Projectmanager Sturingsprincipes en tijdschrijven

Dit ga je doen

Als Projectmanager (Ambtelijk Opdrachtnemer) tijdschrijven ben je verantwoordelijk
voor het mede opstellen van sturingsprincipes en de implementatie van (een nog aan te
schaffen) tijdregistratie(systeem) binnen de provincie Zuid-Holland. Dit is een cruciaal
middel om inzicht te krijgen in de arbeidscapaciteit, zodat we als organisatie flexibel en
wendbaar kunnen inspelen op veranderende vraagstukken.

Het doel van deze opdracht is om een solide, efficiënt en gebruiksvriendelijk
tijdschrijfsysteem te implementeren, wat als sturingsprincipe aansluit bij de strategische
doelstellingen van de provincie. Dit gebeurt binnen het bredere kader van het
capaciteitsplan, waarin vraag en aanbod van arbeidscapaciteit worden geoptimaliseerd.

Wij willen een organisatie zijn die wendbaar inspeelt op datgene wat onze omgeving en
ons bestuur van ons vragen. Dat betekent flexibele en wendbare inzet van onze
arbeidscapaciteit. De dynamiek in de maatschappij onderstreept het belang om continu
aandacht te schenken aan het werk dat we doen. Met de vragen in ons achterhoofd
zoals: “Hoe kunnen we juist die dingen doen die ertoe doen?” en “Besteden we op dit
moment ook de meeste energie aan de belangrijkste taken?”. Om deze vragen te
kunnen beantwoorden hebben we inzicht nodig in de inzet van ons allemaal.

Om grip te krijgen op de arbeidscapaciteit zijn er een aantal acties in gang gezet,
waaronder het maken van een (arbeids)capaciteitsplan, scherpere planning en
registratie van de inzet. Om de cirkel rond te maken is het nodig om inzicht te krijgen in
de gerealiseerde uren.
1.1.1 Dit is de opdracht:
Als Projectmanager (AON) Tijdschrijven speel je een cruciale rol in het realiseren van een
succesvolle implementatie van tijdschrijven binnen de organisatie. Je werkzaamheden
omvatten:
• Op basis van een voorgenomen besluit door de directie, het opstellen van een
plan voor verdere besluitvorming met de medega om te komen tot definitieve
besluitvorming;
• Begeleiding van de implementatie: Na besluitvorming coördineren van het
implementatieproces van tijdschrijven, inclusief de aansluiting op het
capaciteitsplan en de mogelijke inzet van het bestaande tijdschrijfsysteem
Sagitta. Hierbij houdt je tevens rekening met de wensen en mogelijkheden voor
verwerking in onze financiële systeem;
• Ontwikkelen en optimaliseren van beleid: Opstellen van richtlijnen, instructies
en ondersteunende documentatie om de effectiviteit van tijdschrijven te
waarborgen.• Communicatie en stakeholdermanagement: Het creëren van draagvlak binnen
de organisatie, inclusief de samenwerking met directie, OR, P-managers en
medewerkers.
• Uitvoeren van pilots: Begeleiden van de testfase in verschillende
organisatieonderdelen en analyseren van knelpunten om tot een succesvolle
concernbrede uitrol te komen.
• Evaluatie en continue verbetering: Monitoren van de implementatie en het
aanbrengen van verbeteringen op basis van feedback en data-analyse.
• Training en ondersteuning: Zorgdragen voor de kennisoverdracht en het trainen
van medewerkers en leidinggevenden in het gebruik van het tijdschrijfsysteem.
1.1.2 Context
In het kader van het OGO-model (opgave gericht organiseren) waarmee de Provincie
werkt is er geen 1-op-1 relatie meer tussen de “organisatie-eenheid” en de vaste taken
en daarmee de werkzaamheden van individuele medewerkers. In de situatie vóór OGO
werd bijvoorbeeld de bekostiging van personele kosten herleid op basis van taken van
bureaus en afdelingen. Dat is in de OGO-organisatie met de scheiding van O(pdrachten)
en P(ersoneel) niet meer mogelijk. Er is dus noodzaak voor een andere vorm van
registratie van de arbeidscapaciteit aan zowel de O- als de P-zijde van de organisatie.
Het capaciteitsplan is het “contract” tussen de O- en de P-kant van de organisatie. Welke
capaciteit wordt op welke opgave/opdracht ingezet. Een tweede versie van het plan is
gereed waarbij op het niveau van de beleidsprestatie de totale capaciteit is verdeeld.
Daarnaast zijn de medewerkers gematcht binnen dit capaciteitsplan op de
werkzaamheden binnen de beleidsprestaties.

Een volgende stap is inzicht in de gerealiseerde uren om zodoende inzicht te krijgen
waar we als organisatie onze capaciteit (daadwerkelijk) aan besteden en welke
consequentie(s) dat eventueel kan hebben voor het capaciteitsplan. Op deze manier
willen we inzicht krijgen in de inzet van onze medewerkers en kunnen we sturen op de
realisatie van de gemaakte afspraken in het capaciteitsplan, het zogenoemde “contract”
tussen O en P.

Om bovenstaande in de praktijk te brengen is het tevens van belang om mogelijke
weerstand tegen tijdschrijven goed te managen. Dat betekent o.a. helder maken wat de
doelen en de verwachtingen zijn van een ieder in de organisatie. Deze tijdelijk opdracht
(+/- 6 maanden) gaat in eerste instantie over fase 1 (sturingsprinciepes en plan tot
definitieve besluitvorming) en fase 2 draagvlak en implementatie. De laatste fasen 3
(borging) en 4 (optimalisatie) worden op een later moment ingevuld.

1.1.3 Dit maakt de opdracht interessant
• Je krijgt een sleutelrol in een organisatiebrede transitie op het gebied van
arbeidscapaciteit en strategische sturing;
• Je hebt nauw contact met de medezeggeschap als een van de belangrijke
stakeholders;• Je werkt samen met een breed scala aan professionals binnen de provincie;
• Je hebt ruimte voor eigen initiatief en innovatieve oplossingen;
• Je draagt bij aan een efficiëntere inzet van personeel en een verbeterd inzicht in
de prestaties van de organisatie.