Projectsecretaris Groot Project – Vervanging Schepen Vlissingen–Breskens

Dit ga je doen

Organisatie onderdeel
Kader Grote Projecten

Opdracht
Provincie Zeeland werkt bij omvangrijke en risicovolle projecten volgens het Kader Grote Projecten, een door Provinciale Staten vastgestelde werkwijze om grip, transparantie en bestuurlijke controle te waarborgen.

Voor het project Vervanging Schepen Vlissingen–Breskens is Provincie Zeeland op zoek naar een zelfstandig projectsecretaris. Het project richt zich op de vervanging van de huidige veerschepen door een zero-emissievloot, inclusief aanlandingsvoorzieningen en laadinfrastructuur, met als doel uiterlijk 1 januari 2029 een betrouwbare, veilige en toekomstbestendige veerverbinding te realiseren.

Het project bestaat uit drie deelprojecten:

• Vervanging van de huidige schepen door een nieuwe vloot;
• Aanleg van (tijdelijke) aanlandingsvoorzieningen inclusief laadinfrastructuur;
• Herbestemming van de huidige schepen.

De projectsecretaris ondersteunt de projectleider en het projectteam en levert een essentiële bijdrage aan de bestuurlijke, procesmatige en administratieve beheersing van het project.

1. Doel van de opdracht

Het doel van de opdracht is het borgen van een goed georganiseerd, bestuurlijk zorgvuldig en procesmatig beheerst project, conform het Kader Grote Projecten, zodat tijdige en correcte besluitvorming door Gedeputeerde Staten en Provinciale Staten mogelijk is.

1. Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

De opdrachtnemer voert zelfstandig de volgende werkzaamheden uit:

Projectondersteuning en coördinatie

Fungeren als eerste sparringpartner van de projectleider;

Ondersteunen en adviseren van projectleider en projectteam;

Coördineren van projectprocessen en bewaken van afspraken en acties.

Bestuurlijke en inhoudelijke ondersteuning

Penvoerder van projectdocumenten conform het Kader Grote Projecten (o.a. projectplan, voortgangsrapportages, eindfasedocumenten);

Opstellen van GS-nota’s, statenvoorstellen en beantwoording van statenvragen;

Adviseren van de projectleider over bestuurlijke processen en besluitvorming.

Overleggen en communicatie

Organiseren en voorbereiden van interne en externe (bestuurlijke) overleggen;

Vastleggen en bewaken van besluitvorming en opvolging van acties;

Afstemmen met interne adviseurs, projectpartners en betrokken organisaties.

Archivering en administratie

Zorgdragen voor een volledig en geordend digitaal projectarchief;

Bewaken van naleving van geldende richtlijnen en procedures.

1. Resultaten

De opdracht wordt als succesvol beschouwd wanneer:

Projectdocumentatie tijdig, volledig en conform het Kader Grote Projecten is opgeleverd;

Bestuurlijke besluitvorming zorgvuldig is voorbereid en ondersteund;

Planning, acties en afspraken inzichtelijk en actueel zijn;

Het digitale projectdossier op orde en overdraagbaar is.