Kwartiermaker Regio Zwolle Bureau

Dit ga je doen

Opdracht

Regio Zwolle is in de afgelopen jaren gegroeid en heeft zich sterk ontwikkeld en daarmee ook het Regio Zwolle Bureau. In deze periode heeft de gemeente Zwolle zich opgesteld als gastheer gemeente en penvoerder van Regio Zwolle. Inmiddels is het Regio Zwolle Bureau wat betreft groei meer gestabiliseerd en hebben een aantal veranderingen plaatsgevonden:

• Door de gemeente Zwolle is onderzoek gedaan naar de soliditeit van governance en administratie van Regio Zwolle.
• Op basis van het onderzoek is halverwege 2025 een besluit genomen over een betere inbedding van Regio Zwolle Bureau in de Zwolse organisatie. In dit besluit zijn de volgende inrichtingskeuzes gemaakt:
  1. Regio Zwolle als samenwerkingsverband bij de gastheer een eigenstandige plek krijgt als onderdeel van de Zwolse administratie en Planning & Control producten;
  2. Het Regio Zwolle Bureau als ‘regieafdeling’ van de gemeente Zwolle op een passende wijze ondersteund wordt door de Zwolse bedrijfsuitvoeringsfuncties en;
  3. Netwerkbureau Regio Zwolle stelt de gemeente Zwolle op een passende wijze in staat om de risico's te beheersen die gepaard gaan met de rol van gastheer. In het bijzonder wat betreft financiële rechtmatigheid en werkgeverschap.

Bovenstaand besluit is nog niet volledig geïmplementeerd. Het heeft impact op hoe het Regio Zwolle Bureau zich op dit moment heeft georganiseerd en het vraagt ook inzet van de gemeente Zwolle.

• Het Regio Zwolle Bureau heeft meer medewerkers vast in dienst genomen i.p.v. alleen externe inhuur.
• Eind 2025 is de nieuwe secretaris-directeur Regio Zwolle gestart.

Door de groei van de opgaven van Regio Zwolle en daarmee het Regio Zwolle Bureau is de behoefte gegroeid om te werken aan een juiste balans tussen continuïteit, de basis op orde en wendbaar blijven als samenwerkingsorganisatie (intern en extern).

Continuïteit en basis op orde
Om continuïteit te borgen in het bureau vraagt dit om de basis op orde te hebben m.b.t. organisatie-/overlegstructuur, financiële inrichting, verbinding met de gemeente Zwolle (o.a. vanwege besluit formeel regieafdeling, financiën, huisvesting), mandatering, en rolduidelijkheid in het Regio Zwolle Bureau. Dit geldt ook voor de samenwerking met onze partners.

Wendbaarheid
Het Regio Zwolle Bureau ondersteund de regionale partners (gemeenten, provincies, werkgevers, onderwijs, waterschappen). De landelijke en regionale ontwikkelingen kunnen impact hebben op de opgaves van Regio Zwolle. Het Regio Zwolle Bureau wordt deels gefinancierd met structurele middelen (o.a. rijksbijdragen), maar de opgaves van de regio worden ook gefinancierd met tijdelijke middelen (o.a. een bijdrage van alle regionale partners en subsidies). Het is van belang dat de Regio wendbaar moet blijven en kunnen inspelen op opgaven die zich voordoen, gezien de faciliterende rol van het Regio Zwolle Bureau moeten zij continue meebewegen.

De Kwartiermaker helpt bij het realiseren van een juiste balans tussen continuïteit, de basis op orde en wendbaarheid van het Regio Zwolle Bureau (intern en extern). De opdracht zal bestaan uit onderzoek naar een passende bedrijfsvoering, het opleveren van een ontwerp voor de inrichting van de het Regio Zwolle Bureau, het (op onderdelen) implementeren van het ontwerp en deels het oppakken van uitvoerend werk.

Wat is de opdracht?
Je werkt in opdracht van de secretaris-directeur van Regio Zwolle en werkt in afstemming met collega’s vanuit het Regio Zwolle Bureau, maar zorgt ook voor afstemming met de organisatieadviseur, financiën en business control van de gemeente Zwolle.

De opdracht zal bestaan uit onderzoek, het opleveren van een ontwerp, het (op onderdelen) implementeren van het ontwerp en deels het oppakken van uitvoerend werk.

Ontwerp
Na de periode van onderzoek en onderdompelen in het Regio Zwolle Bureau, verwachten we een ontwerp dat oplossing biedt voor:

• duidelijke organisatie-inrichting van het Regio Zwolle Bureau voor zowel intern en extern;
• een organisatie-inrichting van het Regio Zwolle Bureau dat zorgt voor een basis op orde voor bijvoorbeeld: financiën, inkoop, opleiding en ontwikkeling, personele inzet (o.a. externe inhuur) en kwaliteitsmanagement, maar ook de wendbaarheid blijft behouden;
• rolduidelijkheid en de verhoudingen tot elkaar in Regio Zwolle Bureau, maar ook extern bij de samenwerkingspartners;
• de secretaris-directeur Regio Zwolle is de enige hiërarchisch leidinggevende van het Regio Zwolle Bureau en heeft als enige mandaat m.b.t. ondertekenen van overeenkomsten etc. De secretaris-directeur moet op de korte en lange termijn zijn externe rol in Regio Zwolle kunnen vervullen;
• managementstructuur voor Regio Zwolle, waarbij de secretaris-directeur zich kan richten op diens rol en verantwoordelijkheid ten aanzien van eindverantwoordelijkheid organisatie, strategie en externe rol richting regionale partners;
• een verduidelijking van de verbinding met de gemeente Zwolle en wanneer deze verbinding expliciet niet mogelijk/haalbaar/gewenst is.

Implementatie ontwerp
Op basis van het ontwerp wordt geïnventariseerd welke vervolgstappen uitgevoerd moeten worden, om de implementatie mogelijk te maken. Dit gaat in afstemming met de secretaris-directeur van Regio Zwolle de Organisatieadviseur van de gemeente Zwolle. Onderdeel van de opdracht is het (op onderdelen) implementeren van het ontwerp.

Uitvoerend werk
Om de secretaris-directeur en programmamanagers van Regio Zwolle op korte termijn te ontlasten, wordt verwacht om voor een deel uitvoerend werk ook op te pakken. Dit bestaat in ieder geval uit:

• Implementeren van het besluit dat Regio Zwolle een regieafdeling is van de gemeente Zwolle.
  • Verbinding zoeken, organiseren en implementeren met de gemeente Zwolle op gebied van overheaddiensten.
  • Expliciet maken wanneer Regio Zwolle afwijkt van werkwijze gemeente Zwolle en waarom. Indien nodig proces m.b.t. besluitvorming doorlopen.
• Financieel management (basis op orde)
  • Voortgangsrapportages en verantwoording
  • Regiobegroting (financiële paragraaf)
  • Meerjarige begroting en financiële strategie (met het netwerk, dus naar buiten toe)
  • Financiële afspraken met partners
• Kwaliteitsmanagement
  • Voortgangsrapportages
  • Optimaliseren van PDCA-cyclus

Het is mogelijk dat uit het ontwerp een structurele rol komt die (mogelijk) ingevuld kan worden door de persoon die deze opdracht vervult.