Kwartiermaker Investeren in de Toekomst

Dit ga je doen

Opdracht

De ambtelijke organisatie van de gemeente Meppel staat voor een mooie en uitdagende opgave: hoe zorgen we ervoor dat de dienstverlening en bedrijfsvoering ook op de lange termijn effectief, efficient, flexibel en wendbaar zijn?

Een aantal factoren maakt deze opgave spannend en complex, maar zeker niet onmogelijk!

• Door vergrijzing en natuurlijk verloop, gekoppeld aan de krappe arbeidsmarkt, verwacht de gemeente Meppel over 5 jaar zo’n 10% van de vacatures niet te kunnen invullen.
• Snelle technologische ontwikkelingen vragen om een digitale transformatie.
• De gemeentefinanciën staan over een paar jaar nog steeds onder druk.

Daarvoor is een organisatie nodig die ondersteund wordt door slimme systemen en technologische oplossingen zoals verregaande procesoptimalisatie en -automatisering, inzet van slimme technologie en AI, goede interne beheersing in de lijn, effectieve sturingsprocessen, etc. We moeten, kort samengevat effectiever werken in plaats van harder. Dat vraagt een brede en zorgvuldige aanpak. Met de focus op de mensen, om samen door deze veranderingen heen te gaan.

De opdracht

Je bereidt het programma Investeren in de Toekomst voor. Dit programma richt zich op procesgericht-, zaakgericht- en datagedreven werken en de gerichte inzet van technologie (waaronder automatisering en AI).

De resultaten van de opdracht zijn:

1. Een kwalitatieve business case, waarin inzichtelijk wordt:

• Welke arbeidsbesparingen mogelijk zijn;
• Welke investeringen daarvoor nodig zijn;
• Wat dit van de organisatie vraagt.

1. Een programmaplan, waarin de uitvoering van het programma en de realisatie van de besparingen in de periode 2026–2029 zijn uitgewerkt
2. Een programmastructuur en -team ingericht.

Wat ga je doen?

Fase 1: opstellen business case

• Je start met het samenbrengen van hoe we nu zijn georganiseerd en welke strategische keuzes we al hebben gemaakt, je onderzoekt en analyseert onze huidige inrichting en ambitie op de vier pijlers: Organisatie, Proces, Mens en Techniek
• Je organiseert het onderzoek om efficiënt een totaalbeeld te krijgen van alle lagen van de organisatie
• Je draagt zorg voor de analyse van de mogelijke en benodigde verschuiving in en optimalisatie van taken binnen de verschillende teams
• Je draagt zorg voor de prioritering van de optimalisaties op basis van het verwachte personeelsverloop en beschikbare (technologische) oplossingen, die de basis vormen om door te ontwikkelen naar uiteindelijk de veranderopgaven
• Je vertaalt deze optimalisaties naar haalbare doelen en veranderopgaven waarin een duidelijk beeld per veranderopgave ontstaat met wat we te doen hebben als organisatie. Je geeft daarin ook aandacht aan wat deze opgaven vragen van alle lagen van de ambtelijke organisatie en houdt rekening met wat er in het kader van organisatieontwjkkeling al gebeurt
• Je voorziet de veranderopgaven naast een overzicht van inzet van mensen en middelen ook van een (maatschappelijke) kosten-batenanalyse en ontwikkelpad
• Je begeleidt het besluitvormingsproces van de business case en zorgt ervoor dat de veranderopgaven met kansen, risico's, impact en haalbaarheid duidelijk en voor alle leden van het management begrijpelijk worden gepresenteerd zodat de organisatie in staat is om een keuze te maken en een eenduidig besluit te nemen. Je houdt daarbij rekening met de ingerichte structuur van ‘Kiezen voor de Toekomst'

Fase 2: opstellen programmaplan

• Na vaststelling van de Business Case zijn gekozen veranderopgaven definitief en stel je een programmaplan “Investeren in de Toekomst” op waarin de veranderopgaven verder worden uitgewerkt naar uiteindelijk de realisatie van de veranderopgaven. In dit plan wordt de vertaling gemaakt naar projecten, de programmaorganisatie, -structuur en besturing, het budget, communicatie en een roadmap

Fase 3: inrichten programmastructuur en project team

• Je richt de benodigde projectorganisatie in en zorgt voor bemensing
• Gedurende de ontwikkeling van de business case en het programmaplan zorg je, met het oog op de realisatie van het plan, voor goede communicatie met en betrokkenheid van stakeholders
• Je draagt gezien de scope en het doel van de opdracht ook bij aan de digitale transformatie van de organisatie, creëert draagvlak voor innovaties op het gebied van bijvoorbeeld datagedreven werken, AI en automatisering/robotisering binnen processen.