Procesbegeleider kwaliteit in het sociaal domein

Dit ga je doen

De leefwereld van onze inwoners zit vol dagelijkse grote en kleine verrassingen. Dat vraagt ons goed te kijken naar wat er speelt en te doen wat echt nodig is. Door ín de leefwereld van de inwoner te stappen kunnen we onze afwegingen goed maken. De afweging tussen het individueel belang en het algemeen belang. De afweging tussen het maatschappelijk effect, de financiële middelen en de wet- en regelgeving.

Met ruim 300 collega’s verdeeld over zo’n 25 teams zijn we een zeer diverse club. Bij de gemeente Oude IJsselstreek werken mensen met uiteenlopende leeftijd en (opleidings-) achtergrond. Je vindt er generalisten en specialisten, doeners, denkers en alles wat daar tussen zit. We hebben echter, hoe verschillend wij ook van elkaar zijn, een aantal dingen met elkaar gemeen: we zijn hardwerkende, verantwoordelijke professionals die niet simpelweg uitvoeren wat de regels of het beleid ons voorschrijft maar continu afwegen – en er net even wat meer van maken.

We gaan uit van het oplossend vermogen van de samenleving, zonder daarbij (altijd) zelf te oplossing te willen zijn of te willen geven. Ook gaan we er van uit dat de meeste mensen deugen. We werken vanuit vertrouwen met elkaar en onze inwoners samen. We realiseren ons dat incidenten altijd zullen gebeuren, hoe vervelend deze ook kunnen zijn. Voor ons is het de kunst om daar op een slimme manier mee om te gaan. Niet te problematiseren of te panikeren, maar er naar kijken als een kans om van te leren en onze visie of werkwijze zo nodig bij te stellen.

Opdracht
Er is capaciteitsdruk binnen het sociaal domein en er is behoefte om te bepalen of uitbreiding van de formatie nodig is op het gebied van kwaliteit en toezicht. Tegelijkertijd blijkt dat taken versnipperd zijn over verschillende functies, de rol van kwaliteitsmedewerkers onduidelijk is en de doelen niet helder gecommuniceerd worden. Voordat een beslissing over extra formatie wordt genomen, willen we eerst duidelijkheid creëren over rolzuiverheid, taakverdeling en prioriteiten door een proces van gezamenlijke reflectie en afstemming met betrokken medewerkers.

Het doel van de opdracht is om, samen met de betrokken teams en leidinggevenden:

• Helderheid te creëren over de kerntaken en rollen per functie;
• inzicht te krijgen in de huidige taakverdeling en eventuele scheefgroei;
• te bevorderen dat het team rolzuiver en planmatig werkt volgens vooraf gestelde doelen en prioriteiten;
• en een gedragen advies met onderbouwde keuzes voor rolverdeling en formatie.

De opdracht duurt circa 2 maanden en vindt plaats in nauwe samenwerking met teamleiders, kwaliteitsmedewerkers, contractmanager en backoffice-medewerkers. De notitie ‘verkenning kwaliteit’ en ‘opzet kwaliteitsplan’ vormen het vertrekpunt. (BIJVOEGEN OF OP TE VRAGEN?)

De procesbegeleider levert de volgende concrete resultaten:

1. Analyse
   De procesbegeleider verrijkt de reeds gemaakte probleemanalyse met een inventarisatie van de huidige taakverdeling (wie doet wat, op welk moment en met welk doel), de taken die buiten de kern van de functie vallen en de belangrijkste knelpunten in rolzuiverheid en planmatigheid.

1. Werksessies

De procesbegeleider organiseert en begeleid vier interactieve werksessie met de betrokken collega’s gericht op 1) het scherpstellen van de kern van iedere functie, 2) het gezamenlijk bepalen welke taken waar thuishoren en het definiëren van verbeteracties richting rolzuiverheid, 3) planmatig werken en het formuleren van doelen en 4) het stellen van prioriteiten en het vaststellen van het advies.

1. Rapportage en advies

De procesbegeleider levert twee producten op die met elkaar samenhangen:
1) een adviesrapport  ten aanzien van rolzuiverheid, taakverdeling met daarin een onderbouwd advies ten aanzien van aanpassingen en of uitbreiding van formatie;
2) een jaarplan waarin doelen, prioriteiten en bijbehorende acties/taken per functie zijn uitgewerkt op basis van het OGSM-model.

Wij verwachten van de procesbegeleider dat hij/zij:

• onafhankelijk en in co-creatie met medewerkers en leidinggevenden werkt;
• een veilig en constructief gesprek over rollen, verantwoordelijkheden en samenwerking faciliteert;
• structuur aanbrengt met behulp van beproefde modellen (bijv. OGSM);
• nadruk legt op inzicht, eigenaarschap en realistische vervolgstappen;
• zorgt voor een helder, toegankelijk en gedragen eindproduct.