Probleemoplosser bij overgang naar intermediair voor inhuur

Dit ga je doen

Korte beschrijving speelveld
Utrecht heeft jou nodig! Het inhuurlandschap bij de gemeente Utrecht zal veranderen per 1 mei. Op dit moment maken we gebruik van een Dynamisch Aankoopsysteem (Mercell) en loopt de implementatie van brokerdienstverlening voor alle inhuur vanaf schaal 10 en hoger. Magnit zal als intermediair vanaf 1 mei zorgdragen voor het voorzien van aanvragen en het contracteren van bureaus en zzp’ers. Er wordt een VMS-systeem geïmplementeerd, inclusief koppelingen met onze HR- en financiële systemen (SAP). De migratie van de huidige inhuurcontracten vindt plaats op 1 november.

Dit is géén administratieve rol, maar een regiefunctie. Knelpunten moeten snel worden opgelost en geborgd. De probleemoplosser komt in beeld als zich problemen voor doen in het reguliere werkproces om deze op te lossen. Zodat de inhuurregisseurs door kunnen met de zaken die wel goed gaan. Daarnaast zorgt deze persoon ervoor dat de structurele issues in bijv. VMS of met leverancier wel worden opgelost zodat er steeds minder problemen zijn. Samenwerking met contractmanagement. Signaleren van procesverstoringen en structurele fouten in aanvragen. Deze rol beslist niet alles zelf, maar maakt keuzes expliciet en onderbouwd. Toezien op naleving van vastgestelde procedures, kaders en afspraken.

Opdrachtomschrijving:
Alle problemen oppakken vanaf de livegang per 1 mei, die anders het proces zouden verstoren. Oplossen, terugplaatsen in procesflow, eventueel verbetermaatregelen voorstellen. Lead fase 2 van het project: de migratie van lopende contracten. Uitvoering van projectplan.

Problemen die we kunnen verwachten:
Fouten in VMS veroorzaken procesproblemen
Autorisatieproblemen in VMS
Wijzigingsverzoeken richting VMS, incidenten VMS
Problemen met goedkeuringsstappen en facturatie
Fouten in procesflows
Definitieproblemen met data
Afwijkingsprocedures naast de standaard-afwijkingen die ontworpen zijn in de standaardprocesflow.
Fouten in handboek, intranet, Q&A.
Inhuur buiten systeem door organisatieonderdelen
Goedkeuringen en compliance checks die bottlenecks worden.
Problemen met het werken met richtlijntarieven
Klachten van inhurend managers
Klachten van leveranciers
Rapportageproblemen
Uitzonderingsroutes voor strategische of schaarse profielen.
Dubbele facturen tijdens migratiefase
Wat is het type werk?
Veel nabellen, verduidelijken, herstellen
Escaleren of uitzonderingen organiseren
Uitleggen “hoe het moet”
Corrigeren
Waarschuwen/ tijdelijk blokkeren
Afstemmen met functioneel beheer, procesadviseur, Financiën en Magnit.
Besluiten documenteren, handboek bijwerken, intranet bekijken

Lead voor migratieproject
De migratie is vooral de verantwoordelijkheid van Magnit. De taak van de probleemoplosser in de rol van de lead is vooral het oplossen van problemen die voortvloeien uit de implementatie van de intermediair en VMS en migratie van contracten aan de Utrechtse kant.
Dit gaat om het aanleveren van data aan Magnit over de huidige, per 1-11 nog lopende contracten, zoals die nu in Mercell zitten. En vóór 1-11 moeten de nieuwe overeenkomsten die Magnit heeft afgesloten met de huidige leveranciers volledig in het VMS ingevoerd zijn.

Je werkt autonoom, waar mogelijk met eigen middelen en richt je werkzaamheden naar eigen inzicht in. Er is geen sprake van leiding en toezicht door een leidinggevende. De beoordeling van de werkzaamheden vindt plaats op basis van het resultaat van de werkzaamheden.

Resultaat van de opdracht
Deze opdracht kan worden afgerond als de problemen vanaf de livegang per 1 mei zijn opgelost en de migratie van de lopende contracten is afgerond.

Jij hebt:
Aantoonbaar hbo werk- en niveau.
Beschrijf jouw ervaring als projectleider, lead of aanjager bij soortgelijke projecten (denk aan implementatie broker dienstverlening/migratie inhuurcontracten).
Ervaring met de implementatie van brokerdienstverlening en migratie van inhuurcontracten (minimaal 2 jaar).
Ervaring met een VMS-systeem vanuit een corporate afdeling of intermediair/broker/MSP (minimaal 1 jaar).
Basiskennis van relevante wet- en regelgeving zoals Wet DBA.

Je hebt sterke communicatieve vaardigheden (schriftelijk en mondeling), durft “nee” te zeggen, mét uitleg. Kan schakelen tussen belangen, werkt procesmatig en gestructureerd. Je bent stressbestendig en oplossingsgericht. De eerste maanden zijn pittig en je moet blij worden van problemen en escalaties. Je bent standvastig, met gevoel voor verhoudingen.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.