Projectleider / adviseur / specialist kostenverhaal projecten en tijdschrijven

Dit ga je doen

Omschrijving opdracht
projectleider / adviseur / specialist kostenverhaal projecten en tijdschrijven

De BUCH is een werkorganisatie die werkt voor 4 gemeenten: Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo. Personeel is in dienst van de BUCH en voert werkzaamheden uit voor de gemeenten. Kosten worden via de kostenverdeelstaat en een verdeelsleutel naar de gemeenten doorbelast.

Binnen het ruimtelijk domein lopen verschillende kostenverhaalprojecten bij de gemeenten. Elke gemeente voert dit op eigen wijze uit. Het proces, de boekingsgang en de rollen en verantwoordelijkheden niet zijn vastgelegd. Dit heeft geleid tot een onjuist inzicht in de stand van zaken en onjuiste (ontbrekende) boekingen en hiermee de afrekeningen naar de gemeenten.
Er is een start gemaakt met de inventarisatie van de boekingen t.b.v. het maken van correcties en betrokkenen zijn het proces aan het harmoniseren en beschrijven. Echter om alle resultaten tijdig te kunnen behalen is extra inzet nodig in de vorm van een projectleider die ook over de onderwerpen kan adviseren en waar nodig kan ondersteunen bij de uitwerking hiervan.

Een proces dat nauw verbonden is met het afrekenen van kosten van projecten is tijdschrijven. Dit vindt deels plaats voor het ruimtelijk domein. Ook hiervoor geldt dat het proces niet is beschreven en rollen en verantwoordelijk niet zijn belegd.
Er is behoefte aan een brede inventarisatie binnen de organisatie voor zowel inhuur als vaste medewerkers en in kaart brengen van de gevolgen van tijdschrijven.

Kostenverhaalprojecten resultaten
Proces voor de vier gemeenten harmoniseren en implementeren
Boekingsgang standaardiseren en uniformeren, inclusief wijze en proces afrekenen tussen BUCH en gemeenten
Goedzetten stand projecten per januari 2025 en afrekening jaarrekening 2025
Beoordelen stand begroting 2025 en verder
Mogelijkheden onderzoeken van kostenverhaalprojecten in grexmanager
Opstellen van een financiële en voorgangsrapportage kostenverhaalprojecten
Implementatie proces binnen de organisatie

Tijdschrijven resultaten
Inventariseren welke functies ten behoeve van welk project tijd moeten schrijven (onderscheid inhuur en vaste medewerkers)
Bepalen tarieven, eventueel overhead en andere voorwaarden voor afrekenen uren
Bepalen invloed van tijdschrijven en doorbelastingen op gekoppelde processen zoals kostenverdeelstaat en berekening verdeelsleutel.
Bepalen organisatorische positie en benodigde formatie voor het beheer van het tijdschrijfsysteem
Bepalen wijze opdrachtverstrekking van gemeenten naar BUCH t.b.v. afrekening (jaarcontracten)
Opstellen en vastleggen proces tijdschrijven
Implementatie proces binnen de organisatie

Taken en verantwoordelijkheden
Samenstellen (deel) projectgroep
Opstellen planning met deelresultaten
Adviseren en waar nodig bijspringen bij de totstandkoming van de (deel)resultaten
Monitoren voorgang en periodiek betrokkenen hierover informeren (teammanagers, MT BUCH)

Harde eisen
Gemeentelijke kennis en ervaring (10 jaar), Kostenverhaalprojecten (proces, boekingsgang)
Kennis, ervaring met doorbelastingen & afrekeningen
Kennis kostenverdeelstaat
Kennis BBV

Zachte eisen
Ervaring Key2financien
Werken met GR en gemeenten en onderlinge afrekeningen
Ervaring TIM (tijdschrijfsysteem)
Ervaring GREX manager

Competenties
Stevige gesprekspartner
Gevoel voor onderlinge verhoudingen/teamspeler
Overtuigingskracht
Technische vakkennis en deze kunnen vertalen naar begrijpelijke uitleg
Zelfstandig en pro actief

Reden inhuur
Piekbelasting/Projecten

Invulling ZZP’er
Deze opdracht is wel geschikt voor invulling door een ZZP’er

Looptijd
De onderstaande termijnen en uren zijn indicatief, exacte uitvoering in overleg:
Startdatum : 1 november 2025
Einddatum : 31 december 2025
Optie verlenging t/m : ja tot maximaal 31 maart 2026
Aantal uur per week : 36 uur

Inschaling bij werkorganisatie BUCHDe functie is ingeschaald in schaal 14Zie voor meer informatie over onze CAO: https://www.caogemeenten.nl
Plafondtarief / all-in uurtarief: € 175 ,-
Inschrijvingen boven het uurtarief worden uitgesloten van verdere deelname aan de aanbesteding en kunnen niet meer in aanmerking voor gunning van de opdracht.

VOG Screeningsprofiel
Bij toekennen van de opdracht, ontvangen wij graag een geldige VOG, niet ouder dan 6 maanden, met screeningsprofiel11-12-13-22-41.