Kwartiermaker informatiebeheer

Dit ga je doen

Opdracht
Als expert op het gebied van informatiebeheer geef je een gedetailleerd beeld van de huidige situatie bij het cluster (werkzaamheden, mensen, formatie, processen, financiën, organisatie, ed.) Vervolgens geef je een weergave van de gewenste situatie bij het cluster Informatiebeheer. Hierbij betrek je de behoeften in de provinciale organisatie (digitale volwassenheid, kwaliteit informatiebeheer, behoeften aan ondersteuning, ed.), de ambities bij kernteam IV (waar wil men heen, verhoudingen binnen het team, ed.) en de algemene ontwikkelingen op gebied van informatiebeheer (voortgaande digitalisering, trends, ed.).  Doel is om te komen tot een cluster Informatiebeheer dat als één geheel gaat functioneren en waarin alle taken en rollen die uitgevoerd moeten worden in het kader van onze informatiehuishouding en passend bij de ambities goed belegd zijn of gaan worden. Het betreft dus een analyse en zo nodig ook een veranderopgave. Misschien kun je dit allebei, maar het is ook zeker niet ondenkbaar dat na de analysefase niet jij maar een collega van je die rol gaat vervullen. De opdracht mag dus opgeknipt worden c.q. door meerdere personen worden uitgevoerd.

De volgende resultaten moeten worden behaald:

Ist-Soll analyse: er dient een Ist-Soll analyse uitgevoerd te worden van de huidige situatie versus de gewenste situatie. Hierin moet niet alleen de impact van de samenvoeging van de twee clusters meegenomen worden (taken, cultuur, samenwerking), maar ook de sterk veranderde taakinvulling van het vakgebied informatiebeheer als gevolg van de digitalisering. In de Ist-Soll analyse wordt naast de inhoudelijke analyse ook de impact bepaald t.a.v. capaciteit, kwaliteit en financiën. Dit laatste heeft een relatie met een traject in de IV keten in de breedte en je zal dan ook nauw samenwerken met het kernteam (=managementteam) Informatievoorziening.

Visie/opdracht op de rol én werkwijze van het cluster Informatiebeheer richting de provincie opstellen: op basis van je analyse draag je er zorg voor dat er een visie komt op hoe cluster Informatiebeheer vorm wil geven aan haar taken, hoe zij ingericht en aangestuurd dient te worden en welke producten/diensten zij aanbiedt aan de provincie.

Werkagenda opstellen voor het cluster Informatiebeheer: met de analyse en de daarvan afgeleide visie, stel je samen met het cluster en in nauwe samenspraak met de Strategisch Inhoudelijk Manager IV (CIO) een werkplan op voor de periode 2026-2027 met een doorkijk naar de jaren erna. In de werkagenda staan de activiteiten en bijbehorende resultaten beschreven die het cluster gaat behalen.

Ontwikkel/veranderopgaaf: Voorgaande kan alleen gerealiseerd worden als het cluster daartoe in staat is. Dat vraagt om het opstellen van een profiel voor de tweede fase van de opdracht en een ontwikkelplan voor medewerkers van het cluster Informatiebeheer. Het invulling geven aan verandermanagement is dus niet op voorhand je primaire opdracht. Hieraan meewerken kan er echter wel onderdeel van worden.

Je opdrachtgever is de Teamleider IV Planning. Het cluster Informatiebeheer valt immers onder diens verantwoordelijkheid (zie boven).

De te behalen resultaten moeten voor de zomer 2026 worden gerealiseerd. Daarna help je of een collega van je helpt om de resultaten werkend te krijgen. Dat betekent dat we waarschijnlijk gebruik zullen maken van de eerste verleningsoptie.

Toevoeging

Voor het uitoefenen van de opdracht wordt vanuit de provincie Utrecht verwacht dat de opdrachtnemer haar eigen (ICT) middelen inzet. Indien gedurende de opdracht blijkt dat er extra bedrijfsmiddelen nodig zijn om het product of dienst te kunnen leveren/verlenen, dan zal opdrachtnemer deze zelf bekostigen.