Kwartiermaker IV Portfolio- en Projectmanagement

Dit ga je doen

Beschrijving Bedrijfsvoering
Je gaat aan de slag bij de afdeling Bedrijfsvoering (BV), één van de acht afdelingen binnen provincie Overijssel. Het werk bij Bedrijfsvoering is samen te vatten in drie taken: adviseren, control(eren) en faciliteren. De afdeling zorgt dat de organisatie haar bestuurlijke en uitvoerende processen zo goed en efficiënt mogelijk kan uitvoeren. Hierdoor kunnen collega’s van andere afdelingen zich helemaal richten op de provinciale opgaven.

De afdeling bestaat uit de volgende teams: Leiding, Financiële Rapportage en Administratie, Financiën, Facilitair, Informatievoorziening en Digitalisering, Juridische Zaken, HR. Binnen het team Informatievoorziening en Digitalisering (I&D) ga je aan de slag bij het cluster Visie & Regie.

Opdracht

Binnen team I&D zoeken wij tijdelijk een ervaren kwartiermaker voor de inrichting van portfolio- en projectmanagement voor onze informatievoorzieningsprojecten. De kwartiermaker wordt verantwoordelijk voor het ontwerpen, realiseren en in gebruik nemen van een samenhangend stelsel voor portfolio- en projectmanagement. Doel is te komen tot bestuurlijke grip, transparante prioritering en voorspelbare realisatie van alle informatieprojecten, in lijn met de IV-strategie en programmadoelstellingen.

De opdracht omvat twee hoofdsporen. Enerzijds het inrichten van portfoliomanagement: van intake en categorisatie van initiatieven tot prioritering, capaciteitsverdeling, portfolioplanning en monitoring op voortgang, risico’s, kosten en baten . Anderzijds het neerzetten van een uniforme projectorganisatie, inclusief rollen, governance, standaard processen (van idee tot afsluiting), besluitvorming en rapportagestructuur.

De kwartiermaker realiseert een werkend PMO, inclusief heldere governance (boards en besluitlijnen), standaard werkwijzen en tooling, en zorgt voor aansluiting op de bredere IV-governance en P&C-cyclus. Daarnaast borgt de kwartiermaker dat project- en portfoliosturing daadwerkelijk gebruikt wordt in de praktijk door implementatie, begeleiding en overdracht aan de lijnorganisatie.

Resultaat is een ingericht, gedragen en werkend stelsel waarin:

• strategische prioriteiten vertaald zijn naar een realiseerbaar portfolio;
• projecten uniform worden uitgevoerd en bestuurbaar zijn;
• management beschikt over actuele stuurinformatie op capaciteit, voortgang, risico’s en waarde.

De kwartiermaker opereert als aanjager, ontwerper en implementator, met focus op resultaat en duurzame borging.

Kerntaken

• Ontwerpen en implementeren van het portfolioproces (intake, prioritering, besluitvorming en monitoring)
• Inrichten en beheren van een integraal portfolio-overzicht (capaciteit, kosten, risico’s, voortgang)
• Opzetten en operationaliseren van een PMO inclusief rollen, processen en governance
• Definiëren en implementeren van een uniforme projectaanpak en standaard werkwijze
• Inrichten van besluitvormingsstructuren en overlegvormen
• Realiseren van eenduidige rapportages en stuurinformatie voor management en bestuur
• Borgen van samenhang tussen strategie, portfolio en uitvoering (lijn en projecten)
• Selecteren en implementeren van tooling voor registratie, sturing en rapportage
• Begeleiden van projectleiders, teams en stakeholders bij adoptie van de nieuwe werkwijze
• Overdragen en duurzaam borgen van het ingerichte stelsel in de lijnorganisatie