Ondersteuning contractmanagement en projectbeheersing

Opdracht binnen contractmanagement

Uitvraag Ondersteuning contractmanagement

Algemeen

De projectorganisatie van het team Watersystemen Keringen 3 is ingericht als een IPM-team (integraal projectmanagement). Het projectteam is op dit moment verantwoordelijk voor de volgende projecten:

Nr. Projectnaam Fase

1. Abcoude-Baambrugge Voorbereiding (ingenieursbureau)

2. Amsteldijk West Uitvoering (RAW-bestek, UAV 2012)

3. Dorpskern Ouderkerk aan de Amstel Uitvoering (einde fase 1, bouwteam)

4. Kudelstaartseweg Uitvoering (RAW-bestek, UAV 2012)

5. Rondehoep Oost-Noord Voorbereiding (ingenieursbureau)

6. Rondehoep West-Dijkvak 6 Voorbereiding (ingenieursbureau) / Voorbereiding (aanbesteding bouwteam)

Binnen het projectteam is behoefte aan tijdelijke ondersteuning bij de uitvoering en voorbereiding van bovengenoemde projecten.

Doel van de opdracht

Het doel van deze opdracht is het ontzorgen van het IPM-team op het gebied van contractbeheersing, met nadruk op de coördinatie van documenttoetsen en het beheer van wijzigingen.

De opdrachtnemer draagt bij aan een gestructureerd en tijdig toetsproces, zodat de kwaliteit van de contractbeheersing en de projectsturing wordt geborgd.

Verwachte producten en resultaten

De opdrachtnemer levert ten minste de volgende producten op:

1. Toetsplanning per project, afgestemd met contractmanager en projectbeheersing, inclusief planning van toetsmomenten en deadlines.

2. Gecoördineerd toetsproces, inclusief:
Registratie van ontvangen documenten;
Uitzetten van documenten ter toetsing;
Verzamelen en beoordelen van toetsbevindingen;
Opstellen en archiveren van toetsrapporten;
Terugkoppeling aan opdrachtnemer;
Voortgangsbewaking en rappeleren van betrokken teamleden bij overschrijding van reactietermijnen.

3. Actueel overzicht van wijzigingen (VtW’s) inclusief status, toetsing en besluitvorming.

4. Gecoördineerd wijzigingenproces, inclusief:
Registratie van ontvangen wijzigingen;
Uitzetten van wijzigingen ter toetsing;
Verzamelen en beoordelen van bevindingen;
Terugkoppeling aan opdrachtnemer;
Voortgangsbewaking en rappeleren van betrokken teamleden bij overschrijding van reactietermijnen.

5. Verbeteradviezen voor het toetsproces of wijzigingsbeheer, ter verhoging van de beheerskwaliteit.

6. Afstemming met projectbeheersing om toetsmomenten, planningen en financiële consequenties te integreren in de projectsturing.

7. Ondersteuning aanbestedingsfase, waaronder:
Coördinatie van binnengekomen vragen;
Afstemming en opstellen van concept- en definitieve antwoorden;
Samenstellen van de Nota van Inlichtingen;
Ondersteuning bij (de voorbereiding van) het beoordelingsproces.

Verwachte inzet / werkwijze

De werkzaamheden worden uitgevoerd in nauwe samenwerking met de contractmanager.

De opdrachtnemer werkt zelfstandig binnen afgesproken kaders en bewaakt voortgang en kwaliteit van de afgesproken producten.

Inzet: circa 24 uur per week gedurende 12 maanden, start z.s.m.

Benodigde kennis en ervaring

HBO werk- en denkniveau.

Minimaal 2 jaar werkervaring.

Bij voorkeur ervaring met contractbeheersing binnen infrastructurele projecten volgens SCB-methodiek.

Kennis van UAV-2012 en RAW-contracten is een pré.

Ervaring met Excel en digitale informatiesystemen (zoals Relatics) voor registratie, toetsing en rapportage.

Sterk in organisatie en voortgangsbewaking: weet collega’s te activeren en afspraken te borgen.

Communicatief vaardig in woord en geschrift, met een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal. Weet teksten helder, foutloos en to the point te formuleren.

Nauwkeurig, zelfstandig en proactief.

Let op: ZZP toegestaan!

Let op: Cv's langer dan 5 pagina's worden niet in behandeling genomen.

Let op: Eerder aangeboden cv's hoeven niet opnieuw aangeboden te worden.