Managementassistent

Dit ga je doen

Opdrachtomschrijving

Als management assistent/ secretaresse maak je deel uit van de afdeling Programmaondersteuning. Samen met 9 collega-management assistenten/secretaresses ben je
verantwoordelijk voor alle voorkomende secretariële werkzaamheden voor de
beleidsmedewerkers en programmaleiders, werkzaam in de vijf beleidsprogramma’s bij de
Sociaal-Economische Raad. Je werkt graag samen met collega’s, maar je vindt het ook leuk
om zelfstandig taken op te pakken. Je brengt jouw expertise in om de gestelde doelen/
deadlines binnen de afgesproken termijn te realiseren.

Werkzaamheden 

• Je werkt vanuit gedeelde mailboxen en je verdeelt de werkzaamheden in goed overleg
  met de programmaondersteuners. 
• Agendabeheer: je ondersteunt de programmaleiders en beleidsmedewerkers bij het
  inplannen van afspraken. Dit zijn zowel interne afspraken als afspraken met externen,
  zoals medewerkers van ministeries. 
• Vergaderingen: je zorgt voor het op tijd en volledig versturen van de agenda en
  vergaderstukken, je regelt de facilitaire zaken zoals het reserveren van een ruimte, een
  notulist en de lunch en je houdt bij wie lid zijn van de commissies.
•  Je ondersteunt bij de organisatie van (digitale en hybride) expertmeetings en
  evenementen, tussen de 30 en 100 personen. Je bouwt in Momice een event-pagina,
  beheert de genodigdenlijst en ondersteunt tijdens het event zelf, bijvoorbeeld bij het
  ontvangst van de deelnemers.
• Je schakelt tussen de verschillende ICT-programma’s: Microsoft Office (Teams, Word,
  Excel, Outlook, SharePoint), ervaring met Momice, M-Files, VVG tool en iBabs is een
  pré. 
• Je verricht administratieve en ondersteunende werkzaamheden voor de
  beleidsmedewerkers en programmaleiders en je bent voor hen aanspreekpunt voor
  allerlei organisatorische, facilitaire en secretariële vragen, bijvoorbeeld het regelen van
  een attentie voor een collega.  

Profiel

• Je beschikt over minimaal mbo 4 werk- en denkniveau en je hebt een secretariële
  opleiding of cursus gevolgd. 
• Je hebt minimaal 8 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie. 
• Je hebt ervaring met het Officepakket (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint,
  SharePoint) en je vindt het leuk om nieuwe ICT-programma’s snel eigen te maken 
• Je volgt de ontwikkelingen op het vakgebied van management assistenten /
  secretaresses en ICT en je staat open voor vernieuwingen. 
• Je hebt een dienstverlenende instelling. 
• Je krijgt energie van het afwisselen van verschillende werkzaamheden. 
• Je bent zelfstandig, proactief en nauwkeurig in de uitvoering van werkzaamheden. 
• Beschikt over eigen middelen en draagt eigen risico’s als zelfstandig ondernemer.

Letop! Kandidaat dient beschikbaar te zijn op 12 en 13 januari. Op één van deze dagen wordt het intakegesprek (op locatie) ingepland.

Procedure

• Aanbieden kan tot en met 5 januari om 09:00 uur.

• CV's zullen regelmatig beoordeeld worden en passende profielen zullen dan eerder dan de deadline worden aangeboden bij de opdrachtgever. Hierdoor kan aanvraag eventueel eerder sluiten.
• Enkel CV's die via het systeem ESD worden aangeboden worden in behandeling genomen, CV's die per mail of andere communicatiekanalen worden verzonden, worden niet in behandeling genomen.
• Let op! Bij voldoende aanbiedingen kan de werving eerder worden gesloten en kun je geen kandidaten meer aanbieden.
• Alleen CV's in de Nederlandse taal worden in behandeling genomen.
• Per leverancier mogen er max 2 kandidaten worden aangeboden
• Tarief dient inclusief alle kosten te zijn, maar exclusief BTW
• Elke leverancier en zzp'er dient in bezit te zijn van een bedrijfs- en beroepsaansprakelijkheidsverzekering.
• Elke leverancier dient een G-rekening te hebben.
• Voor het uitlenen van arbeidskrachten volgens de Waadi, dient elke leverancier te voldoen aan de juiste SBI-codes.

• CV’s dienen te worden ingediend via reactie in ESD.Next en moeten voldoen aan de volgende eisen:

• CV + motivatie in één PDF-bestand
• Alleen CV's in de Nederlandse taal worden in behandeling genomen;
• Contactgegevens kandidaat (e-mailadres + telefoonnummer + woonplaats);
• Beschikbaarheid (startdatum & aantal uren per week).