Projectsecretaris – cluster SO

Dit ga je doen

Jouw functie

Het opgaveteam Warmte van afdeling Duurzaamheid is hard op zoek naar een enthousiaste projectsecretaris. Als projectsecretaris ga je aan de slag als de rechterhand van een de procesmanager van het Warmte programma. Je besteedt je tijd aan het ondersteunen van de procesmanager van het Warmteprogramma dat als doel heeft om Rotterdam in 2050 aardgasvrij te maken.

Als projectsecretaris ben je de spin in het web binnen het team. Je fungeert als aanspreekpunt voor zaken t.a.v. de projectondersteuning en ben verantwoordelijk voor agenda- en relatiebeheer. Ook zorg je ervoor dat de projectadministratie op orde is. Je rol bestaat uit het vastleggen en waar nodig najagen van afspraken zowel binnen het team als daarbuiten met bijvoorbeeld woningcorporaties, warmtebedrijven, en energiecoöperaties. Ook pak je zelfstandig deelprojecten op waaronder de ondersteuning van het communicatie- en participatieplan. Het goed archiveren van stukken is essentieel om te laten zien dat wij aan alle eisen van een omgevingsprogramma voldoen. Omdat er een intensieve samenwerking bestaat met veel verschillende partners is inzicht in de planning van de werkzaamheden en de betrokkenheid van anderen belangrijk. Je bent een professional in planningstools, MS teams etc en doet proactieve voorstellen met een innovatieve insteek.

Verder bestaan je werkzaamheden uit:

Het notuleren van (complexe) overleggen binnen het team;

Het organiseren en faciliteren van overleggen en bijeenkomsten (zowel intern als extern);

Het bewaken van acties en zorg dragen voor het nakomen van gemaakte afspraken;

Het opstellen en actualiseren van een projectadministratie inclusief de mijlpalen;

Het archiveren en procesdocumentatie;

Het helpen opstellen van een communicatie en participatieplan;

Het bijhouden van lessen die tijdens de projecten worden opgedaan;

Het beantwoorden en analyseren van vragen, bijvoorbeeld van bewoners.

Jouw profiel

Als enthousiaste projectsecretaris sta jij te springen om meters te maken. Jij hebt een proactieve werkhouding en voelt goed aan wat de prioriteiten zijn. Jij weet namelijk wat er nodig is en denkt mee over de mogelijke verbeterprocessen. Daarnaast ben je gewend om te werken aan complexe dossiers en ben je in staat het overzicht te behouden in je werkzaamheden. Je schakelt hierbij snel, en een spoed vraag die binnenkomt pak je gewoon op. Door jouw zelfstandige en pragmatische houding weet jij de opgavemanager, programma manager en de adviseurs te ontzorgen. Jij bent immers een aanpakker, en voegt de daad bij het woord. Verder ben je communicatief vaardig, en ben je in staat om vragen van bewoners op een nette en duidelijke manier te beantwoorden. Tot slot is de functie in ontwikkeling door de snelle ontwikkelingen op het gebied van de energietransitie. We stimuleren je om je eigen verantwoordelijkheid te pakken, en het werk naar eigen inzicht in te delen. Hierbij weet je hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden. Je bent uitstekend in de Nederlandse taal zowel in woord als schrift.