossiers in DMS
• Begeleiden van de business bij maatregelen zoals gesteld in het kader van duurzaam toegankelijk archiveren
• Beoordelen van de kwaliteit en beschikbaarheid van provinciale archiefsystemen en adviseren over mogelijke verbeteringen.
• Het bevorderen van een klimaat om de gebruikersorganisatie op het gewenste kennisniveau te brengen tav duurzaam toegankelijke archivering.
• Het uitvoeren van werkzaamheden zoals omschreven in het Handboek Informatiebeheer
• Zorgen dat project- en opgaveteams op de juiste wijze uitvoering geven aan informatiebeheer
• Doorontwikkeling van het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer
• Ontwikkelt en onderhoudt beleid, kaders en richtlijnen voor informatiebeheer.​

Toevoeging
Voor het uitoefenen van de opdracht wordt vanuit de provincie Utrecht verwacht dat de opdrachtnemer haar eigen (ICT) middelen inzet. Indien gedurende de opdracht blijkt dat er extra bedrijfsmiddelen nodig zijn om het product of dienst te kunnen leveren/verlenen, dan zal opdrachtnemer deze zelf bekostigen.