Managementondersteuner P&O

Dit ga je doen

Afdeling
De afdeling Personeel & Organisatie (P&O) bestaat uit ruim 35 enthousiaste collega’s, verdeeld over de teams Beleid, Advies, Recruitment en de HR Servicedesk. Samen werken we aan de ontwikkeling van mens en organisatie. We ontwikkelen, voeren uit en implementeren HR-beleid en organisatieadvies. In samenwerking met directie, management en medewerkers bouwen we aan een sterke organisatie en een toekomstbestendige stad.

Opdracht
Als managementondersteuner P&O ben jij de onmisbare kracht die zorgt dat alles soepel verloopt. Je houdt het overzicht, zelfs als er veel tegelijk speelt. Je beheert de agenda van het afdelingshoofd, organiseert bijeenkomsten tot in de puntjes en zorgt dat alle stukken op tijd klaarstaan. Je notuleert helder, bewaakt actiepunten en zorgt voor een goede voorbereiding én afronding van overleggen.
Je bent het aanspreekpunt voor collega’s, helpt bij het plannen van afspraken, het klaarzetten van informatie en het bijhouden van het intranet. Daarnaast ondersteun je bij leeractiviteiten en projecten van het management.
Geen dag is hetzelfde: de ene dag zit je in een teamoverleg, de andere dag bereid je een sessie voor met het college van B&W, regel je een locatie en zorg je dat de lunch voor een P&O-bijeenkomst tot in de puntjes verzorgd is. Wat er ook gebeurt: jij houdt het overzicht én de regie.
Je bent een aanpakker die rust brengt in een dynamische omgeving. Je houdt ervan als zaken goed geregeld zijn, werkt nauwkeurig en denkt graag vooruit. Plannen, organiseren en structuur aanbrengen gaan je van nature goed af.
Je schakelt moeiteloos tussen verschillende mensen en onderwerpen, van praktische zaken tot vertrouwelijke overleggen. Collega’s kunnen op je rekenen: je bent aanspreekbaar, betrokken en helpt waar nodig, zonder je eigen focus te verliezen. Je voelt snel aan wanneer iets dreigt vast te lopen en denkt mee over hoe het beter of slimmer kan. Je werkt zelfstandig, maar bent ook een teamspeler die het anderen graag makkelijker maakt. Je houdt van afwisseling, neemt verantwoordelijkheid en voelt je thuis in een professionele werkomgeving waar ruimte is voor eigen initiatief en samenwerking.

– Je ondersteunt het afdelingshoofd (en waar relevant de betrokken stakeholders) in de voorbereidingen van bestuurs- en directievergaderingen, inclusief agendabeheer, notulering, besluiten- en actielijsten.
– Je bewaakt de volledigheid en tijdigheid van beleidsvoorstellen, rapportages en adviesstukken die de afdeling/het directieteam ingaan.
– Je fungeert als schakel tussen de afdeling en de organisatie.
– Je signaleert (operationele en organisatorische) knelpunten binnen processen, adviseert over verbetervoorstellen en draagt bij aan de implementatie daarvan.
– Je zorgt voor heldere communicatie over besluiten, voortgang en wijzigingen en zorgt dat de organisatie (of de afdeling) goed geïnformeerd is.