Programmasecretaris -Data en Analyse Voor Asfalt (DAVA)

Dit ga je doen

Voor Rijkswaterstaat in Utrecht (Westraven) zijn wij op zoek naar een Programmasecretaris voor het programma Data en Analyse Voor Asfalt (DAVA).

LET OP: lees onderstaande punten zorgvuldig door voordat een kandidaat wordt aangeboden:
• Deze opdracht is niet geschikt voor ZZP; Optie tot verlenging 3x 12 mnd
• Bij voldoende aanbod zullen wij de rol eerder sluiten dan de aangegeven deadline in de portal. Biedt dus zsm een geschikte kandidaat aan;
• Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op eisen en wensen. Voldoet een kandidaat niet aan een eis, dan komt hij/zij niet in aanmerking voor de opdracht. In het CV dienen zowel de eisen als de wensen, inclusief de mate waarin hieraan wordt voldaan, expliciet te worden vermeld;
• Fee only constructie wordt niet geaccepteerd vanuit RWS;
• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen;
• Vul alle gegevens van de kandidaat correct in. Bij het voorstellen van een kandidaat dient het CV in PDF-formaat te worden aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam. Daarnaast dient bij 'woonplaats' de actuele woonplaats van de kandidaat te worden ingevuld. Deze gegevens worden door de klant ontvangen bij de aanbieding;
• AVG: geen foto’s of persoonsgegevens, geen leveranciersgegevens; alleen bedrijfsnaam en logo toegestaan;
• Vermeld het e-mailadres van de kandidaat in de motivatie. Dit is noodzakelijk om de kandidaat bij de klant aan te kunnen bieden; zonder e-mailadres kunnen wij de aanbieding niet verwerken

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Opdrachtomschrijving
Eén Rijkswaterstaat
Als projectsecretaris van het programma Data en Analyse Voor Asfalt (DAVA) heb je de volgende taken:

-Je draagt bij aan strategische en tactische stukken van de programma’s en aan het ontwikkelen van de visie en aanpak die hierin staan beschreven.
-Je verzorgt uitbestedingen en stelt inkoopdossiers en relevante documenten op in samenwerking met de inkoopadviseurs en inhoudelijke betrokkenen -en bewaakt de procedures hierbij.
-Verder ben je verantwoordelijk voor een goede voorbereiding van projectoverleggen en andere projectbijeenkomsten.
-Je organiseert de bijeenkomsten, bereidt de agenda voor, bewaakt de kwaliteit van de voorbereide en afgestemde vergaderstukken zodat efficiënt kennis gedeeld en besluiten genomen kunnen worden en je verspreidt de stukken.
-Je legt de besluiten vast door middel van notulen, houdt een actielijst bij en bewaakt de acties.
-Je bent zichtbaar en aanwezig binnen de projectorganisatie en bent het aanspreekpunt voor de projectbetrokkenen.
-Je draagt bij aan afstemming tussen de verschillende partijen binnen en buiten Rijkswaterstaat.
-Jij bent verantwoordelijk voor het aan laten leveren van de gevraagde documenten.
-Je zorgt dat dit tijdig, juist en volgens de afspraken die gemaakt zijn met het projectteam gebeurt.
-Je versterkt de samenwerking tussen de teamleden en inhoudelijke progressie door sessies en workshops te organiseren.

Het project werkt intensief samen met asfalttechnologen en data/ICTmedewerkers/architecten/managers, en verstrekt opdrachten aan externe partijen. Als projectsecretaris heb je een brede kijk op het project, de asfalttechnologie, onderhoudsprogrammering en het duurzaamheidscomponent, het primaire proces informatievoorziening (in andere woorden: data en ICT) en de projectomgeving. Je houdt overzicht over het verband met deze projecten en programma’s en de verplichtingen die eruit voortvloeien, en je levert een belangrijke bijdrage aan het nakomen van die verplichtingen.

Door de coördinatie van de overleggen en de besluiten ben als projectsecretaris goed aangehaakt bij de actuele aandachtspunten en ben je hierdoor in staat om op verzoek van de projectmanager snel in te stappen in een actueel dossier en zo tijdelijk extra capaciteit en kwaliteit te leveren.

Je houdt de financiële en projectmatige voortgang en de werkverdeling bij en zorgt daarbij voor (tussentijdse) rapportages en evaluaties. Je stelt budgetaanvragen op en actualiseert het programmaplan in overleg met de projectmanager. Je haalt hiervoor ook informatie op bij projectbetrokkenen. De projectopdrachten en projectplannen die je maakt zijn SMART, afgestemd met de opdrachtgever en passen binnen de eigen projectenportefeuille en binnen de activiteiten van Rijkswaterstaat en/of externe partijen.

Je onderzoekt kansen en risico’s en benoemt kritieke succesfactoren. Verder beoordeel je de gewenste toekomstsituatie en de implicaties en consequenties. Samen met het projectteam formuleer je heldere projectdoelstellingen. Bovendien adviseer je over strategische aspecten van de opzet, ontwikkeling, organisatie en uitvoering van de projectorganisatie. De toegekende budgetten, projectkwaliteit en de projectvoortgang zijn bij jou in goede handen. Je zorgt ervoor dat elk project op tijd is afgestemd met diverse disciplines die meewerken.

Je organiseert communicatie over het project, begeleidt en draagt bij aan communicatiematerialen, actualiseert intranet van RWS en internet van betrokken partijen en houdt een overzicht bij van communicatieactiviteiten, -mogelijkheden en –producten.

Resultaat opdracht
Goed en soepel draaiende programma’s, goede stukken, zelfstandig en in samenwerking, overzicht van planning en financiën, vlotte inkoop, effectieve overleggen.

Leiding en toezicht
Ja

Essentieelste competenties
Samen met anderen
Je bent goed in samenwerken. Je werkt nauw samen met veel verschillende partijen en weet de relaties goed te onderhouden. Als projectsecretaris inspireer je de medewerkers tot optimale samenwerking. Je staat stevig in je schoenen: als er spanningen zijn tussen het projectbelang en het algemene belang weet jij raad en treed je op.

Elke dag beter
Je maakt je sterk voor het ontwikkelen van je eigen specialisme. Daarvoor stel je verbeteringen voor in de evaluatie van effecten op de langere termijn en in de planning, procedures en richtlijnen daarvoor. Je kennis en ervaring deel je actief binnen heel Rijkswaterstaat.

Eisen
1. Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 1 jaar kennis van en werkervaring met werken met projecten
2. Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een Master-diploma, dus op academisch niveau

Wensen
1. Mate waarin de kandidaat beschikt over aantoonbare kennis van en ervaring met vergelijkbare ondersteunende rol binnen complexe programma’s of projecten.
2. Mate waarin de kandidaat ervaring heeft met interdisciplinaire of interorganisationele samenwerkingen.
3. Mate waarin de kandidaat beschikt over analytisch vermogen (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).
4. Mate waarin de kandidaat beschikt over flexibiliteit, om snel te kunnen schakelen in een veranderlijke omgeving (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).
5. Mate waarin de kandidaat communicatief vaardig is (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).