Ondersteuner Toekomst Sociaal Domein

Dit ga je doen

Afdeling
Werken voor de afdeling MRO is werken voor de afdeling die het dichtst bij het bestuur staat. Hier maken we beleid en bepalen we hoe we gemeentelijke doelstellingen het best realiseren. Jij helpt de gemeente met resultaatgerichte strategie. Vanuit de afdeling MRO voer je deze opdracht uit voor Toekomst Sociaal Domein (TSD). Dit is een samenwerkingsverband van de gemeenten Leidschendam-Voorburg, Lansingerland, Wassenaar en Zoetermeer. TSD verzorgt de gezamenlijke inkoop, contractering en het contractmanagement van Wmo-maatwerkvoorzieningen op het gebied van begeleiding, dagbesteding en kortdurend verblijf.

Ter versterking van de organisatie zoeken wij een zelfstandige en proactieve ondersteuner die zorgt voor een efficiënte organisatie, goede communicatie en administratieve ondersteuning van de samenwerking.

Opdracht
Als Ondersteuner TSD ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse organisatorische en administratieve ondersteuning van de samenwerking. Je bewaakt processen, zorgt voor een goede informatievoorziening en ondersteunt de voorzitter en betrokken medewerkers bij uiteenlopende werkzaamheden. Je bent het eerste aanspreekpunt voor praktische vragen en draagt actief bij aan een professionele en efficiënte werkwijze.

1.  Mailbox- en informatiemanagement

• Beheren van de centrale mailbox van TSD.
• Verwerken, registreren en doorzetten van inkomende berichten.
• Bewaken van opvolging en afhandeling van acties.

Prestatiedoelen

• 95% van de e-mails wordt binnen één werkdag verwerkt.
• Geen openstaande urgente berichten ouder dan twee werkdagen.
• Actielijst wordt wekelijks bijgewerkt.

2. Vergaderorganisatie

• Inplannen, voorbereiden en coördineren van vergaderingen.
• Reserveren van vergaderruimtes en digitale vergaderfaciliteiten.
• Bewaken van agenda's en planning.

  Prestatiedoelen:

• Vergaderverzoeken worden binnen drie werkdagen ingepland.
• Jaarplanning is minimaal drie maanden vooruit inzichtelijk.
• Minder dan 5% van de vergaderingen hoeft te worden verplaatst vanwege organisatorische fouten.

3. Agenda- en documentbeheer

• Opstellen en verspreiden van agenda's.
• Verzenden van vergaderstukken en relevante informatie.
• Beheren van documentatie binnen Teams.
• Opstellen van besluiten- en actielijsten.
• Vastleggen van afspraken en verantwoordelijkheden.

Prestatiedoelen:

• Agenda's en stukken worden minimaal vijf werkdagen voorafgaand aan een vergadering verzonden.
• Teams-omgeving is actueel en volledig.
• Geen documenten ouder dan één maand die nog niet zijn verwerkt of gearchiveerd.
• Opschoning en actualiseren teams-omgeving
• Conceptverslagen worden binnen vijf werkdagen na een vergadering verspreid.
• Actielijsten zijn actueel en bevatten een eigenaar en einddatum voor iedere actie

4.  Contract- en dossierbeheer

• Actualiseren en beheren van contractdocumenten in teams-omgeving
• Ondersteunen bij administratieve werkzaamheden rondom contractmanagement.
• Signaleren van ontbrekende of verouderde documenten.
• Optimaliseren van teams-omgeving

Prestatiedoelen:

• Contractregister is voor 100% actueel.
• Nieuwe documenten worden binnen twee werkdagen verwerkt.

5. Ondersteuning voorzitter en TSD-organisatie

• Voorbereiden van bestuurlijke overleggen.
• Adviseren over organisatorische vraagstukken.
• Bewaken van afspraken en deadlines.
• Assisteren bij beheer en content website TSD

Prestatiedoelen:

• Bestuurlijke stukken zijn tijdig beschikbaar.
• Deadlines worden voor minimaal 95% gehaald.