Projectsecretaris -KRW/Natura2000 MN

Dit ga je doen

Voor Rijkswaterstaat in Utrecht & Lelystad zijn wij op zoek naar een Projectsecretaris; bied alleen je beste kandidaat aan, vanwege beperkte shortlist.

Kantoordagen ma en wo in Utrecht, 1x per 2 weken op dinsdag in Lelystad en overige dagen Hybride

LET OP: lees onderstaande punten zorgvuldig door voordat een kandidaat wordt aangeboden:
• Detachering o.b.v. Loondienst maanden. Met optie tot verlenging;
• Bij voldoende aanbod zullen wij de rol eerder sluiten dan de aangegeven deadline in de portal. Biedt dus zsm een geschikte kandidaat aan;
• Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op eisen en wensen. Voldoet een kandidaat niet aan een eis, dan komt hij/zij niet in aanmerking voor de opdracht. In het CV dienen zowel de eisen als de wensen, inclusief de mate waarin hieraan wordt voldaan, expliciet te worden vermeld;
• Fee only constructie wordt niet geaccepteerd vanuit RWS;
• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen;
• Vul alle gegevens van de kandidaat correct in. Bij het voorstellen van een kandidaat dient het CV in PDF-formaat te worden aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam. Daarnaast dient bij 'woonplaats' de actuele woonplaats van de kandidaat te worden ingevuld. Deze gegevens worden door de klant ontvangen bij de aanbieding;
• AVG: geen foto’s of persoonsgegevens, geen leveranciersgegevens; alleen bedrijfsnaam en logo toegestaan;
• Vermeld het e-mailadres van de kandidaat in de motivatie. Dit is noodzakelijk om de kandidaat bij de klant aan te kunnen bieden; zonder e-mailadres kunnen wij de aanbieding niet verwerken

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Opdrachtomschrijving
De projectorganisatie Kaderrichtlijn Water (KRW) en natura 2000 van PPO Midden Nederland, zoekt voor de ondersteuning van het project een Projectondersteuner/projectsecretaris.
De Projectondersteuner/projectsecretaris werkt onder verantwoordelijkheid van de Manager Projectbeheersing.
De Manager Projectbeheersing vormt samen met de Projectmanager, Technisch Manager, Contractmanager en de Omgevingsmanager het zogeheten projectmanagementteam. Het team bestaat uit ongeveer 25 personen en begeleid meerdere contracten/samenwerkingsovereenkomsten met opdrachtnemers en partners. Binnen PPO verzorgt het projectteam KRW MN de voorbereiding en uitvoering van KRW/N2000 projecten binnen regio Midden Nederland. Dit betreft verbeteringsmaatregelen aan bestaande Natuurontwikkelingsgebieden, hoofdzakelijk in het IJsselmeergebied. Door samenwerking met andere RWS regio’s voor KRW-maatregelen is inzet op maatregelen in andere RWS regio’s mogelijk onder de vlag van project KRW MN. Als voorbeeld wordt er momenteel een KRW-maatregel voor regio WNN in een contract van KRW MN meegenomen.

Resultaat opdracht
De Projectondersteuner werkt onder verantwoordelijkheid van de Manager Projectbeheersing en voor het projectmanagementteam en heeft o.a. de volgende taken:
• Het zelfstandig en pro actief uitvoeren van allerhande/ project ondersteunende werkzaamheden (administratieve, secretarieel en informatievoorziening) om het team te ontlasten.
• Organiseren van vergaderingen en zorgdragen voor verslaglegging.
• Organiseren, begeleiden en notuleren van bijeenkomsten met externe stakeholders.
• Maken van (vergader)afspraken / reserveren vergaderzalen.
• Uitvoeren complex agendabeheer.
• Opstellen actielijsten.
• Indien gewenst het tegenlezen van documenten op taal/ grammatica
• Maken en uitvoeren van checklist nieuwe medewerkers
• Verzorgen van teambuildings-activiteiten en kan en wil ook verbinden factor in het team zijn.
• Verzorgen van kaarten en of attenties voor verjaardagen, jubilea, geboortes en ziekte.
• Bijhouden project specifieke documenten: vakantieplanning, organogram, etc.
• Bijwonen, notuleren en verwerken notulen project overleggen.

Vanuit de projectsecretarisrol werk je nauw samen met de projectmanager hierbij horen o.a. de volgende taken:
• Opstellen van besluitvormingsdocumenten waarbij je de input ophaalt bij de IMP-teamleden en deze input verwerkt tot een besluitvormingsbrief en bijbehorende bijlagen.
• Bijhouden van een overzicht waarin alle besluitvormingsdocumenten staan die nodig zijn voor de KRW maatregelen en actief najagen dat deze besluitvormingsmomenten met de benodigde documenten tijdige gereed zijn.
• Actief monitoren en bijhouden van actielijsten uit de kernteam overleggen, ook buiten de overleggen.
• Besluitenlijst: bijwerken vanuit kernteam overleggen en actief besluiten ophalen bij IPM-teamleden die buiten de kernteam overleggen om genomen zijn.

Leiding en toezicht
Ja

Meest essentiële competenties
• Je bent RADIO-V: resultaat gedreven, aanspreekbaar, dienstverlenend, integer, ondernemend en verbindend.
• Organisatie sensitiviteit.
• Flexibiliteit
• Doorzettingsvermogen
• Plannen en organiseren
• Accuraat
• Proactief in het ondersteunen van IMP-teamleden en projectmedewerkers.

Eisen
1 De kandidaat heeft een afgeronde, erkende en volwaardige opleiding, op minimaal HBO niveau.
2 De kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar ervaring op het gebied van projectondersteuning.
3 De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met MS Office pakketten
4 De kandidaat is voor minimaal 3 dagen per week (waaronder maandag, woensdag in Utrecht en eens per 2 weken op dinsdag in Lelystad) beschikbaar om op locaties van zowel RWS als opdrachtnemers te werken.
5 2 relevante referenties, die de volgende gegevens bevatten: naam referent, functie, organisatie, e-mailadres en/of telefoonnummer.

Wensen
1 De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring bij Rijkswaterstaat.
2 De kandidaat heeft aantoonbare kennis en ervaring met het opstellen en bijhouden van samenvattende notulen, actie- en besluitenlijsten.
3 De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare werkervaring m.b.t. de resultaten die beschreven zijn voor de projectsecretarisrol.
4 De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het organiseren, begeleiden en notuleren van bijeenkomsten met externe stakeholders.