Programmasecretaris fysiek en sociaal domein

Dit ga je doen

Doel van de functie.
De programmasecretaris ondersteunt de staf en directie bij het voorbereiden, coördineren en vastleggen van bestuurlijke besluitvorming en programmatische processen. Hjj of zij heeft er lol in om processen te managen. Communicatie is daarbij key. Nauwe samenwerking met de coördinator van het bestuurssecretariaat en de waarnemend communicatieadviseur is essentieel om een geïntegreerde planning en heldere informatievoorziening te garanderen. De programmasecretaris draagt ook bij aan de Planning & Control-cyclus door het verzamelen van input, bewaken van deadlines en het voorbereiden van relevante stukken. Dit alles om de kwaliteit, transparantie en continuïteit van bestuurlijke processen binnen de Regio te borgen. De programmasecretaris werkt nauw samen met de waarnemend bestuurssecretaris.

Opdracht
Als Programmasecretaris speel je een cruciale rol in de ondersteuning van de bestuurlijke processen binnen Regio Gooi en Vechtstreek. Je draagt zorg voor een efficiënte voorbereiding, coördinatie en vastlegging van vergaderingen, besluitvorming en programmatische activiteiten. Je bent de verbindende schakel tussen de staf, directie, het bestuur en de portefeuillehoudersoverleggen, gemeentelijke partners en externe samenwerkingsverbanden, waaronder de Metropoolregio Amsterdam. Je hebt bij voorkeur specifieke expertise en ervaring als programmasecretaris, griffier/commissiesecretaris of procesmanager in het publiek domein.

Kerntaken en verantwoordelijkheden
•         Voorbereiden, coördineren en vastleggen van vergaderingen van bestuurlijke gremia, portefeuillevergaderingen en stafoverleggen.
•         Ondersteunen, voortgangsbewaking en het opvolgen van besluiten en acties.
•         Afstemmen met de bestuurssecretaris, de coördinator bestuurssecretariaat en communicatieadviseur voor een geïntegreerde planning en tijdige informatievoorziening.
•         Fungeren als aanspreekpunt en verbindende schakel tussen staf, directie, bestuur en externe partners, inclusief afstemming met de Metropoolregio Amsterdam.
•         Coördineren van de opstelling en verspreiding van agenda’s, notulen, besluitenlijsten en stukken. •   Signaleren van knelpunten in bestuurlijke en programmatische processen en voorstellen doen voor verbetering.
•         Ondersteunen bij de voorbereiding van beleids-, programma- en strategische documenten.
•         Bijdragen aan onderdelen van de Planning & Control-cyclus, zoals voortgangsrapportages en informatieverzameling.