Projectleider inrichting gemeenschappelijke regeling Utrecht West

Dit ga je doen

Opdracht
In deze opdracht ben je verantwoordelijk voor het inrichten van verschillende onderdelen van de nieuwe GR. Onder regie van de kwartiermaker zijn er 3 programma’s die moeten worden ingericht. Voor 1 programma zoeken wij nog een projectleider en voor 1 programma een programmamanager. De onderlinge taakverdeling moet nog nader worden bekeken.

Het programma: Inrichten van de GR bestaat uit 5 deelprojecten. Doel van dit programma is om de rechtspersoon GR helemaal goed in te richten, zodat deze als volwaardige organisatie gaat functioneren. Dit programma heeft al een programmamanager. De 5 deelprojecten:

• –            Sluiten van een bedrijfsvoering DVO voor de functies voor HR, ICT en financiën.
• –            Zoeken van nieuwe huisvesting.
• –            Zorgdragen voor het stellen/laten opstellen van al het organisatiebeleid (wervingsbeleid, privacybeleid, budgethoudersregeling, financieel beleid etc).
• –            Formatie-, plaatsings-, wervingsplan
• –            Communicatie

Jouw primaire verantwoordelijkheid ligt bij de eerste drie deelprojecten. Je draagt zorg voor de realisatie van de bijbehorende resultaten en stuurt de benodigde activiteiten aan om deze deelprojecten succesvol af te ronden. Je zorgt voor afstemming en samenhang met de deelprojecten formatie-, plaatsings- en wervingsplan en communicatie. Vanuit de eigen verantwoordelijkheid signaleert de projectleider afhankelijkheden, risico's en raakvlakken en stemt hierover af met de kwartiermaker, programmamanager en betrokken stakeholders.

Er ligt veel tijdsdruk op de realisatie van de 5 deelprojecten. Er dient in zeer kort tijdsbestek een geactualiseerde projectaanpak en planning met mijlpalen, risicomatrix en stakeholders- en besluitvormingsanalyse te worden opgesteld waarna direct aan de slag gegaan wordt met de deelprojecten.

Kernopdracht

1. Realiseren DVO bedrijfsvoering

Jij zorgt voor de realisatie van een bedrijfsvoeringsovereenkomst voor HR, ICT en financiële dienstverlening.

Werkzaamheden omvatten onder andere:

• Inventariseren van functionele en organisatorische eisen.
• Verkennen en beoordelen van mogelijke samenwerkingspartners, waaronder gemeenten en marktpartijen.
• Coördineren van gesprekken en onderhandelingen.
• Opstellen of laten opstellen van benodigde documentatie.
• Begeleiden van besluitvorming.

Resultaat

• Ondertekende of besluitrijpe bedrijfsvoering overeenkomsten voor HR, ICT en financiële dienstverlening.

2. Realiseren huisvesting

Jij zorgt voor het organiseren en begeleiden van het huisvestingstraject en de inrichting van de huisvesting.

Werkzaamheden omvatten onder andere:

• Opstellen van huisvestings- en inrichtingseisen.
• Verkennen en beoordelen van geschikte locaties.
• Uitwerken van businesscases en besluitvormingsvoorstellen.
• Begeleiden van selectie- en contracteringsprocessen.

Resultaat

• Geselecteerde en contractueel geborgde en ingerichte bedrijfslocatie die voldoet aan de vastgestelde eisen.

3. Ontwikkelen organisatiebeleid

Jij zorgt voor de totstandkoming van de benodigde beleidsdocumenten voor de nieuwe organisatie.

Onder meer betreft dit:

• Wervings- en selectiebeleid;
• Privacybeleid;
• Budgethouders regeling;
• Financieel beleid;
• Overige noodzakelijke organisatie- en bedrijfsvoering regelingen.

Werkzaamheden bestaan uit het zelfstandig opstellen van documenten in samenwerking met inhoudelijke specialisten.

Resultaat

• Vastgestelde of besluitrijpe beleidsdocumenten die noodzakelijk zijn voor de operationele inrichting van de GR.

De opdracht is succesvol afgerond wanneer ten minste de volgende resultaten zijn gerealiseerd:

1. Gesloten of besluitrijpe bedrijfsvoering overeenkomsten voor HR, ICT en financiële dienstverlening.
2. Een geselecteerde en contractueel geborgde ingerichte huisvestingslocatie voor de GR.
3. Een complete set van vastgestelde of besluitrijpe organisatiebeleidsstukken.
4. Een integraal overzicht van afhankelijkheden en raakvlakken met het formatie-, plaatsings- en wervingsplan en het communicatieproject, inclusief benodigde afstemming voor een succesvolle inrichting van de GR.
5. Een volledig overdraagbaar projectdossier inclusief eindrapportage.