Medewerker Informatiebeheer

GGD Hollands Noorden

Uitzenden
01-09-2025
Noord-Holland
32 uur

5 maanden

MBO - HBO

Nog 30 dagen

Dit ga je doen

Doel van de opdracht

De medewerker informatiebeheer wordt ingezet voor het uitvoeren van wettelijke en noodzakelijke taken op het gebied van informatiebeheer. De opdracht richt zich primair op het wegwerken van bestaande achterstanden en het structureel verbeteren van de informatiehuishouding. Zowel eenmalige correctieve acties als duurzame kwaliteitsborging worden uitgevoerd, conform de Archiefwet en overige relevante wet- en regelgeving.

Achtergrond en urgentie

Door capaciteitsgebrek en externe omstandigheden, waaronder de coronapandemie, zijn de wettelijke verplichtingen met betrekking tot archief- en informatiebeheer niet volledig nagekomen. Dit is onder meer vastgesteld in diverse inspectierapporten. Een goed functionerend informatiebeheer is essentieel voor het borgen van interne processen, het kunnen afleggen van wettelijke verantwoording en het correct kunnen afhandelen van externe informatieverzoeken (zoals op basis van de Wet open overheid – Woo).

Werkzaamheden / taken

De medewerker informatiebeheer verricht uitvoerende en signalerende werkzaamheden, in nauwe samenwerking met de informatieadviseur. De taken omvatten onder andere:

Uitvoeren van een inhaalslag op het gebied van archiefvernietiging, zowel fysiek als digitaal (o.a. in AFAS);
Archiefbewerking en inventarisatie met het oog op overdracht, inclusief het archief uit 2007 en dat van een rechtsvoorganger;
Signaleren van knelpunten en risico’s in het informatiebeheer;
Uitvoeren van kwaliteitscontroles op dossiers, metadata en digitale scans.

Kandidaatomschrijving

De geschikte kandidaat beschikt over de volgende kennis, ervaring en competenties:

Aantoonbare ervaring met informatie- en archiefbeheer binnen een overheidscontext;
Grondige kennis van en ervaring met de Archiefwet, de Wet open overheid (Woo), relevante selectielijsten en het werken met metadata;
Ervaring met zowel digitale informatiesystemen, zoals AFAS en SharePoint (DMS), als met fysieke archiefverwerking;
In staat om zelfstandig werkzaamheden uit te voeren, zoals archiefvernietiging, archiefverplaatsingen en het uitvoeren van kwaliteitscontroles;
Beschikt over analytisch vermogen en kan zelfstandig vraagstukken binnen het archief- en informatiebeheer signaleren en oplossen;
Affiniteit met procesmatig werken en met samenwerking met informatieadviseurs en andere beleidsmatige functies;
Werkt nauwkeurig, gestructureerd en kwaliteitsgericht, met oog voor duurzame verbetering van de informatiehuishouding.

Dit ben jij

Beschikbaarheid – De kandidaat is per 1 september beschikbaar voor de
opdracht
Archiefbeheer en vernietigingsproces – De kandidaat beschikt
aantoonbaar over werkervaring met archiefbeheer volgens geldende
richtlijnen en wetgeving, waaronder de Archiefwet, en heeft ervaring met
het uitvoeren en coördineren van het vernietigingsproces van
archiefmateriaal
Kwaliteitssysteem en archiefoverzichten – De kandidaat heeft ervaring met
het werken met en onderhouden van kwaliteitssystemen binnen informatie- of
documentbeheer en kan overzichtelijke en toegankelijke archiefoverzichten
opstellen en bijhouden
Toepassing bewaartermijnen – De kandidaat past bewaartermijnen toe conform
geldende wet- en regelgeving
Opleidingsniveau en diploma – De kandidaat beschikt minimaal over MBO 4
werk- en denkniveau en is in het bezit van een diploma SOD I en II of een
vergelijkbare opleiding, zoals een HBO-opleiding Archiefbeheer of de
Leergang Adviseur Recordmanagement (LARM)

Relevante werkervaring – Heeft de kandidaat aantoonbare ervaring met
archiefbeheer binnen een overheidscontext?
Ervaring met digitale systemen – In hoeverre is de kandidaat bekend met en
vaardig in het werken met de digitale systemen AFAS en SharePoint binnen
informatie- of archiefbeheer
Aantal interimopdrachten in de afgelopen 5 jaar – Mate van recente en
relevante interimervaring op het gebied van informatie- of archiefbeheer.
Toont aan in hoeverre de kandidaat in staat is zich snel aan te passen en
zelfstandig opdrachten uit te voeren binnen overheidsorganisaties
Aansluiting bij de publieke taak van de GGD – Geen aantoonbare affiniteit
(1 %) Enige betrokkenheid zichtbaar (3 %) Duidelijke betrokkenheid en
relevante ervaring (5 %) Sterk onderbouwde maatschappelijke motivatie en
ervaring binnen publieke gezondheid (7 %)
Aantal jaren werkervaring in informatie- of archiefbeheer – In hoeverre
beschikt de kandidaat over aantoonbare werkervaring in de functie of een
vergelijkbare rol binnen informatie- of archiefbeheer
Interview – Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een
aantal partijen interviews afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke
beoordeling. Deze interviews worden beoordeeld volgens de hieronder
aangegeven criteria. Zelfstandigheid en initiatief Kan je zelfstandig
werken en problemen aanpakken? Nauwkeurigheid en kwaliteitsgerichtheid Werk
je zorgvuldig en let je op kwaliteit? Communicatie en samenwerking Kun je
goed samenwerken en duidelijk communiceren? Flexibiliteit Ga je goed om met
veranderingen en werkdruk? Procesmatig werken Werk je graag volgens
duidelijke processen?

Het proces

Dit verhaal gaat over jou

De zoektocht – waar begin je?

Elke maand ontvangen we honderden vacatures. Die publiceren we op onze website, maar we blijven niet achteroverleunen. Ons team gaat actief op zoek naar de juiste match. Misschien vind jij ons, of wij jou – hoe dan ook: we maken snel contact.

De kennismaking – een goed gesprek, geen kruisverhoor

Jij ziet een interessante opdracht of wij denken dat er een goed bij je past. We bellen om je beter te leren kennen en de opdracht door te nemen. Wat vind jij belangrijk? Wat zijn je ambities? We houden het persoonlijk én to the point. Zo verkennen we samen wat de juiste match voor je is en wat daarmee ook het beste voor de klant is.

Afspraken maken – helder en zonder kleine lettertjes

Past de opdracht bij jouw expertise? Top. We bespreken de voorwaarden, je gewenste salaris en hoe de opdracht eruitziet. Omdat het om overheidsvacatures gaat, kunnen de eisen complex zijn en het proces tijdrovend – maar daar helpen wij je soepel doorheen.

Introductie – wij regelen de papierwinkel

Je levert een bijgewerkt cv, motivatie en eventuele referenties aan. Wij stellen de introductie samen, volledig afgestemd op de wensen van de opdrachtgever. Alles wat we bespreken komt daarin terug – eerlijk, transparant en geen verrassingen.

Even geduld – maar we houden je op de hoogte

Overheidsprocessen kunnen soms traag zijn. Wij geven je vooraf een realistische tijdlijn en houden je tussendoor op de hoogte. Geen radiostilte, maar duidelijke updates.

Op gesprek – goed voorbereid op pad

Word je uitgenodigd? Mooi! We plannen samen het gesprek en bereiden het grondig voor. We geven je tips & tricks en duiken in de inhoud van de opdracht. Het doel: jouw kansen maximaliseren.

Go of No-Go – samen evalueren

Na het gesprek evalueren we hoe het ging. Wil jij door en ziet de opdrachtgever het ook zitten? Dan koppelen we je aan één van onze uitzendpartners. Zij regelen het uitzendcontract. Is het toch geen match? Dan halen we feedback op en zoeken we verder.

Aan de slag – alles geregeld, jij kunt starten

Bij een succesvolle bemiddeling leggen we alle afspraken vast in een overeenkomst. Je uitzendpartner regelt het contract, de administratie en zorgt ervoor dat je netjes en op tijd betaald wordt. Jij hoeft alleen maar te focussen op je werk (en een taart sturen mag altijd 😉).

Service – ook ná de start zijn we er voor je

Zolang je aan de opdracht werkt, blijven wij je aanspreekpunt. Ook kan je regelmatig uitnodigingen van ons verwachten voor kleine events en borrels bij ons op kantoor. Heb je vragen over je opdracht, verlenging of indexaties? Eén belletje en we helpen je verder. Is de opdracht afgerond? Dan zoeken we met plezier naar een volgende uitdaging voor je.

Iets voor jou?

Laat het ons weten!

Reageer op deze vacature via TenMonks en neemt contact met je op om de match te verkennen.