Projectleider Informatievoorziening

Dit ga je doen

Beschrijving Bedrijfsvoering
Je gaat aan de slag bij de afdeling Bedrijfsvoering (BV), één van de acht afdelingen binnen provincie Overijssel. Het werk bij Bedrijfsvoering is samen te vatten in drie taken: adviseren, control(eren) en faciliteren. De afdeling zorgt dat de organisatie haar bestuurlijke en uitvoerende processen zo goed en efficiënt mogelijk kan uitvoeren. Hierdoor kunnen collega’s van andere afdelingen zich helemaal richten op de provinciale opgaven.
De afdeling bestaat uit de volgende teams: Leiding, Financiële Rapportage en Administratie, Financiën, Facilitair, Informatievoorziening en Digitalisering, Juridische Zaken, HR.

Informatievoorziening en Digitalisering - cluster Realisatie en Beheer
Bij de eenheid Bedrijfsvoering kom je binnen het team Informatievoorziening en Digitalisering bij het cluster Realisatie en Beheer (R&B). Cluster R&B zorgt voor het realiseren, beheren en doorontwikkelen van bedrijfsapplicaties, zodat deze stabiel, veilig en passend blijven bij de behoeften van de organisatie. Het is een relatief nieuw cluster, wat bestaat uit o.a. functioneel beheerders, demandmanagers, informatiebeheerders en projectleiders. Het cluster houdt zich met name bezig met Run en Change van bedrijfsapplicaties; de technische (ICT) aspecten zijn belegd bij ons Shared Service Center (SSC Ons).

Opdracht
Wij zijn op zoek naar twee ervaren Informatievoorziening (IV) projectleiders voor het leiden van diverse projecten. Onderstaand worden een aantal trajecten genoemd waarvoor de gevraagde projectleiders o.a. ingezet kunnen worden.

e-Depot
Dit betreft een project dat al een tijdje loopt en waar al flinke stappen zijn gezet. De bedoeling is dat aan het eind van dit jaar een deel van ons digitale archief is overgebracht naar het e-Depot. Het e-Depot is bij de provincie zelf. De provinciearchivaris is hier de beheerder van. De projectleider die voorheen dit project trok is eind vorig jaar vertrokken. Voor de continuering en afronding zijn wij op zoek naar een nieuwe projectleider.

Overbrenging Fysiek archief
Dit project zit nog in de beginfase. De bedoeling is dat een deel van ons fysieke archief wordt overgebracht naar de Collectie Overijssel. Hiervoor willen we een externe partij inschakelen die het uitvoerende werk doet. Als projectleider zorg jij voor de keuze, begeleiding en juiste uitvoering overeenkomstig de Archiefwet. Je doet dat in nauwe samenwerking met onze eigen informatie- en archiefspecialisten.

Aanbesteding en implementatie nieuw zaaksysteem
De provincie staat aan de vooravond van de vervanging van het huidige zaaksysteem. Dit traject omvat zowel de aanbesteding als de implementatie van een nieuw systeem dat voldoet aan de eisen rondom dossiervorming, metadatering, archivering en aansluiting op landelijke voorzieningen. Als projectleider ben je verantwoordelijk voor het begeleiden van het aanbestedingstraject, de selectie van de leverancier en de implementatie van het systeem binnen de organisatie. Je werkt hierbij nauw samen met functioneel beheer, informatiebeheer, architectuur en de gebruikersorganisatie.

Implementatie Microsoft Purview binnen M365
Binnen de provincie wordt gewerkt met Microsoft 365 als samenwerkingsplatform.Om te voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer, privacy en beveiliging wordt Microsoft Purview geïmplementeerd. Dit traject richt zich op het inrichten van functionaliteiten zoals informatieclassificatie, bewaartermijnen, dataloss prevention en compliance. Als projectleider zorg je voor de implementatie, afstemming met betrokken teams (IT, security, privacy, informatiebeheer) en de borging in de organisatie, inclusief adoptie door gebruikers.

Daarnaast kun je ingezet worden voor het leiden van andere projecten binnen het cluster R&B.

Verantwoordelijkheden

• Planning: opstellen van een (gedetailleerd) projectplan, inclusief tijdlijnen, mijlpalen en resourceplanning
• Coördinatie: samenwerken met interne teams en externe leveranciers;
• Risicobeheer: identificeren en mitigeren van potentiële risico’s;
• Communicatie: contact met alle betrokkenen;
• Rapporteren: regelmatig rapporteren over de voortgang van projecten aan de stuurgroep en andere stakeholders;
• Documentatie: zorgdragen voor volledige documentatie van het projectproces en de resultaten.

Om ons hierbij te helpen en de juiste stappen te zetten zijn wij op zoek naar twee enthousiaste en door de wol geverfde IV projectleiders. Je werkt daarbij nauw samen met alle leden van afdeling I&D, overige eenheden binnen de provincie en met leveranciers. Het betreft hier een klus van een jaar voor 32 uur in de week.